Opruimen van de werkplek met 5S

Je werkplek is de plaats waar je een groot deel van de dag doorbrengt. Logisch dus dat je in de loop der tijd veel zaken bewaard, zoals documenten, visitekaartjes, pennen en stiften, boeken. Zeker wanneer het uit het zicht wordt bewaard, bijvoorbeeld in je ladeblok onder het bureau, valt het niet op dat je verzameling flink uit kan dijen. Pak het aan: ruim gestructureerd op met 5S. Je werkplek is de plaats waar je een groot deel van de dag doorbrengt. Logisch dus dat je in de loop der tijd veel zaken bewaard, zoals documenten, visitekaartjes, pennen en stiften, boeken. Zeker wanneer het uit het zicht wordt bewaard, bijvoorbeeld in je ladeblok onder het bureau, valt het niet op dat je verzameling flink uit kan dijen. Pak het aan: ruim gestructureerd op met 5S

Een 5S sessie kan je helpen op een gestructureerde wijze jouw werkplek weer op orde te brengen en te houden. Zeker wanneer je het gezamenlijk aanpakt met je collega’s, kan er een ordentelijke kantooromgeving ontstaan. Dit werkt aanzienlijk prettiger, dingen zijn makkelijker te vinden, en het oogt beter. Waar staat 5S voor en hoe ga je te werk? Dat wordt beschreven in dit artikel

Waar staat het voor: 5S?

De methode 5S is gebaseerd op 5 stappen. Het is een onderdeel uit het Lean concept en is ontwikkeld in de Japanse productie industrie. De stappen uit de gestructureerde, gestandaardiseerde aanpak van schoonmaken hebben Japanse namen die allen beginnen met een S (vandaar 5S). Er zijn ook Nederlandse benamingen bedacht met beginletter S:

• Scheiden (Japan: Seiri)
• Schikken (Japan: Seiton)
• Schoonmaken (Japan: Seisō)
• Standaardiseren (Japan: Seiketsu)
• Systematiseren (Japan: Shitsuke)

Het gestructureerd opruimen van de werkomgeving heeft als doelen:

• Creëren en onderhouden van een georganiseerde, opgeruimde en efficiënt ingerichte werkplek, wat de basis is voor geoptimaliseerde werkprocessen.
• Nauwgezette evaluatie van je werkomgeving wanneer normale condities overheersen.
• Direct integratie en deelname van alle medewerkers om zo een gevoel van verantwoordelijkheid te genereren dat op de lange termijn standhoudt.

Stap 1: Scheiden

De eerste stap maakt direct een aanzienlijk impact: je gaat alle spullen scheiden van elkaar op basis van de criteria:

• Laten staan
• Overbodig
• Weggooien

Vanzelfsprekend laat je de spullen staan die echt noodzakelijk zijn voor de werkplek. Bijvoorbeeld zonder je computer kun je waarschijnlijk niet werken. Spullen die je al een tijd niet hebt gebruikt, maar wellicht hergebruikt kunnen worden (door een collega), die zijn overbodig. Denk bijvoorbeeld aan een boek, of een bureaulamp die je zelden gebruikt. Spullen die defect zijn, of totaal geen waarde hebben, bijvoorbeeld documenten die al jaren oud zijn, die gooi je weg.

De meest handige aanpak is het creëren van een vrije ruimte in het kantoor of werkruimte. Zet twee grote vlakken af, bijvoorbeeld door middel van een groot vel papier of tape. Eén vlak krijgt de naam: Weg, het andere vlak: Overbodig. Nu ga je aan de slag en ga je de spullen scheiden. Verplaats fysiek de spullen die weg kunnen naar het daarvoor benoemde vlak. En de spullen die je zelf niet meer nodig hebt, maar wellicht nog elders dienst kunnen doen, naar het vlak: Overbodig. Door fysiek verplaatsing wordt er echt iets in beweging gezet. Een alternatief is werken met gekleurde stickers, maar daarbij mis je het effect van het fysieke scheiden.

De spullen binnen het vlak: Overbodig worden nogmaals bekeken. Heeft niemand behoefte aan de spullen? Dan weggooien! Je kunt een bepaalde periode hanteren, welke anderen kunnen gebruiken om te kijken wat er tussen staat. Is de periode voorbij, dan zijn de spullen die daar nog staan zeer waarschijnlijk echt niet nodig: weg ermee!

Tip: Probeer te voorkomen dat alsnog veel wordt opgeslagen in het magazijn. Hanteer de stelregel: bij twijfel, weg! Oftewel "When in doubt, move it out!"

Stap 2: Schikken

De tweede stap is het schikken van de spullen die je echt nodig hebt voor het kunnen uitvoeren van je werk. Geef zaken een vaste plek, zodat je het altijd terug kunt vinden. En ook anderen kunnen dit! Markeer eventueel de plaats waar iets komt te staan. Een klassiek voorbeeld van een geschikte werkplek is het bord waarop gereedschap komt te hangen. Teken met een potlood de omtrek van het stuk gereedschap op het bord. Er bestaat geen twijfel meer waar dan de hamer of de zaag moet hangen!

Tip: Gebruik kleuren voor het markeren. Visuele markering werkt het best, en is voor iedereen te begrijpen. Door deze lijn zie je in één oogopslag dat er een ordner ontbreekt en waar deze behoort te staan.

Stap 3: Schoonmaken

De derde stap betreft het fysiek schoonmaken van de werkplek en werkomgeving. Definieer per gebied de doelstelling van het opruimen. Maak een begrijpbaar schema en verspreid dit. Definieer de verantwoordelijkheden voor de betrokkenen en eveneens de procedures voor reguliere schoonmaak. Rooster inspecties in en bepaal de doelen hiervan.

Stap 4: Standaardiseren

De vierde stap bevat het creëren van een consistente procedure voor die zaken die periodiek/dagelijks moeten worden uitgevoerd, zoals scheiden, schikken en schoonmaken. "Doe alles wat je doet op de juiste wijze, altijd!" Door gestandaardiseerde procedures zijn verrassingen tot een minimum beperkt. Maak de procedures een vast onderdeel van het dagelijkse werk.

Stap 5: Systematiseren

Een éénmalige grote schoonmaak van de werkomgeving is nimmer verspilde moeite. Echter, voor een blijvend resultaat is borging nodig. De vijfde en laatste stap is het systematiseren. Oftewel het borgen van de andere stappen: zorg voor behoud en continuïteit, het altijd volgen van de gestandaardiseerde procedures. Hiervoor kun je gebruik maken van hulpmiddelen zoals controlelijsten of audits op orde en netheid. Presenteer de resultaten aan de betrokkenen.

Tip: Maak foto's van de werkomgeving en werkplekken vóór en ná de 5s actie.

Een 5S actie is geen doel op zich. Het gaat om het resultaat, immers een georganiseerde, schone en efficiënte werkplek:

• is meer productief
• veroorzaakt minder problemen en verlies van informatie
• verbetert het vermogen om te voldoen aan de planning
• is een meer betrouwbare en meer veilige werkomgeving