Coördinatiemechanismen van Mintzberg

Coördinatie is de wijze waarop de taakuitvoeringen op elkaar worden afgestemd. Organisatiekundige Mintzberg onderscheidt zes coördinatiemechanismen: direct toezicht, onderlinge afstemming, standaardisatie van werkprocessen, standaardisatie van resultaten, standaardisatie van kennis en vaardigheden en standaardisatie van normen en waarden. Welke organisatiestructuur het beste is, hangt samen met de contingentiefactoren. De "fit" met het organisatieontwerp wordt "organisational fit" genoemd.

Organisational fit & contingentiefactoren

Welke organisatiestructuur het beste is, hangt af van verschillende contingentiefactoren, zoals de grootte van de organisatie, de levensfase, de strategie, de organisatieomgeving (intern en extern) en de gebruikte technologie. We onderscheiden de volgende contingentiefactoren:

• Grootte
• Omvang, leeftijd, cultuur
• Strategie
• Technologie
• Omgeving

De “fit” van het organisatieontwerp met de contingentiefactoren wordt de organisational fit genoemd.

Coördinatie

Coördinatie is de wijze waarop de taakuitvoeringen op elkaar worden afgestemd. Er zijn verschillende mechanismen te onderscheiden.

Coördinatiemechanismen van Mintzberg

Met coördinatiemechanisme bedoelt Mintzberg de manier waarop men in een organisatie de taakuitvoering van de medewerkers op elkaar afstemt. Mintzberg onderscheidt zes coördinatiemechanismen.

• Direct toezicht. Hiervan is sprake als een leidinggevende continu contact heeft met zijn ondergeschikten en ze aanstuurt door rechtstreeks gegeven opdrachten.
• Onderlinge afstemming. Werknemers coördineren elkaar zelf zonder de leiding.
• Standaardisatie van werkprocessen. Werkprocessen verlopen volgens standaardprocedures.
• Standaardisatie van resultaten, zoals winst, omzet.
• Standaardisatie van kennis en vaardigheden. Mensen worden via training en opleiding afgestemd: dit vermindert de afstemmingsbehoefte
• Standaardisatie van normen (voornamelijk bij ideologische organisaties, zoals het Leger des Heils)

Andere coördinatiemechanismen

• Regels en procedures. Als er prioriteiten gesteld moeten worden, kan een manager terugvallen op regels en procedures die gelden.
• Hiërarchie. Leidinggevenden voelen zich op grond van hun functie geroepen om ondergeschikte werknemers en middelen op elkaar af te stemmen.
• Verbindingspersonen. Verbindingspersonen zorgen voor een snelle oplossing van problemen. Een voorbeeld van een verbindingspersoon is een decaan.
• Werkgroepen. Werkgroepen richten zich op de coördinatie van een bepaald aandachtsgebied.

Centralisatie versus decentralisatie

Decentralisatie is het patroon waarbij autoriteit naar een lager niveau wordt geschoven (delegeren). Bij centralisatie wordt de autoriteit geconcentreerd in de top van een onderneming.

Business process redesign (BPR)

Business process redesign (BPR), ook wel re-engineering genoemd, vermindert bureaucratie en maakt de organisatie flexibeler. Volgens de bedenkers Hammer en Champy zouden bedrijfsprocessen de basis moeten vormen voor de organisatiestructurering. Er moeten zo min mogelijk verschillende afdelingen en mensen aan een product of dienst werken, omdat dit de vraag naar coördinatie versterkt.