De secretaresse: de ondersteunende kracht

Als secretaresse vervul je een ondersteunende rol binnen je organisatie en heb je vaak heel veel verschillende taken die je tot jouw takenpakket mag rekenen. Denk bijvoorbeeld aan: die brief voor een klant, dat rapportje voor de baas, de zakelijke reis voor de collega of die presentatie die echt morgen al af moet zijn. De kracht van de secretaresse is dat al die verschillende taken worden uitgevoerd om anderen te ondersteunen en en dat zij dit doet alsof het bijna geen moeite kost!

Kenmerken van een secretaresse

De belangrijkste kenmerken van een secretaresse zijn:

• Representatief
• Communicatievaardigheden
• Plannen en organiseren
• Notuleren
• Computervaardigheden
• Zelfstandig en efficiënt kunnen werken

Representatief

Als secretaresse fungeer je, zoals wel gezegd wordt, als het visitekaartje van het bedrijf waar je voor werkt. Daarom spreekt het dus voor zich dat een secretaresse er schoon, netjes en verzorgd uitziet en dat zij kleding draagt die past bij het beeld dat het bedrijf uit wil stralen. Soms heeft een bedrijf een kledingcode of voorschrift en dan is het belangrijk om je zo goed mogelijk volgens deze code te kleden. Laat een bedrijf jou geheel vrij in je kledingkeuze? Super! Maar denk erom; houd je kleding altijd zakelijk. Het is echt not done om bijvoorbeeld slippers te dragen tijdens je werk!

Communicatievaardigheden

Als secretaresse krijg je te maken met mensen zowel van binnen als van buiten de organisatie en mensen die werken op verschillende niveaus. Het ene moment teken je voor een pakketje van de postbode en het volgende moment moet je even iets regelen voor de directeur. Het is dus uitermate belangrijk dat een secretaresse over goede communicatievaardigheden beschikt, zowel mondeling als schriftelijk.

Plannen en organiseren

Als secretaresse ben jij vaak degene die gevraagd wordt (te assisteren) bij het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten, het bedrijfsfeest, een training en noem maar op.

Notuleren

Als secretaresse ben jij vaak de aangewezen persoon om te notuleren bij belangrijke vergaderingen. Het houdt feitelijk in dat er een samenvatting en eventueel een actielijst opgesteld moet worden van de vergadering. Dit is handig voor het geval niet iedereen aanwezig kon zijn bij de vergadering, maar het is ook fijn voor diegenen die wel aanwezig waren om de belangrijkste dingen terug te kunnen lezen. Notuleren is een behoorlijke verantwoordelijkheid en vereist ook wel de nodige oefening.

Computervaardigheden

In deze tijd is het bijzonder belangrijk dat je als secretaresse goed overweg kunt met de computer en diverse programma's die jouw werk makkelijker kunnen maken. Denk aan Outlook voor je e-mail. Word voor al je brieven en templates. Excel voor je rapportjes of administratie en PowerPoint voor die fantastische presentaties waar jij je hand niet voor omdraait. Een ECDL (European Computer Driving License) is voor een secretaresse geen overbodig iets.

Zelfstandig en efficiënt kunnen werken

Gezien het feit dat een secretaresse zoveel verschillende taken tot het takenpakket mag rekenen is het belangrijk dat je zowel zelfstandig als efficiënt kunt werken. Prioriteiten kunnen stellen, overzicht kunnen houden en taken accuraat en op tijd uit kunnen voeren is van het grootste belang.

Werkzaamheden

De volgende werkzaamheden kunnen aan bod komen voor de functie secretaresse. Let wel, elke organisatie werkt anders en er zullen dus ook veel verschillen zijn qua werkzaamheden als je secretaresse banen vergelijkt.

• Agendabeheer
• Communicatie, zoals brieven en e-mail
• Plannen en organiseren, zoals bijvoorbeeld het inplannen van vergaderingen
• Notuleren
• Presentaties opstellen
• Algehele secretariële ondersteuning

Functie-eisen

Om deze functie goed uit te kunnen voeren moet je minimaal voldoen aan de volgende criteria:

• Een opleiding op minimaal MBO-niveau 3, bijvoorbeeld van Schoevers
• Goede kennis van de meest gebruikte computerprogramma’s (Word, Excel en Outlook, PowerPoint of een equivalent daarvan)
• Goede communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk
• Kan zelfstandig, logisch en overzichtelijk werken
• Kan prioriteiten stellen en is accuraat
• Gastvrij en dienstverlenend

De functie van secretaresse is een veelzijdige en afwisselende functie. Zoveel zelfs dat de inhoud er bij elk bedrijf net iets anders uit zal zien. Maar, als jij als secretaresse over de belangrijkste kernmerken beschikt dan kun jij je overal staande houden als ondersteunende kracht.