Hoe schrijf ik een rapport of artikel?

Bijna iedereen moet wel eens een rapport of een artikel schrijven. Vaak zijn er dan geen duidelijke richtlijnen of voorwaarden te vinden waaraan dit moet voldoen. Waaraan wordt een rapport/artikel geacht te voldoen? Welke eisen worden aan mijn rapport/artikel gesteld? Deze controlelijst om een rapport of artikel te schrijven helpt je op weg!

Het schrijven van een rapport

Schrijven is schrappen, bijstellen, herschrijven en opnieuw schrijven en bijstellen. Alleen dan kan er een rapport op tafel komen waarover jezelf en je lezers in elk opzicht tevreden zijn. Om er zeker van te zijn dat een rapport inderdaad aan alle eisen voldoet die aan een goede nota mogen worden vastgesteld, is het goed om, als u het volledige rapport in zijn laatste versie voor u hebt liggen, nog één keer na te gaan of uw tekst inderdaad het keurmerk ‘prima’ verdient.

Aan welke eisen moet een rapport voldoen?

Om te controleren of een rapport aan alle eisen voldoet is de onderstaande controle van toepassing:

Heb ik voordat ik ging schrijven antwoord gegeven op de volgende vragen:

• Wat is de centrale vraag van mijn tekst?
• Wat is het doel van mijn tekst?
• Wie is mijn doelgroep?
• Onder welke randvoorwaarden moet ik werken qua tijd en tekst-lengte?
• Heb ik voldoende informatie om te voldoen aan mijn opdracht?

Heb je bij het schrijven van het rapport gelet op de volgende zaken:

A. De tekststructuur
Het rapport moet bestaan uit drie kernelementen, die elke degelijke tekst moet bezitten:

• Een inleiding waarin de centrale vraag is opgenomen
• Een toelichting of uitleg, die in feite een rechtvaardiging is voor het antwoord
• Een slot, waarin een nauwkeurig antwoord wordt gegeven op de centrale vraag uit de inleiding

Op dit onderdeel kan nog specifieker worden ingegaan. Denk hierbij aan zaken zoals een structuur. De tekst moet een duidelijke structuur hebben die een beschrijvende, verklarende, beoordelende of adviserende functie heeft.
Verder is het van essentieel belang voor een rapport om na te gaan of de in het rapport gebruikte feiten correct zijn. Probeer dit te voorkomen door alle feiten nauwkeurig te onderbouwen met een mening of conclusie.

B. De zinsopbouw
Bij de zinsopbouw mag je jezelf de volgende criteria afvragen:

• De gemiddelde woordlengte: zijn de woorden die ik gebruik over het algemeen niet langer dan drie lettergrepen?
• De gemiddelde zinslengte: zijn de zinnen die ik heb gebruikt, doorgaans niet te lang gezien het opleidingsniveau van mijn doelgroep?
• Ritme van de tekst: wissel ik lange zinnen af met korte?
• Verband tussen de zinnen: sluiten de zinnen logisch op elkaar aan?
• Verband tussen de alinea's: volgen de alinea's elkaar logisch op?

C. De stijl
Een derde kenmerkend en cruciaal onderdeel van het rapport is de schrijfstijl. Hierbij moet je letten op essentiële zaken zoals:

• De verhouding persoonlijk/zakelijk: ben ik, binnen het zakelijk circuit waarin mijn tekst moet functioneren, toch zo persoonlijk geweest, dat wil zeggen: heb ik geschreven over meneer Jansen, de directie, de medewerkers, de afdeling?
• Verhouding concreet/abstract: heb ik, waar abstracties niet te vermijden waren, deze toegelicht met voorbeelden?
• Gebruik van passieve werkwoordsvorm: heb ik, waar dat kon, de hulpwerkwoorden (worden, zijn en hebben) zoveel mogelijk vermeden?
• Tangconstructies: heb ik tussen twee woorden die bij elkaar horen, niet onnodig nog een groot aantal woorden gezet.
• Omslachtig redeneren: heb ik, met andere woorden, het principe 'schrijven is schrappen' toegepast?
• Vervagende voorzetsels: Heb ik uitdrukkingen als 'ten aanzien van', 'ten behoeve van', en 'naar aanleiding van', vervangen door eenvoorzetsel of een ander, korter woord?

Tot slot is bij de schrijfstijl het gebruik van vaktermen zeer belangrijk. Dit is afhankelijk van de doelgroep van je rapport. Voor een doelgroep met een laaggeschoolde achtergrond betreffende het onderwerp, is het van belang dat niet te veel vaktermen worden gebruikt. Dit in tegenstelling tot een geschoolde- of beroepsdoelgroep, waarbij het gebruik van vaktermen juist geprezen word om misverstanden te voorkomen.
Ook moet er bij de stijl worden gelet op de zogenaamde 'woordmonotonie'. Dit wil zeggen dat er niet teveel dezelfde woorden in de tekst mogen staan.

D. Vormgeving
Bij de vormgeving zijn de volgende zaken belangrijk:

• Is mijn tekst globaal te lezen?
• Hebben hoofdstukken, titels van paragrafen en subparagrafen duidelijke informatieve titels?
• Heb ik gelet op een juiste spelling, de voorkeurspelling dus?
• Ziet mijn stuk er verzorgd uit: zijn de pagina's genummerd, zijn er brede marges, zitten er geen typefouten in mijn tekst, en dergelijke.