Draaiboek maken

Een draaiboek is een script waarin tot detail beschrijven staat wie welke taken heeft, wat er moet gebeuren en welke middelen daarvoor nodig zijn. Het maken van een draaiboek kan voorafgaand aan een evenement, festival, bruiloft, persconferentie of bruiloft. Bij televisie wordt er standaard gewerkt met een draaiboek. Uit welke onderdelen bestaat een draaiboek?

De functie van een draaiboek

Tijdens het organiseren van een feest of evenement kun je alle taken en werkzaamheden ordenen en verdelen door het maken van een draaiboek. Een goed lopend programma valt of staat namelijk met een goede voorbereiding en afstemming tijdens het evenement. Het draaiboek dwingt de commissie om na te denken over de wijze waarop het evenement wordt vormgegeven.
In een draaiboek maak je met je team afspraken over het doel, de doelgroep en de boodschap van het evenement. Je kunt er ook voor kiezen om twee draaiboeken te maken: een uitgebreide versie voor de betrokken medewerkers en een beknopte, voor de leveranciers.

Plan van aanpak

Het plan van aanpak maakt onderdeel uit van een draaiboek. Een plan van aanpak heeft de volgende onderdelen:

• Wat wil je organiseren
• Het doel: wat wil je bereiken
• De doelgroep
• De boodschap
• De planning

Draaiboek maken

In een draaiboek staat van uur tot uur beschreven wat er gaat gebeuren, op welke locatie en wie waar verantwoordelijk voor is. Ook is er een kolom voor de bijzonderheden. Hierin is ruimte om extra informatie over een bepaalde taak te geven.

Per kolom neem je de volgende zaken op:

• Wanneer (Tijd)
• Waar (Plaats)
• Wie (verantwoordelijke voor een bepaald onderdeel)
• Wat (Activiteit/programma/onderdeel)
• Bijzonderheden of aantekeningen

Naast de specifieke planning, de uitgebreide beschrijving van het kernprogramma, bevat een draaiboek ook een algemeen deel. Het algemene deel bevat informatie die medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren. Stel een lijst op met alle medewerkers en betrokkenen. Vergeet niet om hun contactgegevens (telefoonnummer) en functie te vermelden. Wijs één persoon aan die de regie in handen heeft.

Operationele vergadering

Als je een evenement organiseert, is er een grote kans dat veel medewerkers elkaar niet kennen. Het is verstandig om voorafgaand aan het evenement een operationele vergadering te organiseren voor alle betrokken medewerkers.