Thuiswerk op papier vastleggen

Als werknemers van een organisatie de mogelijkheid hebben om af en toe thuis te werken, scheelt dat in reistijd en biedt dit de werknemer een mooie arbeidsvoorwaarde die niet veel hoeft te kosten. De afspraken over dit telewerken moeten wel goed worden vastgelegd. Waar moet je op letten bij het vastleggen van een thuiswerkreglement?

Wat wordt verstaan onder telewerken

Is een uurtje thuis een klusje afmaken ook telewerken? Of gaat het om van tevoren afgesproken dagen of dagdelen? Leg vast wat u verstaat onder telewerken: ‘het verrichten van een gedeelte van de arbeid in het huis van de werknemer in de plaats van op de traditionele werkplaats’.

Veel werknemers willen maar al te graag één of meer dagen in de week thuis werken. Dat is natuurlijk niet bij iedere functie mogelijk. De ‘productie’ van de werknemer moet meetbaar zijn. Vooral als er zogenoemde concentratietaken bij komen kijken, is telewerken een uitstekende oplossing. Het uitwerken van notulen of het maken van een projectplan gebeurt immers wel zo efficiënt als de werknemer daarbij niet gestoord wordt door kletsende collega’s en vragen over andere zaken.

Akkoord

Het is verstandig om de afspraken met betrekking tot telewerken goed op papier te zetten en de betreffende werknemers deze afspraken voor akkoord te laten tekenen. Willekeur, ad-hocbeleid en ongelijke behandeling moeten worden voorkomen.

Toepassing

Voor wie geldt de regeling? Bepaal bijvoorbeeld dat alleen ‘echte’ werknemers – die in dienstverband voor de werkgever werkzaamheden verrichten tegen een loon – voor het telewerken in aanmerking komen. Ook moeten de aard van de werkzaamheden en de werknemer thuiswerken mogelijk maken.

Taken komen in aanmerking om thuis te verrichten als ze:

• grotendeels alleen kunnen worden uitgevoerd
• locatieonafhankelijk zijn
• toetsbare resultaten opleveren
• gaan om het verzamelen, invoeren of verwerken van informatie
• denkwerk en conceptueel werk betreffen

Een werknemer die een deel van zijn werk thuis wil doen, moet daar zelf toe in staat zijn. Hij moet dus beschikken over zelfdiscipline en zichzelf kunnen motiveren. Ook moet hij zelfstandig kunnen werken, zijn werkzaamheden kunnen plannen en efficiënt kunnen communiceren. Het is belangrijk dat hij zijn werk en privéleven gescheiden kan houden. Leg vast of het telewerken uitsluitend op vrijwillige basis kan gebeuren of dat het ook kan worden opgelegd voor bepaalde functies of werknemers.

Werktijden

Leg vast of de normale werktijden van de werknemer ook gelden als hij thuis werkt. Noteer ook of verwacht wordt, dat hij telefonisch en/of per e-mail bereikbaar is tijdens het telewerken. Beschrijf welk gedeelte van de werkweek thuis kan worden ingevuld. Om de betrokkenheid te behouden met de organisatie is het raadzaam om maximaal twee dagen per week te laten thuiswerken. Bepaal of het bijwonen van vergaderingen of andere bijeenkomsten verplicht is als die op een telewerkdag vallen.

Voorzieningen en vergoedingen

De werkgever is bij telewerk verantwoordelijk voor goede arbeidsomstandigheden. Zo moet de werkgever erop toezien dat de werknemer een goede stoel en goede verlichting beschikt. Heeft de werknemer deze niet dan moet de werkgever ervoor zorgen dat deze er komen. Het is gebruikelijk dat de werkgever zorgt voor levering en onderhoud van de nodige apparatuur, tenzij het initiatief voor het telewerken bij de werknemer zelf vandaan komt, dan is dit niet verplicht. Indien de werkgever de apparatuur verstrekt of vergoed, dan moet worden vastgelegd of deze ook privé gebruikt mag worden. Denk er ook aan wie de bijbehorende onkosten van de aansluiting, het abonnement en de communicatiekosten voor z’n rekening neemt.

Verplichtingen van de thuiswerker

Leg vast wat er wordt verwacht van de telewerker op zijn telewerkdag, zoals:

• De werknemer moet zijn werk zorgvuldig, eerlijk en nauwgezet verrichten op de afgesproken tijd, plaats en manier.
• De werknemer moet zich houden aan de regels die in de organisatie voor arbeidsomstandigheden gelden. De regeling van overwerk blijft tijdens telewerken van toepassing. Overwerk dat thuis gebeurt, moet vooraf wel met de direct leidinggevende worden besproken en goedgekeurd.
• De telewerker moet de instructies van zijn werkgever opvolgen en ermee akkoord gaan dat de taken die hij thuis verricht, gecontroleerd en geëvalueerd kunnen worden.
• Bij ziekte moet de thuiswerker het normale reglement bij ziekte volgen.
• De telewerker moet zorgvuldig omgaan met materialen, apparatuur en informatie van de werkgever waarover hij tijdens het telewerken beschikt. Schade aan dergelijke bedrijfseigendommen komen voor rekening van de werknemer.

Gevolgen verzekeringen

Telewerkers dienen ook gedekt te worden door de arbeidsongevallenverzekering van een organisatie. Leg vast in welke contexten de thuiswerkende werknemer wel en niet verzekerd is. Bespreek de mogelijkheden met de verzekeraar en leg bijvoorbeeld vast dat ‘het arbeidsongeval slechts aanvaard kan worden als het tijdens de uren van het toegekende rooster plaatsvindt door een oorzaak die verband houdt met het uitvoeren van de arbeidsprestaties’.

Aanvragen en beëindigen

Als een verzoek tot thuiswerken binnenkomt moet een inschatting worden gemaakt of de werknemer in staat zal zijn om effectief thuis te werken en of zijn werkzaamheden dat toelaten. Vergeet niet om vast te leggen op welke manier de afspraak om thuis te werken weer kan worden beëindigd. Bijvoorbeeld: ‘zowel op verzoek van de telewerker als van de werkgever kan het telewerk beëindigd worden. De opzegperiode hiervoor bedraagt een maand, maar kan in onderling overleg aangepast worden. De werknemer moet de bedrijfseigendommen die hem voor het telewerken ter beschikking is gesteld bij beëindiging inleveren’.