Beter zakelijk schrijven helpt in effectieve samenwerking

Alles wat je schrijft is je visitekaartje, al is het maar een korte mail. Het bepaalt mede hoe men over jou als professional of collega denkt. Daarom is het goed altijd diegene voor wie je schrijft in gedachten te houden. En het doel dat je wil bereiken bij die persoon. Dat is niet vanzelfsprekend, anders zou je niet zo veel rommelige teksten en vage mails tegen komen. Maar je kan het leren, zoals alles door er bewust mee bezig te zijn. Schrijven bepaalt het beeld van jou, het helpt bij effectief samenwerken. Hoe zorg je ervoor dat je gelezen wordt en je boodschap overkomt?

Schrijven bepaalt het beeld van jou

Waarom zou ik beter zakelijk moeten schrijven? Je denkt wellicht: ik ben deskundig en doe mijn werk toch goed? Iedere mail of memo die je schrijft, geeft een beeld van jou. Als je slordig en niet zo scherp schrijft, dan denkt de ontvanger zo ook over jou. En waarom dan zaken doen met jou of aan je verzoek gehoor geven? Goed schrijven kan het verschil maken in het binnenhalen van een nieuwe klant of het verkrijgen van een opdracht. Dat bepaalt uiteindelijk je succes. Misschien denk je dat je daar nu eenmaal niet zo goed in bent, maar het is te leren.

Goed schrijven helpt bij effectief samenwerken

Al ben je nog zo goed in je werk, je wilt je collega's en klanten meekrijgen in de richting van jouw oplossing of advies om hen te helpen met wat ze nodig hebben. Inhoudelijke kennis alleen is niet genoeg, je schrijft met het doel van de ontvanger in gedachten, en gebruikt de inhoud als onderbouwing. Hoe beter je hier in bent, hoe makkelijker de communicatie in een team gaat. Hoe vaak zie je je mail terugkomen met de vraag wat je bedoelt met een bepaalde zin, en ben je er samen na drie of vier ‘replies’ pas uit? Of erger, je krijgt geen reactie terwijl je die wel had willen hebben? Goed schrijven is een smeermiddel binnen teams en helpt bij efficiënte en effectieve communicatie. Hoe bereik je dat?

Zorg dat je gelezen wordt

Je begint met de vraag: wat wil ik hier bereiken? Waarom schrijf ik eigenlijk? Wat wil ik voor de ontvanger betekenen? En waarom zou hij dit willen lezen? De eerste uitdaging is om gelezen te worden. Als je niet gelezen wordt, bereik je je doel niet. De competitie is groot, iedereen krijgt grote hoeveelheden mails en andere informatie tot zich op een dag.

Kort en bondig

Kort, bondig en snel ter zake helpt daarbij. Korte teksten houden de aandacht vast. Snel ter zake komen begint al met de titel van een mail, wees daarin specifiek, b.v. ‘KPN: svp review mijn opvolgingsmail aan Esther’ in plaats van ‘n.a.v. interview’ of ‘Esther’. Zet ook direct in één van de eerste zinnen wat het doel is. Is het bericht ter kennisgeving? Verwacht je een review? Heb je advies nodig? Wordt er een actie of beslissing verwacht en zo ja, wanneer heb je deze nodig? Geef een datum voor een deadline in de eerste alinea, en niet onderin een lange mail.

Geef structuur

Alles wat jouw lezer helpt om jouw tekst te begrijpen vergroot de kans op succes. Geef structuur:

• Geef een samenvatting met je belangrijkste punten;
• Zorg ervoor dat als iemand alleen de koppen van de paragrafen scant men het verhaal al in grote lijnen begrijpt en gemotiveerd is om verder te lezen;
• Kan je het verhaal in een plaatje kwijt? Doen! De meeste mensen zijn meer visueel dan tekstueel aangelegd. Plaatjes geven minder ruimte voor eigen interpretatie.

Houd altijd de lezer in gedachten

Schrijf met de lezer in gedachten. Hoe zou jij benaderd willen worden als je de lezer was? Schrijf zonder ingewikkelde zinnen, maar alsof je met een bekende praat. Gebruik geen formeel taalgebruik. Je bent geen instantie. Vermijd jargon. Schrijf Nederlands met me!

Geef context

Bij een update van een project, waar je lezer niet dagelijks mee bezig is, maar jij wel: neem je lezer mee in de historie. Geef context.

Leef je in

Wat voor persoon is je lezer? Van de grote lijnen of op zoek naar feiten en cijfers die onderbouwen? Sommigen worden blij van ‘aan de bal blijven’, ‘stip aan de horizon’ en ‘doorpakken’ samen met enthousiaste uitroeptekens. Maar niet iedereen. Houd je bij gevoelige onderwerpen bij een opsomming van feiten. Geef geen mening of oordeel. Denk aan je toon. Een vriendelijk woord helpt. Verbrand geen schepen achter je, maar wees duidelijk. Hard op de inhoud, zacht op de relatie.

Help elkaar beter te schrijven

Simpel schrijven lijkt simpel. Het is echter moeilijk om een simpele tekst met een heldere boodschap te schrijven. Dat kun je leren door te toetsen of je boodschap is aangekomen. Vraag daarom om reviews. Doe dat in een vroegtijdig stadium, zodat je geen haast hebt en meer open staat voor feedback. Vraag meerdere mensen om input, op aspecten als taalfouten, grammatica, helderheid, boodschap, opbouw.

Goede voorbeelden

Ga ook eens op zoek naar goede teksten. Waarom lezen sommige artikelen zo makkelijk? Worden lange zinnen gebruikt of korte of een combinatie? Was het doorspekt met passieve constructies, niet lopende zinnen? Hoeveel woorden waren er nodig om de boodschap over te brengen? Hoe zou je het nog verder in kunnen korten? Wat stond er in de titel? Wat bracht je er toe het stuk te lezen? Werd je geprikkeld door een vraag die jou aanging? Werd er een concrete belofte gedaan met mogelijke voordelen voor jou?