Een vergaderruimte huren: Waar moet je op letten?

Een vergaderruimte huren: het gebeurt steeds vaker. Dat kan bijvoorbeeld omdat er in het bedrijf zelf geen goede vergaderzaal is. Maar ook andere redenen kunnen leiden tot het huren van een ruimte: minder gestoord worden door collega's, een centraal punt bij verschillende vestigingen, de inspiratie die een andere locatie biedt of het toevoegen van teambuildingactiviteiten. Als je ervoor kiest een vergaderruimte te huren, waarop moet je dan letten? Het is belangrijk om je af te vragen waarom en waarvoor je een vergaderruimte wil huren.

• Wil je teambuildingactiviteiten doen?
• Wil je rustig kunnen vergaderen?
• Waar komen de mensen vandaan?

Verschillende antwoorden leiden tot andere eisen aan de vergaderruimte. Het is handig deze op papier te hebben voordat je gaat zoeken naar zalen. Zo kun je het aantal vergaderzalen dat je vooraf wil bezoeken reduceren.

De mensen: Hoeveel, waarvandaan en wie?

Er zijn drie belangrijke vragen over de mensen die komen. De eerste is hoeveel mensen er komen. Het huren van vergaderruimte van 100 vierkante meter voor 10 personen is wat overdreven en jaagt onnodig op kosten. Handiger is om dan een kleinere ruimte te huren.

De tweede vraag die je je moet afvragen is: Waar komen de mensen vandaan? Bij meerdere vestigingen verspreid over het land is het handiger om een centraal punt te nemen, zoals Utrecht. Komen mensen met het vliegtuig, dan is Amsterdam/Schiphol mogelijk een betere optie. Vraag jezelf ook af of mensen de locatie met het openbaar vervoer moeten kunnen bereiken. Zo ja, dan is een locatie aan de snelweg uiteraard minder geschikt.

De derde vraag is: Wie komen er? Voor een vergadering tussen de topmensen van je bedrijf regel je iets anders dan voor een teambuildingactiviteit. Voor de eerste is een grote, ronde tafel met prettig stoelen geschikter, terwijl voor het tweede je liever een verplaatsbare setting hebt.

Wat wil je doen tijdens de vergadering?

Vergaderen kan verschillende functies hebben. Je kunt informatie delen, de jaarlijkse voortgang analyseren, brainstormen over een nieuwe visie of aan teambuilding doen. Belangrijk is dat je dit vooraf bepaalt, zodat je de ruimte hierop af kan stemmen.

Je kunt bijvoorbeeld denken aan:

• De grootte van de zaal: Bij teamactiviteiten wil je een grotere ruimte dan als je allemaal blijft zitten.
• Presentatiemogelijkheden: Bij een presentatie is een beamer handig, bij een brainstorm heb je waarschijnlijk liever een whiteboard of flip over.
• Ambiance: Een rustige setting is fijner om na te denken en voor presentatie. Tijdens teambuilding is een beetje lawaai van buiten minder erg.
• Tafels en stoelen: Hoe is de zaal ingericht? Past dit bij wat je wilt doen en zijn de meubels eventueel verplaatsbaar?

Locatie, locatie, locatie

Je afvragen waar mensen vandaan komen is maar een onderdeel van wáár je de vergaderruimte wil huren. Dit heeft onder andere te maken met de bereikbaarheid met het openbaar vervoer en of er parkeergelegenheid is.

Als je centraal in een stad zit is dat gemakkelijker met openbaar vervoer, maar lastiger met de auto. Bovendien kan het stadslawaai met zich meebrengen en is het vaak duurder. Daarom is het het zeker waard een vergaderlocatie net buiten de stad te overwegen.

Sommigen prefereren een locatie met een uitzicht of met overnachtingsmogelijkheden. Dat laatste is vooral handig als je meerdere dagen moet vergaderen. Zo hoeft niemand eerst een lange rit te maken en kun je samen fris aan de slag. Daarom moet je je afvragen: wil je een vergaderruimte voor een dag of voor meerdere dagen?

Algemene overwegingen

Naast deze specifieke eisen, zijn er nog meer belangrijke overwegingen.

Wi-Fi

Wat doen we tegenwoordig nog zonder het internet? Vraag of je de internetverbinding ter plekke mag testen of het goed genoeg werkt.

Eetvoorzieningen

Voorziet de locatie in thee, koffie en water? Bij langere vergadering wil je misschien ook de lunch en/of diner verzorgen. Belangrijk is om vooraf te controleren of de locaties die je kiest dit aanbieden.

Stroompunten

Dit klinkt misschien gek, maar het is belangrijk dat je stroompunten hebt. Zeker als je flink gebruik maakt van laptops is het handig deze te kunnen inpluggen. Het zou toch vervelend zijn midden in de vergadering te moeten stoppen vanwege een lege laptop.

Sanitaire voorzieningen

Elk gebouw met vergaderruimten is anders. Sanitaire voorzieningen zijn belangrijk. Je wilt de toiletten dichtbij genoeg hebben, maar niet dat anderen steeds voor jouw zaal langslopen naar de voorzieningen. Analyseer daarom even de plattegrond voordat je 'ja' zegt tegen een locatie.

Prijs: Wat is je budget voor de vergaderzaal?

Als laatste genoemd, maar niet onbelangrijk. Het budget dat je hebt om een vergaderruimte te huren is zeker van belang. Daardoor zal je soms wat compromissen moeten sluiten.

Locaties bekijken

Als je besloten hebt wat belangrijk is voor jou, kun je locaties researchen. Maak een top 5 van vergaderruimten die passen bij jouw eisen voor een externe vergadering.

Vervolgens is het belangrijk ter plekke te gaan kijken. Plaatjes op het internet kunnen mooi lijken, maar soms is het in het echt toch anders. Let bijvoorbeeld op:

• Zijn alle beloofde voorzieningen ook echt aanwezig?
• Waar zitten de toiletten?
• Is er goede ventilatie, verwarming en/of airco? Oftewel: is het niet te warm, koud of vochtig?
• Is het voldoende geluiddicht?
• Hoe is de verlichting?

Als je tevreden bent, is de prijs aan de beurt. Het vergelijken kan lastig zijn, omdat elke locatie die verhuurd wordt weer andere dingen meerekent. Denk bijvoorbeeld aan extra kosten voor de (extra) tafels/stoelen, het gebruik van materiaal zoals flip overs, de koffie/thee, de verzorgde lunch/diner en Wi-Fi.

Zorg ervoor dat je bepaalt wat jij nodig hebt en dat je duidelijk hebt wat dat bij elke locatie kost. Op die manier kan je de best passende vergaderruimte kiezen voor jouw doel en budget.

Het contract om de vergaderruimte te huren

Nadat alles besproken is, moet dit op papier komen. Op die manier ben je zekerder dat dingen gaan zoals mondeling is afgesproken tegen de prijs die overeengekomen is. Zonder dat kun je tegen teleurstellingen aanlopen die je liever niet hebt. Door alles vast te leggen, kun je daar altijd op teruggrijpen.