Besluitvorming in een organisatie

In een organisatie moeten enorm veel beslissingen worden genomen. Het nemen van besluiten gaat niet zomaar, daarom zijn er voor het nemen van besluiten een aantal besluitvormingsregels ontwikkeld. Er zijn ook verschillende besluitvormingsmethoden ontwikkeld, en hulpmiddelen daarbij.

Besluitvorming

Besluitvorming is een proces waarbij men een keuze maakt uit alternatieven. Iedereen heeft te maken met besluitvorming, en veel ook. Een onderneming neemt elke dag kleine en grote beslissingen, die individueel of met een groep genomen kunnen worden. Een individueel besluit wordt genomen door de functionaris die daartoe bevoegd is, het nemen van die besluiten hoort bij zijn functie. Een gezamenlijk besluit wordt genomen door een groep, nadat daar over overlegd is. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen inspraak en medezeggenschap.

Inspraak wil zeggen dat iedereen zijn mening over een bepaalde kwestie kan geven, en de beslisser rekening houdt met die opvattingen. De hele groep is erbij betrokken, maar de uiteindelijke beslissing wordt door één functionaris genomen.

Medezeggenschap betekent dat de leden van de groep ieder een beslissende stem hebben in de besluitvorming, waar de beslisser niet om heen kan. Een groep kan bijvoorbeeld stemmen, of een verkiezing opstellen.

Fasen van besluitvorming

Bij besluitvorming worden vier fasen doorlopen.

1. Onderwerp vaststellen

Het onderwerp van de besluitvorming wordt vastgesteld. Dit onderwerp kan gaan over een probleemstelling of kansbenutting. Er is sprake van een probleem als er een verschil bestaat tussen de werkelijke en wenselijke situatie. Bij kansbenutting is er geen sprake van een wenselijke situatie, en doet zich een kans voor en die kan wel of niet benut worden.

2. Alternatieven verzamelen

Als er een besluit genomen moet worden is er altijd sprake van twee of meer alternatieven. Des te meer alternatieven, des te zorgvuldiger de afweging wordt. Er kan gebruik worden gemaakt van bestaande alternatieven, of er kunnen nieuwe alternatieve worden ontwikkeld.

3. Gevolgen van alternatieven aangeven

In deze fase wordt er kritisch gekeken naar de haalbaarheid van elk alternatief, waarbij de gevolgen per alternatief worden vastgelegd. Er wordt een overzicht gemaakt van voor- en nadelen, en de mogelijke resultaten (bijvoorbeeld winst) worden geschat.

4. Keuze maken

In de laatste fase wordt het feitelijke besluit genomen door het beste alternatief te kiezen. De keuze die gemaakt wordt is gebaseerd op de besluitvormingsregels, -methoden en hulpmiddelen.

Besluitvormingsmethoden

Besluiten kunnen voortkomen uit verschillende methoden.

Intuïtieve methode

Hierbij wordt een besluit genomen op gevoelsmatige, niet-rationele grond. Intuïtieve besluitvorming wordt gezien als gedurfd ondernemerschap, maar kan ook totaal verkeerd uitpakken. Omdat er geen afweging van argumenten plaatsvindt is het moeilijk de oplossing aan andere uit te leggen, waardoor een sterke vertrouwensbasis nodig is. Ervaring speelt hierbij een belangrijke rol.

Ervaringmethode

Bij de ervaringsmethode besluit iemand op basis van ervaringen in soortgelijke gevallen. Het nadeel hieraan is inflexibiliteit. Het komt namelijk vaak voor dat beslissingen genomen worden omdat ze altijd zo werden genomen. Dit hoeft niet altijd de juiste beslissing zijn, want situaties veranderen.

Rationeel-systematische methode

Hierbij wordt een besluit genomen op grond van verstandelijke afwegingen en systematische keuze voor het beste alternatief. Een nadeel daaraan is dat er veel tijd nodig is om voor te bereiden en te overleggen. Een voordeel is dat deze methode zich heel goed leent voor gezamenlijke besluitvorming.

De besluitvormingsregels

Het is in een organisatie belangrijk om van te voren vast te stellen hoe het besluit genomen zal worden. Hiervoor bestaan verschillende besluitvormingsregels.

Eenmansbesluit: één functionaris neemt een besluit neemt op grond van de aan hem toegewezen bevoegdheden.

Minderheidsbesluit: de minderheid van een groep neemt het besluit, wanneer de meerderheid geen mening of geen bezwaar heeft.

Meerderheidsbesluit: de meest voorkomende manier van besluiten. Hierbij geldt ‘de meeste stemmen gelden’.

Unanimiteit: iedereen moet het onvoorwaardelijk met het besluit eens zijn. Zo niet, dan volgt een heroverweging en in het uiterste geval wordt er geen beslissing genomen. Dit principe is nauwelijks bruikbaar voor grote groepen, bij kleine groepen kan het wel werken.

Consensus: de meerderheid neemt een besluit op voorwaarde dat de minderheid het besluit accepteert.

Veto: bij vetorecht kan één deelnemer, zelfs zonder argumenten te geven, een besluit tegenhouden.