Timemanagement; efficiënter gebruik van e-mail

Niet alle e-mail is noodzakelijk en efficiënt. Inmiddels besteedt een groot deel van alle werknemers een flink deel van de werktijd aan het lezen en versturen van mail. Daarnaast checkt een flink deel van alle Nederlanders direct na het wakker worden zijn/haar e-mail. Hoe kan je ervoor zorgen dat je inbox vol met e-mail minder tijd kost? Hoe zorg je ervoor dat e-mails niet langer je (werk)leven beheersen en is het mogelijk om zakelijk te kunnen communiceren zonder e-mail?

E-mail neemt veel tijd in beslag

Een groot deel van de Nederlanders checkt direct na het wakker worden zijn/haar e-mail. Daarnaast besteden we een steeds groter deel van onze werktijd aan het lezen en versturen van mail. Soms hebben we het gevoel dat we niet meer toe komen aan echte afspraken en het eigenlijke werk. De vraag is hoe je hier verandering in kunt brengen.

Check je e-mail op vaste tijden

Veel mensen hebben de neiging om op elke binnenkomende e-mail te reageren. Op deze manier worden inhoudelijke werkzaamheden steeds onderbroken, waardoor deze relatief meer tijd gaan kosten. Veel beter is het om vaste tijdstippen te hebben om te e-mail door te nemen, bijvoorbeeld twee maal per dag. Zet meldingen en eventueel het hele mailprogramma uit. Ben je bang dat je hierdoor niet adequaat op een eventueel noodgeval kunt reageren, zorg dan voor een autoreply waarin staat dat je de mail maar twee keer per dag leest en waar ze je kunnen bellen in geval van nood.

Vraag je af wat voor jou de beste manier is om te werken en of daarbij als eerste de e-mail doornemen bij hoort. Als het werk het toe laat kan het veel prettiger zijn om bijvoorbeeld eerst een aantal inhoudelijke zaken af te handelen en daarna pas de e-mail te checken.

Verminder de hoeveelheid e-mail

Voor sommigen is de inbox een grote verzamelbak voor allerlei informatie, zowel werk als privé. Ideeën, gedachten, tips, opdrachten mailen mensen aan zichzelf en daarnaast zijn er nog de zakelijke e-mails, privé e-mails, allerhande nieuwsbrieven et cetera.

De eerste vraag die je jezelf moet stellen is wat is voor welke boodschap de meeste efficiënte manier van communiceren. Voor sommige zaken is dat gewoon een telefoontje waarin je in vijf minuten kunt doorspreken waar anders misschien zes verschillende e-mails voor nodig zijn, voor andere zaken is het misschien makkelijker dat de informatie bereikbaar is voor meerdere mensen.

Daarnaast is het belangrijk te kijken naar de verschillende informatie die binnenkomt en je af te vragen of je werkelijk alle nieuwsbrieven wilt ontvangen (zeker als je geen tijd hebt om deze te lezen) en dat geldt ook voor het lidmaatschap (en de daarbij behorende e-mails) van de verschillende discussiegroepen op bijvoorbeeld LinkedIn. Welke informatiekanalen zijn voor jouw werk belangrijk?

Zonder e-mail door het leven

Zonder e-mail door het leven is voor sommigen makkelijker gezegd dan gedaan. Dit kan ook alleen als het werk het toelaat. Dus als zelfstandige of binnen een bedrijf dat gebruik maakt van andere communicatiekanalen. Om te communiceren kun je (ook) gebruikmaken van:

• De telefoon
• Social media
• Whatsapp
• Echte afspraken
• Yammer

De vraag is alleen of je met deze alternatieven voor e-mail het communicatieprobleem niet verschuift. Via deze kanalen kan immers ook een stortvloed aan informatie binnenkomen. Om te voorkomen dat je ondersneeuwt in de overvloed van de beschikbare informatie, is het dus ook bij andere communicatiekanalen dan e-mail uiterst belangrijk om kritisch te blijven.

Hoe werkt Yammer?

Berichten op Yammer zijn alleen zichtbaar voor collega’s binnen hetzelfde bedrijf. Je moet namelijk allemaal dezelfde domeinnaam hebben (@......). Je start een yammergroep door jezelf te registreren op yammer.com. Verder werkt het hetzelfde als Facebook of Linkedin met als grote verschil dat het netwerk zich binnen de eigen organisatie moet afspelen.
Yammer versleutelt de berichten en bewaakt alle gegevens.

Lees verder

• Timemanagement; e-mail beheren