Werken als secretaresse: persoonlijke ervaringen
Koffie halen, brieven typen, het stereotiep dat om het beroep van secretaresse heen hangt, is gelukkig achterhaald. Als je anno nu secretaresse bent kun je meer, wil je meer en doe je meer. Prettige bijkomstigheid is, dat je vanuit een secretaressebaan heel wat kanten (hoger)op kunt. Maar hoe is het echt om te werken als secretaresse? En hoe zorg je dat je ouderwets denkende 'kantoordinosaurussen' omzeilt, en de arbeidsvoorwaarden binnenhaalt die je wilt? Persoonlijke ervaringen, tips en feiten.Een van mijn vriendinnen loopt tegen de dertig. Ze is hoog opgeleid, rijdt in een auto van de zaak, en geeft leiding aan drie collega’s. ’s Avonds volgt ze een HBO-opleiding op haar vakgebied om nog hogerop te komen. Ze is ambitieus, verdient goed en doet verantwoordelijk werk. Haar beroep? Secretaresse, voor de directeur van een internationale firma.
Uit dit voorbeeld blijkt, het beruchte duffe beeld van ‘de’ secretaresse is verleden tijd. Het beroep heeft zich ontwikkeld, je hoeft geen genoegen te nemen met alleen typen en koffie halen. Sharda (23): “Mijn vorige baan had ik met een paar weken gezien. Op een dag zat ik in een dossierbak te zoeken, en mijn baas kwam naast me staan: zo’n vent die bijna met pensioen ging en een paar tijdperken geleden was blijven steken. ‘Ik geloof dat je het nog niet zo goed begrepen hebt’, zegt-ie. ‘Het is elf uur en ik heb nog steeds mijn tweede kop koffie niet gehad.’ Alsof je de hele dag een baby moet voeren! Ik ben daar niet blijven zitten, natuurlijk. Uiteindelijk heb ik een nieuwe baan gevonden als rechterhand van een zelfstandig bedrijfsadviseur. Hij werkt meestal thuis of is onderweg. Een paar keer per week komt hij bespreken wat er moet gebeuren, dan verdwijnt hij weer. Verder deel ik zelf mijn tijd in, en ‘manage’ ik zijn administratie en zakelijke contacten. Hij hoeft niets te weten, als het maar goedkomt.”
Exit 'kantoordinosaurus'
Kantoordinosaurussen als Sharda’s vorige baas kom je gelukkig niet veel meer tegen. Niet alleen hebben bedrijven ontdekt dat je heel wat laat liggen als een secretaresse niets méér managet dan de koffie, ook zijn er stomweg weinig aspirant-werknemers over die de lat zo laag leggen. Lara (20), nét in haar eerste baan als secretariaatsmedewerker bij een bedrijf in computeronderdelen: “Onze officemanager is nog maar 23, maar ze geeft leiding aan een secretariaat van vier mensen. Onze directeur is veel weg, dus runt ze praktisch het hele kantoor. Zij is mijn grote voorbeeld, ik wil met een paar jaar ook zover zijn als zij.“De secretaresse-‘loopbaanladder’
Meestal is secretariaatsmedewerker een startpositie met (nog) vrij beperkte zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Een of meer stappen verder gaat het werk als secretaresse/personal assistent. Wat dat inhoudt, hangt sterk af van jezelf, van je baas, van het bedrijf. Met wat geluk én eigen initiatief is je takenpakket gevarieerd en werk je behoorlijk zelfstandig. (Bijna) onafhankelijk werken, leidinggeven en beslissingen nemen over kantoormanagement doe je als officemanager, management-assistente of directiesecretaresse. Vaak weet je evenveel van een bedrijf als de manager of directeur met wie je werkt – en is een managerspositie niet zo ver meer, als je dat wilt.Ik wil méér!
