InfoNu.nl > Zakelijk > Banen > Werken als secretaresse: persoonlijke ervaringen
mijn kijk op

Werken als secretaresse: persoonlijke ervaringen

Werken als secretaresse: persoonlijke ervaringen Koffie halen, brieven typen, het stereotiep dat om het beroep van secretaresse heen hangt, is gelukkig achterhaald. Als je anno nu secretaresse bent kun je meer, wil je meer en doe je meer. Prettige bijkomstigheid is, dat je vanuit een secretaressebaan heel wat kanten (hoger)op kunt. Maar hoe is het echt om te werken als secretaresse? En hoe zorg je dat je ouderwets denkende 'kantoordinosaurussen' omzeilt, en de arbeidsvoorwaarden binnenhaalt die je wilt? Persoonlijke ervaringen, tips en feiten. Een van mijn vriendinnen loopt tegen de dertig. Ze is hoog opgeleid, rijdt in een auto van de zaak, en geeft leiding aan drie collega’s. ’s Avonds volgt ze een HBO-opleiding op haar vakgebied om nog hogerop te komen. Ze is ambitieus, verdient goed en doet verantwoordelijk werk. Haar beroep? Secretaresse, voor de directeur van een internationale firma.

Uit dit voorbeeld blijkt, het beruchte duffe beeld van ‘de’ secretaresse is verleden tijd. Het beroep heeft zich ontwikkeld, je hoeft geen genoegen te nemen met alleen typen en koffie halen. Sharda (23): “Mijn vorige baan had ik met een paar weken gezien. Op een dag zat ik in een dossierbak te zoeken, en mijn baas kwam naast me staan: zo’n vent die bijna met pensioen ging en een paar tijdperken geleden was blijven steken. ‘Ik geloof dat je het nog niet zo goed begrepen hebt’, zegt-ie. ‘Het is elf uur en ik heb nog steeds mijn tweede kop koffie niet gehad.’ Alsof je de hele dag een baby moet voeren! Ik ben daar niet blijven zitten, natuurlijk. Uiteindelijk heb ik een nieuwe baan gevonden als rechterhand van een zelfstandig bedrijfsadviseur. Hij werkt meestal thuis of is onderweg. Een paar keer per week komt hij bespreken wat er moet gebeuren, dan verdwijnt hij weer. Verder deel ik zelf mijn tijd in, en ‘manage’ ik zijn administratie en zakelijke contacten. Hij hoeft niets te weten, als het maar goedkomt.”

Exit 'kantoordinosaurus'

Kantoordinosaurussen als Sharda’s vorige baas kom je gelukkig niet veel meer tegen. Niet alleen hebben bedrijven ontdekt dat je heel wat laat liggen als een secretaresse niets méér managet dan de koffie, ook zijn er stomweg weinig aspirant-werknemers over die de lat zo laag leggen. Lara (20), nét in haar eerste baan als secretariaatsmedewerker bij een bedrijf in computeronderdelen: “Onze officemanager is nog maar 23, maar ze geeft leiding aan een secretariaat van vier mensen. Onze directeur is veel weg, dus runt ze praktisch het hele kantoor. Zij is mijn grote voorbeeld, ik wil met een paar jaar ook zover zijn als zij.“

De secretaresse-‘loopbaanladder’

Meestal is secretariaatsmedewerker een startpositie met (nog) vrij beperkte zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Een of meer stappen verder gaat het werk als secretaresse/personal assistant. Wat dat inhoudt, hangt sterk af van jezelf, van je baas, van het bedrijf. Met wat geluk én eigen initiatief is je takenpakket gevarieerd en werk je behoorlijk zelfstandig. (Bijna) onafhankelijk werken, leidinggeven en beslissingen nemen over kantoormanagement doe je als officemanager, management-assistente of directiesecretaresse. Vaak weet je evenveel van een bedrijf als de manager of directeur met wie je werkt – en is een managerspositie niet zo ver meer, als je dat wilt.

Ik wil méér!

Voor een proactief type dat méér van haar baan wil, kan een baan als secretaresse veel te bieden hebben. Het is daarbij niet gezegd dat binnen een groot bedrijf de meeste mogelijkheden te vinden zijn. Anne (25): “Mijn laatste baan was bij een klein maar groeiend bedrijfje in industriële toepassingen. De directeur merkte snel dat ik veel kon en wilde, liet steeds meer aan me over. Toen er een computernetwerk moest komen, heb ik alles uitgezocht en systemen vergeleken. Mijn baas heeft mijn uiteindelijke advies klakkeloos overgenomen. Het bedrijf betaalde ook een professionele cursus zodat ik netwerkbeheerder kon worden. Niemand die aan het systeem mocht zitten behalve ik, dat was best grappig. Voor ik wegging, heb ik zelf een opvolgster gezocht: echt heel leuk, kandidaten werven en selecteren, inschatten wat mensen kunnen. Het was een secretaressebaan, maar ik deed in feite ook wat een personeelsmanager of computerspecialist doet.” Diezelfde ervaring heeft Michèle (36): “Secretaresse is een beroep met veel mogelijkheden, maar je krijgt het niet voor niets. Je moet duidelijk aangeven dat je verantwoordelijkheid wilt dragen. Door zelf initiatief te nemen, mee te denken. In de loop der jaren ben ik naast personal assistant, systeembeheerder geweest, hoofdredacteur van een personeelsblad en heb ik de afdelingscoördinatie gedaan voor circa 30 secretaresses en hun managers, waaronder o.a. planning en solllicitatiegesprekken. Sinds 1 januari heb ik mijn eigen bedrijf als interim managementassistant. Ik zit nu al het hele jaar volgeboekt. Ook ben ik bezig een adviesbureau op te zetten. Ongemerkt heb ik een enorme hoeveelheid kennis opgebouwd, die ik nu zeker erg goed kan gebruiken!”

