Een vergadering voorzitten

Een vergadering voorzitten moeilijk? Nee hoor, dat valt reuze mee. Een goede voorbereiding is het halve werk. En het doorlezen van onderstaand artikel kan een gedeelte van de voorbereiding zijn. Want wat zijn eigenlijk de taken van een voorzitter?

De taken van een voorzitter

Een voorzitter heeft een aantal taken

• De vergadering voorbereiding
• Zorgen dat de vergadering op tijd begint
• Taken toelichten en verantwoordelijkheden opleggen
• Regels van de vergadering toelichten
• Het volgen van de agenda en zich houden aan de tijdsplanning
• Het proces in de gaten houden en eventueel de vergadering stopleggen of de aanpak wijzigen
• Conclusies en beslissingen samenvatten

De vergadering voorbereiden

De voorzitter heeft best een aantal taken als voorbereiding van de vergadering. Als hij deze goed uitvoert, wordt de vergadering zelf een stuk makkelijk om voor te zitten. Lees voor een uitgebreide handleiding het artikel, Een vergadering voorbereiden.

Zorgen dat de vergadering op tijd begint

Ook hierin zit veel in de voorbereiding. Iedereen moet uiteraard weten hoe laat en waar de vergadering is. Maar dan toch zul je zien dat er laatkomers zijn. En dat is vervelend voor diegene die wel op tijd zijn. Als voorzitter is dit makkelijk op te lossen. Begin de vergadering precies op het tijdsstip dat vooraf afgesproken is, ook al is de helft er niet. Als er niet op ze gewacht wordt en ze misschien belangrijke agendapunten missen, zul je zien, dat de laatkomers voortaan stipt op tijd aanwezig zullen zijn.

Taken toelichten en verantwoordelijkheden opleggen

De voorzitter zal vooraf aan de vergadering iedereen vertellen wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn. Bijvoorbeeld: ‘Marijke is notulist, Jan zal als discussieleider deelnemen enz.’ Maar ook tijdens de vergadering kan de voorzitter mensen verantwoordelijkheden opleggen. Als er bijvoorbeeld een besluit is genomen om een bepaalde procedure uitgebreid op papier te zetten en niemand biedt zich aan om dit te doen, mag de voorzitter zeggen: ‘Inge en Peter, jullie nemen dit op je.’

Regels van de vergadering toelichten

De voorzitter zal ook vooraf de basisregels en richtlijnen toelichten. Voorbeelden van deze richtlijnen kunnen zijn: ‘Geen kritiek op andermans ideeën’ of ‘Een ander laten uitpraten’.

Het volgen van de agenda en zich houden aan de tijdsplanning

Een vergadering loopt gestructureerd als de agenda gevolgd wordt. Hij dient hiermee rekening te houden met zijn vooraf opgestelde tijdsplanning. Als een punt te lang duurt, kan het bijvoorbeeld doorgeschoven worden naar een volgende vergadering. Lange besprekingen van niet direct ter zake doende aspecten, dienen afgekapt te worden. De voorzitter kan de hulp van de notulist inschakelen om bij te houden welk punt wel en niet is besproken en afgerond.

Het proces in de gaten houden en eventueel de vergadering stopleggen of de aanpak wijzigen

Dit punt sluit aan op bovenstaand punt. Tijdens een vergadering kunnen er bijvoorbeeld onverwacht zaken naar boven komen, die zo belangrijk zijn, dat er eigenlijk meer tijd in gestoken moet worden. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om hier een beslissing over te nemen. Of hij plant een nieuwe vergadering over dit specifieke punt, of hij schrapt andere agendapunten.

Conclusies en beslissingen samenvatten

De voorzitter heeft een inhoudelijke verantwoordelijkheid. Hij moet er voor zorgen dat er daadwerkelijk actie ondernomen wordt na de vergadering. Om hiervoor te zorgen moet hij zorgen dat iedereen beslissingen begrijpt en dat duidelijk is wie welke taak op zich neemt.