Richtlijnen bij privégebruik Internet en email op het werk

Enerzijds dien je op je werk niet onnodig de computer van je baas en vooral zijn tijd te gebruiken voor privédoeleinden. Anderzijds moet het mogelijk zijn belangrijke privé-mails wel tijdens het werk te plegen en ook zonodig informatie op Internet te zoeken. Uiteindelijk verricht je ook vaak genoeg thuis werkzaamheden voor je werkgever, en soms zelfs in je vakantie. Hier een voorbeeld van een gedragscode.
Voorbeeld policy E-mail/internet van een werkgever aan haar werknemers

Bedrijfseigendom

De e-mail en Internet systemen en apparatuur zijn bedrijfseigendommen. Dientengevolge zijn en blijven alle berichten en bijlagen, verzonden c.q. ontvangen via e-mail of Internetsystemen eigendom van de werkgever. Voor alle duidelijkheid: zij zijn niet het privé-eigendom van de medewerker, zodat deze nimmer aanspraak kan maken op e-mail of Internet berichten of bijlagen.

Gebruik van e-mail en Internet

Het gebruik van e-mail- en Internetsystemen is bedoeld voor zakelijk gebruik als hulpmiddel bij het uitoefenen van uw functie binnen ons bedrijf. Indien u, voor de uitoefening van uw functie, toegang heeft tot Internet, is beperkt persoonlijk gebruik ervan toegestaan, mits dat gebruik geen extreme vormen aanneemt of een belemmering vormt voor de normale bedrijfsprocessen. Echter bepaalde activiteiten zijn niet toegestaan; met name die activiteiten die veel systeemcapaciteit opeisen, hierbij moet u denken aan foto’s, kaarten etc. Wij staan daarom het van Internet downloaden van files niet toe, tenzij dit voor het uitoefenen van uw functie noodzakelijk is en het geen te grote belasting vormt voor onze systemen.

De e-mail en Internetsystemen mogen niet worden gebruikt voor het maken en verzenden van aanstootgevende, beledigende of misleidende berichten. Daarnaast mag geen van de elektronische systemen gebruikt worden voor uitwisseling van belasterende, laatdunkende, dan wel anderszins ongepaste berichten. Het Internetsysteem mag niet worden gebruikt voor bezoeken aan websites die aanstootgevend of ongepast zijn.

Het is niet toegestaan om de E-mail en Internet systemen te gebruiken voor het (door)zenden van kettingbrieven, spelletjes en het ontwikkelen dan wel verspreiden van een virus of anderszins schadelijk programma. Evenmin is het toegestaan de systemen te gebruiken voor het illegaal kopiëren van middels copyright beschermde zaken, het kopiëren of verspreiden van bedrijfsgeheimen en patenten.

Vertrouwelijkheid en privacy

Elke medewerker is ervoor verantwoordelijk dat alle hem of haar onder ogen komende informatie vertrouwelijk wordt behandeld. Het is de medewerker dan ook niet toegestaan om zijn of haar password aan een collega “uit te lenen”. Indien u geruime tijd niet aanwezig bent kunt u dit aan anderen kenbaar maken door de Afwezigheidsassistent in te schakelen. Ook kunt u uw directe collega dan wel leidinggevende machtigen uw e-mail te lezen. De inhoud van de voor een medewerker toegankelijke e-mail- en Internetberichten mag niet zonder toestemming van hogerhand aan buitenstaanders worden bekendgemaakt.

Identificatie op het Internet

Elk bezoek aan een Internetsite via een bedrijfscomputer kan worden geregistreerd, waarbij automatisch de werkgeversnaam wordt geregistreerd als bezoeker. Daarom is het deelnemen aan privé “chat sessions” of het doen van persoonlijke mededelingen op Internet met behulp van bedrijfssystemen niet toegestaan.

Het recht van het bedrijf controle uit te oefenen

Wanneer er sterke aanwijzingen of vermoedens van misbruik van bedrijfseigendom bestaan, behoudt het bedrijf zich het recht voor om berichten en andere zaken, alsmede bijlagen die zijn gemaakt, ontvangen of verzonden, bezoeken aan websites en/of het downloaden van bestanden met behulp van haar bedrijfssystemen, aan controle te onderwerpen.

Klachten van de werknemer

Indien een medewerk(st)er klachten heeft over het gebruik van Outlook of Internet kan dit betrekking hebben op privacy /normen en waarden, of technische aspecten. In het geval er sprake is van klachten op het gebied van privacy of normen en waarden, kan de medewerk(st)er zich richten tot het Hoofd van de afdeling P&O. Bij klachten op technisch gebied kan de medewerk(st)er zich richten tot de Helpdesk.

Lees verder

Kwaliteitscertificaat IS0 9001, een must voor ieder bedrijf