De pegels, de vooruitzichten

Niet het allerbelangrijkst, wel een groot voordeel: secretaressewerk verdient meestal goed. Zelfs in deze onzekere tijden op de arbeidsmarkt, kan een gekwalificeerde secretaresse vaak wel aan de slag. Een recent bericht van de ABU, ofwel bond van uitzendbureaus, is een teken aan de wand. Het aanbod aan werk loopt terug, maar voor gekwalificeerde secretaresses is dat niet het geval. Dat brengt mee dat je zelfs in deze tijden bepaalde eisen op tafel kunt leggen. Een belangrijke tip is om dat dan ook te doen. Veel secretaressebanen hebben potentie, maar als je het zelf niet eruit haalt, kan die potentie wel eeuwig blijven zitten waar die zit! Qua functie-inhoud, maar ook wat betreft de broodnodige pegels voor je moeite, is een proactive opstelling belangrijk. Marijke (25) kwam op een betere positie binnen in het bedrijf dan haar collegasecretaresse, en had ook nog eens heel wat meer plezier in haar werk. Het bleek dat haar zelfverzekerdheid het verschil maakte. Niet alleen lachte ze onredelijke eisen van haar opdrachtgevers vrolijk weg, ook was ze overtuigd van haar waarde en liet weten wat ze wilde. Marijke: “Ik zat bij Personeelszaken voor mijn nieuwe baan en zei wat ik wilde verdienen. Ze hebben wel tegengestribbeld, maar ik heb niet onderhandeld. “Graag of niet”, heb ik gezegd. Het werd dus graag.”

Veel doen, veel (bij)leren

Uit onderzoek van de Katholieke Universiteit Brabant in opdracht van Schoevers Bedrijfsopleidingen blijkt, dat simpel secretaressewerk steeds meer geautomatiseerd wordt. Daarom verschuift het accent van ‘doen’ (typen, archiveren, eenvoudige administratie) naar ‘meedenken’: je beheert gegevens, organiseert dingen als administratie en procedures, kortom managet alles wat met het goed lopen van het bedrijf te maken heeft.

Dat doe je natuurlijk niet zomaar even. Zoals in alle beroepen, kom je als secretaresse het snelst waar je wezen wilt met aanvullende opleidingen en cursussen. Het opleidingsaanbod is enorm. Dat je op middelbaar niveau kunt studeren was bekend, maar denk ook eens aan HBO-officemanagement en het Certified Secretary-programma, dat o.a. door Schoevers wordt aangeboden aan directiesecretaresses en managementassistentes. Deze opleiding omvat self-assessment, persoonlijke begeleiding en een persoonlijk ontwikkelingsplan voor verdere training, coaching en loopbaan.
© 2009 - 2017 Mariawrites, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Hoeveel verdient een secretaresse? (Salaris secretaresse)Een secretaresse is een spin in web. De werkzaamheden zijn afwisselend en divers. Hoeveel verdient een secretaresse? Wat…
Opleiding medisch secretaresseOpleiding medisch secretaresseEen medisch secretaresse heeft een verantwoordelijke baan. Voor deze administratieve baan in de zorg heb je een goede op…
Werken als secretaresseWerken als secretaresseHet beroep van secretaresse wordt vaak onderschat. Het is een beroep waar veel ballen in de lucht moeten worden gehouden…
De virtuele secretaresseDe virtuele secretaresseWe zijn gewend dat een secretaresse zich op kantoor bevindt, haar kamer in de buurt van die van de manager. Dichtbij, zo…
Het beroep directiesecretaresseBijna iedereen kent wel iemand die secretaresse is of een secretaresse in dienst heeft. Maar een secretaresse is niet he…
Bronnen en referenties
  • www.schoevers.nl www.secretaresse-platform.nl www.managementsupport.nl

Reageer op het artikel "Werken als secretaresse: persoonlijke ervaringen"

Plaats een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Reacties

I., 09-09-2010 14:50 #2
Dit stukje is heel duidelijk en goed omschreven, maar ik stuit telkens op het volgende probleem. 10 jaar geleden heb ik mijn MBO secretarieel diploma behaald, daarna ben ik dienst van Defensie gegaan als militair. Nu wil ik weer terug naar de burgermaatschappij. Ik heb de afgelopen jaren verscheidene diploma's en certificaten behaald en ervaring die ik kan gebruiken als secretarieel medewerker. Maar bij elke sollicitatie krijg ik een afwijzing omdat ik geen "werkervaring" heb als secretaresse.

