Freelance journalisten en schrijvers: de regels

Wie freelance aan de slag wil, heeft te maken met flink wat regels. Voor dezelfde baas iedere week veel uren draaien en verder geen klanten hebben zit er niet meer in. Als freelancer moet je namelijk aan flink wat voorwaarden voldoen. Ook zullen opdrachtgevers aan freelancers een VAR verklaring vragen. In die VAR-verklaring staat dat de freelancer veel meer opdrachtgevers heeft en dus niet gebonden is aan die ene opdrachtgever.

Het werken met freelancers - Identificatie en een VAR verklaring

Per januari 2009 hebben de Belastingdienst en het Nederlands Uitgevers Verbond nieuwe afspraken gemaakt over het werken met freelancers. Daardoor zijn de regels veranderd en moeten uitgeverijen onder andere een overeenkomst aangaan met de mensen die werk voor hen verrichten. Ook moeten freelancers zich nu identificeren en een VAR verklaring inleveren. Tevens moet een Eigen Verklaring worden ingevuld waaruit moet blijken of er toch sprake is van een fictief dienstverband .

Werken met freelancers: veel vrijheden, maar ook veel gevaren

In de uitgeverij wordt veel gewerkt met freelancers. Dit zijn mensen die persoonlijk werk verrichten voor een bedrijf, maar niet in loondienst zijn. Werken met freelancers brengt voor een uitgever veel vrijheden met zich mee, maar er schuilen ook gevaren. Als de regels niet goed gehanteerd worden, kan het zelfs zo zijn dat er met de freelancer eigenlijk toch een arbeidsovereenkomst is of dat er een fictieve dienstbetrekking is op basis van de geldende regels. Fictieve dienstverbanden ontstaan bijvoorbeeld als niet zelfstandigen meer dan 40 procent van het minimumloon (ongeveer 500 euro per maand) aan inkomsten bij één opdrachtgever verdienen.

Fictief dienstverband

Is er sprake van zo'n fictief dienstverband dan heeft dit voor de uitgeverijen zowel financiële als wettelijke gevolgen. Het bedrijf moet dan bijvoorbeeld wel gewoon zorgen voor:

• de afdracht van loonbelasting en premies,
• moet de pensioenpremie betalen en de opbouw daarvan verzorgen
• er is dan ook recht op vakantiegeld en doorbetaling bij ziekte.

Dit zijn allemaal extra lasten die uitgeverijen juist willen voorkomen door freelancers aan te nemen. Bovendien worden deze rechten pas achteraf gesignaleerd en dan moet alles met terugwerkende kracht worden betaald en is er opeens sprake van een dienstverband. Want een arbeidsovereenkomst is er niet alleen als die op papier staat, ook als de manier van werken in de praktijk aangeeft dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst gaat de belasting er ook daadwerkelijk van uit dat dit zo is. De afspraken op papier of het ontbreken van afspraken zijn dus in geen geval doorslaggevend.

De nieuwe regels

Veel grote uitgeverijen en hun freelancers zijn daarom vanaf half 2009 gebonden aan regels die voorheen niet golden. In het kort komt het neer op de volgende zaken:

Identificatie

Een opdrachtgever moet exact weten wie de opdrachtnemer is. Daarvoor is een kopie van een geldig identiteitsbewijs worden opgestuurd naar de opdrachtgever. Dit mag overigens geen rijbewijs zijn. Is dit bewijs niet ingeleverd dan bestaat het risico dat er alsnog loonbelasting moet worden betaald over het uitgekeerde bedrag. Dit gebeurt dan tegen het anoniementarief en dat bedraagt maar liefst 52 procent.

Eigen Verklaring

Als een uitgeverij wil bepalen in welke mate iemand echt freelancer is moet de freelancer een zogenaamde Eigen Verklaring invullen. Daarin wordt aan de hand van een aantal zaken inzichtelijk gemaakt in welke mate hij of zij echt freelancer is en welke verklaringen hij of zij moet inleveren om dat te bewijzen. Aan de achterkant van de Eigen Verklaring is ruimte voor de opdrachtgever om aan te geven of de freelancer ook in aanmerking komt voor loonheffingen. De freelancer kan daar een kopie van opvragen bij het bedrijf waar hij of zij voor werkt.

Een contract

Hoewel het freelancerschap zich altijd gekenmerkt heeft door het ontbreken van een contract, zijn uitgeverijen nu toch genoodzaakt deze aan te gaan met hun freelancers. Daarin staat ondermeer hoeveel uren een freelancer waarschijnlijk gaat werken en tegen welk tarief. Zelfs voor een eenmalige opdracht moet er een overeenkomst worden gesloten. Daarvoor zijn standaarddocumenten beschikbaar. Voordat een opdracht daadwerkelijk kan worden uitbesteed, moet de freelancer in ieder geval een kopie van een geldig identiteitsbewijs overhandigen aan de opdrachtgever. De uitvoering van een dergelijk document mag overigens niet lijken op een arbeidsovereenkomst. Zo mogen freelancers geen eigen werkplek hebben om hun werkzaamheden te verrichten.

VAR (Verklaring Arbeidsrelatie)

De VAR is een belangrijk papier waaruit blijkt of de freelancer inderdaad zelfstandig werkt. Er zijn verschillende VAR’s. Ze worden wel allemaal afgegeven door de belastingdienst. De geldigheid is steeds 1 jaar. Alleen de VAR WUO (winst uit onderneming) en de VAR DGA (directeur/grootaandeelhouder) geven de uitgeverij de garantie dat er geen loonheffingen hoeven te worden ingehouden.

De 7.200 euro grens

Of er wel of niet een VAR nodig is, heeft vooral te maken met wat een freelancer per kalenderjaar gaat verdienen bij dezelfde opdrachtgever. Komt dit bedrag boven den 7.200 euro dan is er zeker een VAR nodig.

Standaarddocumenten

Om problemen achteraf te voorkomen hebben veel uitgeverijen de afgelopen maanden een aantal standaarddocumenten opgesteld om aan de wettelijke eisen te voldoen die gelden onder de nieuwe regels.

Freelancers die opdrachten verrichten voor uitgeverijen kunnen bij hun opdrachtgever vragen naar deze maatregelen, maar de meeste media bedrijven brengen dit momenteel al onder de aandacht van mensen die voor hen werken. Bovendien zij het geen vrijblijvende maatregelen. De uitgevers hebben een convenant gesloten met de belastingdienst en moeten dus voldoen aan de verplichtingen die hierboven vermeld staan.