Eenvoudig zelf je jaarrekening opstellen

Ondernemers moeten aan het eind van ieder jaar een jaarrekening opstellen om een overzicht te krijgen hoe hun bedrijf er financieel voor staat. De berekeningen uit de jaarrekening zijn nodig voor het invullen van de aangifte voor de inkomstenbelasting. Veel bedrijven besteden het opstellen van de jaarrekening uit aan hun boekhouder of accountant, maar zeker voor kleine ondernemers zoals zzp'ers is het vaak helemaal niet zo moeilijk om zelf je jaarrekening te maken.

Waarom zelf doen?

Voordat je de keuze maakt om al dan niet zelf aan de slag te gaan, is het goed om je te bedenken wat de voor- en nadelen zijn. Voordelen van zelf de jaarrekening opstellen zijn dat je kosten voor de boekhouder of account bespaart en dat je wat leert over de regels van de Belastingdienst, waardoor je meer inzicht krijgt in mogelijke aftrekposten en gunstige investeringen. Nadelen zijn dat het je de eerste keer extra tijd zal kosten om alles zelf uit te zoeken en dat je wellicht interessant advies misloopt. Of de voordelen tegen de nadelen opwegen zal voor elk bedrijf anders zijn, en hangt af van de complexiteit van de boekhouding en de wettelijke structuur van de onderneming.

Inhoud van de jaarrekening

Naast berekeningen zal een boekhouder of accountant vaak algemene informatie in de jaarrekening zetten over de aard van het bedrijf en de basis van de berekeningen. Indien van toepassing moet ook de stand van de opgebouwde oudedagsreserve worden vastgelegd in de jaarrekening. Maar uiteindelijk zijn er voor de belastingaangifte slechts drie waardes uit de jaarrekening nodig: het ondernemingsvermogen, de winstberekening en de privé onttrekkingen.

Ondernemingsvermogen

Het ondernemingsvermogen is het totale bedrag dat het bedrijf op 31 december waard is. Het wordt berekend aan de hand van de “activa” en “passiva”. Het overzicht van de activa en passiva wordt ook wel de balans genoemd.

Je berekent de activa door alle bedrijfsbezittingen bij elkaar op te tellen:

• Het totale bedrag op de zakelijke bankrekeningen op 31 december
• Het uitstaande bedrag van facturen die in dat jaar verstuurd maar nog niet betaald zijn (inclusief BTW)
• De waarde van voorraad of inventaris op naam van het bedrijf op 31 december

De passiva is altijd exact gelijk aan de activa. Het is opgebouwd uit het ondernemingsvermogen plus het bedrag aan kortlopende schulden, zoals bijvoorbeeld nog niet betaalde omzetbelasting of nog niet door jouw bedrijf betaalde rekeningen (inclusief BTW). Het ondernemingsvermogen op 31 december wordt dus bepaald door van de activa de kortlopende schulden af te trekken:

Ondernemingsvermogen = activa – kortlopende schulden

Winstberekening

De winstberekening of bedrijfsresultaat is het verdiende bedrag dat overblijft na aftrek van alle bedrijfskosten. Dit onderdeel van de jaarrekening wordt ook wel de winst- en verliesrekening genoemd. Om de winstberekening vast te stellen, wordt eerst de netto omzet bepaald. Dat doe je door de bedragen van alle facturen die in dat jaar verstuurd zijn bij elkaar op te tellen (zonder BTW, want dat wordt afgedragen via de omzetbelasting).

Vervolgens bepaal je het totaal aan bedrijfskosten dat afgetrokken mag worden. Op de website van de Belastingdienst kun je meer informatie vinden over aftrekbare zakelijke kosten, zoals kantoorartikelen, cursusgeld of zakendiners. Ook hiervoor geldt dat de berekening met bedragen exclusief BTW gemaakt moet worden. Kosten voor zakelijk gebruik van de eigen auto mogen ook afgetrokken worden. Je moet daarvoor wel een kilometeradministratie bijhouden om het aantal gereden kilometers te kunnen verantwoorden. Per gereden kilometer mag er 19 cent aan kosten worden afgetrokken.

De winstberekening of bedrijfsresultaat kan dan eenvoudig berekend worden door de totale bedrijfskosten van de netto omzet af te trekken:

Winstberekening = netto omzet – bedrijfskosten

Privé onttrekkingen

Tot slot wil de Belastingdienst ook nog graag weten hoeveel geld er van de zakelijke bankrekening verdwenen is door privé gebruik of overschrijving naar je persoonlijke rekening. Om dit te berekenen, heb je de jaarrekening of belastingaangifte van het voorgaande jaar nodig. Zoek daarin het ondernemingsvermogen aan het eind van het voorgaande jaar op. Tel er de zojuist bepaalde winstberekening van dit jaar bij op. Je weet dan hoeveel geld er maximaal in het bedrijf had kunnen zitten op 31 december.

Als je daar het actuele ondernemingsvermogen op 31 december vanaf trekt, krijg je het bedrag dat voor privé doeleinden gebruikt is:

Privé onttrekkingen = ondernemingsvermogen vorig jaar + winstberekening – ondernemingsvermogen dit jaar

Voorbeelden

Als je voor de eerste keer een jaarrekening opstelt, is het handig om er een voorbeeld bij te hebben. Op internet zijn diverse websites te vinden waarop je een jaarrekening kunt inzien, bijvoorbeeld bij zzpboekhouder en Lancelots.