Maar hoe moet je werkervaring krijgen als iedereen dit van je verlangd en je dus niet aanneemt hierom? Ik zet door en hoop uiteindelijk wel werk hierin te vinden, maar het blijft een lastig item. Heb je evt tips om jezelf alsnog goed op de arbeidsmarkt te krijgen? Reactie infoteur, 09-09-2010
Beste I.,
Dank je voor je reactie. Ik herken je probleem, en velen met mij. De positie die ik ooit bij een ommezwaai bekleedde was iets anders, maar ik denk dat de aanknopingspunten enigszins vergelijkbaar zijn. Jaren geleden ben ik vanuit een positie als secretaresse, op relatief late leeftijd journalist en schrijver geworden. Ik had geen ervaring en was jaren ouder dan vele nieuwe instromers. Wat bij mij een uitstekende schakel was tussen een nieuwe baan in een nieuwe richting, was het doen van stages. Ik weet natuurlijk niet wat voor jou persoonlijk financieel haalbaar is. Maar het sleutelwoord is hier 'onbetaald.' Als je eenmaal relevante werkervaring op je cv kunt zetten, kraait er vermoedelijk geen haan naar of dat vrijwilligerswerk of stage was. Ik zou dat zelf ook op mijn cv vermelden als gewone werkervaring. Misschien heb je een uitkering, en kun je dit plan aankaarten bij de instantie. Als je al werk hebt, kun je wellicht in deeltijd vrijwillig secretaresse worden, bijvoorbeeld bij een goed doel - daar zit men vaak om hulp te springen.
Een andere optie kan zijn, om even een brug te slaan via een tak van secretarieel werk die niet zo heel populair is. Naar mijn ervaring is dat bijvoorbeeld het beroep van juridisch secretaresse. Vaak komt dat neer op veel typwerk, terwijl toch een zeker niveau aan vaardigheden nodig is. De kans dat je bij een advocatenkantoor aan de slag kunt, is vaak groter dan de kans dat je als, bijvoorbeeld, office manager bij een of ander bedrijf in een gewilde sector een meer omvattende functie kunt krijgen.
Zou je eventueel ook niet een brug kunnen slaan met je recente werkervaring door bij Defensie te kijken of iemand je aan een baan als secretaresse kan helpen, eventueel tijdelijk?
Ik hoop dat je met deze tips wat verder komt. Speel ook vooral steeds je bij Defensie opgedane vaardigheden in beeld. Toen ik zelf ooit als vertrekkend officemanager een vervanger selecteerde, werd het iemand die in het eigen bedrijf van haar man had gefunctioneerd op alle mogelijke vlakken. Dit ondanks het feit dat er ook secretaresses met de juiste papieren solliciteerden. Zij blonk namelijk uit in slagvaardigheid, zelfstandigheid en een pragmatische instelling.
Dat in het kader 'hart onder de riem.'
En als laatste, nog een persoonlijke ervaring: liever het uitzendbureau, dan het schrijven van sollicitatiebrieven naar aanleiding van advertenties e.d. Dat eerste heeft mij vele banen opgeleverd, ook banen met uitzicht op vast dienstverband, en dat laatste naar mijn herinnering. niet één.
Veel succes én een mooie baan gewenst!

Schmeltz Maureen, 15-10-2009 18:24 #1
Graag antwoord op 2 vragen n.l wat zijn de leerdoelen en wat zijn de valkuilen van een secretaresse? Reactie infoteur, 15-10-2009
Hallo Maureen,

Dank voor je reactie.
Kun je echter je vraag even toelichten? Dan weet ik in welke richting je denkt: leerdoelen in de opleiding, of tijdens je beroepsuitoefening? Persoonlijke leerdoelen om bevrediging in je werk te houden, of om je beroep te kunnen blijven uitoefenen( denk aan carriereplanning)? Wellicht heb je een persoonlijk voorbeeld?

En welke valkuilen bedoel je precies? Doel je op soortgelijke valkuilen als aangestipt in het artikel, ten aanzien van het (niet) waarmaken van je ambities, of het blijven hangen in eenzelfde taakomschrijving die je te licht is? Misschien dat je hier ook een persoonlijke vraag of voorbeeld kunt noemen om de zaak wat 'tastbaarder' te maken?

Infoteur: Mariawrites
Gepubliceerd: 07-08-2009
Rubriek: Zakelijk
Subrubriek: Banen
Bronnen en referenties: 1
Reacties: 2
Mijn kijk op…
Deze rubriek bevat artikelen welke naast objectieve informatie ook een mening en/of ervaring beschrijven.
Schrijf mee!