Voor een proactief type dat méér van haar baan wil, kan een baan als secretaresse veel te bieden hebben. Het is daarbij niet gezegd dat binnen een groot bedrijf de meeste mogelijkheden te vinden zijn. Anne (25): “Mijn laatste baan was bij een klein maar groeiend bedrijfje in industriële toepassingen. De directeur merkte snel dat ik veel kon en wilde, liet steeds meer aan me over. Toen er een computernetwerk moest komen, heb ik alles uitgezocht en systemen vergeleken. Mijn baas heeft mijn uiteindelijke advies klakkeloos overgenomen. Het bedrijf betaalde ook een professionele cursus zodat ik netwerkbeheerder kon worden. Niemand die aan het systeem mocht zitten behalve ik, dat was best grappig. Voor ik wegging, heb ik zelf een opvolgster gezocht: echt heel leuk, kandidaten werven en selecteren, inschatten wat mensen kunnen. Het was een secretaressebaan, maar ik deed in feite ook wat een personeelsmanager of computerspecialist doet.” Diezelfde ervaring heeft Michèle (36): “Secretaresse is een beroep met veel mogelijkheden, maar je krijgt het niet voor niets. Je moet duidelijk aangeven dat je verantwoordelijkheid wilt dragen. Door zelf initiatief te nemen, mee te denken. In de loop der jaren ben ik naast personal assistent, systeembeheerder geweest, hoofdredacteur van een personeelsblad en heb ik de afdelingscoördinatie gedaan voor circa 30 secretaresses en hun managers, waaronder o.a. planning en sollicitatiegesprekken. Sinds 1 januari heb ik mijn eigen bedrijf als interim managementassistent. Ik zit nu al het hele jaar volgeboekt. Ook ben ik bezig een adviesbureau op te zetten. Ongemerkt heb ik een enorme hoeveelheid kennis opgebouwd, die ik nu zeker erg goed kan gebruiken!”De pegels, de vooruitzichten
Niet het allerbelangrijkst, wel een groot voordeel: secretaressewerk verdient meestal goed. Zelfs in deze onzekere tijden op de arbeidsmarkt, kan een gekwalificeerde secretaresse vaak wel aan de slag. Een recent bericht van de ABU, ofwel bond van uitzendbureaus, is een teken aan de wand. Het aanbod aan werk loopt terug, maar voor gekwalificeerde secretaresses is dat niet het geval. Dat brengt mee dat je zelfs in deze tijden bepaalde eisen op tafel kunt leggen. Een belangrijke tip is om dat dan ook te doen. Veel secretaressebanen hebben potentie, maar als je het zelf niet eruit haalt, kan die potentie wel eeuwig blijven zitten waar die zit! Qua functie-inhoud, maar ook wat betreft de broodnodige pegels voor je moeite, is een proactieve opstelling belangrijk. Marijke (25) kwam op een betere positie binnen in het bedrijf dan haar collagesecretaresse, en had ook nog eens heel wat meer plezier in haar werk. Het bleek dat haar zelfverzekerdheid het verschil maakte. Niet alleen lachte ze onredelijke eisen van haar opdrachtgevers vrolijk weg, ook was ze overtuigd van haar waarde en liet weten wat ze wilde. Marijke: “Ik zat bij Personeelszaken voor mijn nieuwe baan en zei wat ik wilde verdienen. Ze hebben wel tegengestribbeld, maar ik heb niet onderhandeld. “Graag of niet”, heb ik gezegd. Het werd dus graag.”Veel doen, veel (bij)leren
Uit onderzoek van de Katholieke Universiteit Brabant in opdracht van Schoevers Bedrijfsopleidingen blijkt, dat simpel secretaressewerk steeds meer geautomatiseerd wordt. Daarom verschuift het accent van ‘doen’ (typen, archiveren, eenvoudige administratie) naar ‘meedenken’: je beheert gegevens, organiseert dingen als administratie en procedures, kortom managet alles wat met het goed lopen van het bedrijf te maken heeft.Dat doe je natuurlijk niet zomaar even. Zoals in alle beroepen, kom je als secretaresse het snelst waar je wezen wilt met aanvullende opleidingen en cursussen. Het opleidingsaanbod is enorm. Dat je op middelbaar niveau kunt studeren was bekend, maar denk ook eens aan HBO-officemanagement en het Certified Secretary-programma, dat o.a. door Schoevers wordt aangeboden aan directiesecretaresses en managementassistentes. Deze opleiding omvat self-assessment, persoonlijke begeleiding en een persoonlijk ontwikkelingsplan voor verdere training, coaching en loopbaan.
