Schrijven van een reorganisatieplan

Steeds meer bedrijven zijn aan het reorganiseren. Het belangrijkste document bij een reorganisatie is het reorganisatieplan. Bij het schrijven van dit plan is het belangrijk om met een aantal aspecten rekening te houden. Zo is het belangrijk dat in het plan het doel van de reorganisatie is opgenomen, maar ook welke route er bewandeld wordt en wat de gevolgen zijn voor werknemers. Verder is het belangrijk heel helder te communiceren tijdens de reorganisatie. Steeds meer bedrijven en instellingen zijn aan het reorganiseren. Dat komt voor een deel door de economische crisis die in 2008 begon. Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven reorganiseren. Doorgaans is het om kosten te besparen. Door een organisatie effectiever in te richten hoeft er minder geld uitgegeven te worden. Dit kan door mensen over te plaatsen, maar ook door mensen te ontslaan. Bij commerciële instellingen was besparing doorgaans de belangrijkste reden om te bezuinigen, maar ook steeds meer non-profitorganisaties en de overheid beginnen de noodzaak te voelen. Tegenwoordig wordt sowieso veel meer de noodzaak gevoeld om continue te reorganiseren dan voorheen. Dit komt omdat bedrijven snel willen inspelen op de dynamiek van de markt. Zeker grote internationale organisaties willen zich snel kunnen aanpassen en inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Deze bedrijven zijn doorgaans ook in staat het snelst een reorganisatie door te voeren doordat zij een flexibele organisatie hebben. Grote overheidsorganisaties zijn doorgaans het logst en daar duurt het het langst om veranderingen door te voeren. Dit heeft deels te maken met bijvoorbeeld het aantal vaste contracten, maar ook met de mentaliteit. Mensen in overheidsdienst zijn doorgaans minder flexibel, dus kost het meer tijd om veranderingen door te voeren.

Schrijven van een reorganisatieplan

Het belangrijkste document van een reorganisatie is het reorganisatieplan. Daarin staat opgenomen hoe de reorganisatie er uiteindelijk uit gaat zien. Bij de opstelling van een reorganisatieplan zijn doorgaans een paar mensen betrokken. Dit moeten mensen zijn die verstand hebben van het bedrijf, financiën en de juridische kant van het geheel. Dit laatste is om ook de gevolgen te overzien en in te schatten of iets haalbaar is. Werknemers hebben in Nederland veel rechten opgebouwd. Vaak, zeker bij overheidsinstellingen, zijn er ook afspraken gemaakt met vakbonden. Dit betekent soms dat u niet per se kunt uitkiezen wie u de laan uit wilt sturen, maar dat dit op basis van dienstjaren gebeurt. Dan zou het heel goed kunnen voorkomen dat u blijft zitten met die oudere werknemer die niet echt meer functioneert en dat de jonge enthousiaste collega de laan uit gaat. Het is dus belangrijk om dit ook in het reorganisatieplan op te nemen.

Goedkeuring reorganisatieplan

Wanneer het concept-reorganisatieplan af is wordt dit doorgaans voorgelegd aan het hoogste management die daarmee kan instemmen. Bij een positief besluit kan er tot uitvoering worden over gegaan. Vaak is er ook een medezeggenschapsraad of domeincommissie, die bestaat uit werknemers, welke inspraak heeft in het reorganisatieplan.

Wat moet er in een reorganisatieplan staan?

In een reorganisatieplan dienen een aantal zaken te worden opgenomen. Allereerst het doel van de reorganisatie en het voornemen hoe de nieuwe organisatie er uit gaat zien. Afhankelijk van de grote van de organisatie kan dit ook tot in detailniveau worden ingevuld. In dat geval wordt er beschreven wat voor vacatures er ontstaan en welke functies worden opgeheven.

Communicatie rondom een reorganisatieplan

Een ander belangrijk onderdeel van het reorganisatieplan is de wijze van communicatie. Bij een reorganisatie ligt alles gevoelig. Mensen zijn bang om hun baan te verliezen en dit heeft een grote impact op hun leven. Ook kan het veel onrust geven op de werkvloer wat ook invloed kan hebben op de arbeidsproductiviteit. Het is daarom belangrijk helder te zijn over de communicatie en het te volgen stappenplan. Mensen moeten weten wanneer ze bepaalde informatie te horen krijgen. De communicatie kan op verschillende manieren plaats vinden: per nieuwsbrief, bijeenkomsten en via persoonlijke gesprekken. Een laatste onderdeel van het reorganisatieplan zijn de financiële en personele gevolgen. Daarin staat bijvoorbeeld opgenomen welke besparingen gerealiseerd worden. Met betrekking tot de personele gevolgen kan er worden geschreven wat mensen kunnen verwachten. Hoe lang krijgen ze bijvoorbeeld nog doorbetaald en worden ze bijvoorbeeld geholpen van werk naar werk.