Time-management: verhoog je productiviteit en efficiëntie

Hoe besteed jij je werktijd? Merk je ook dat anderen meer tijd lijken te hebben voor andere dingen dan jij? Vaak denk je dan dat de ander gewoon lui is, maar het tegendeel kan ook waar zijn: de ander werkt gewoon efficiënter en is daarom productiever in minder tijd. Ze hebben het begrip "time-management" goed onder de knie. Dit kan jij natuurlijk ook, als je allereerst begint met de volgende zaken op orde te krijgen:

Nodige materialen

• Een "to-do lijst", oftewel een boekje of map waar je je taken/werkzaamheden die binnenkomen in opschrijft
• een pen en marker: pen om alles op te schrijven en een marker om voltooide taken mee af te strepen
• ordners / plastic mapjes / plastic bakjes: om je paperassen te kunnen ordenen
• perforator, nietmachine, plakband, etc. dit is eigenlijk wel waar een standaard bureau-uitrusting uit zou moeten bestaan

Zorg voor een opgeruimde werkplek

Teveel paperassen op je bureau kan bewust of onbewust voor innerlijke onrust zorgen. Hier wil je een nieuwe werkdag niet mee beginnen! Ruim je bureau aan het einde van de werkdag keurig weer op zodat je de volgende dag met een goede gemoedsrust kunt beginnen.Je kunt je bureau makkelijker opruimen als je je paperassen geordend hebt en de daarvoor benodigde mapjes en bakjes gebruikt.

• Zet de taken die je krijgt eens op een rijtje en deel ze in categorieen in, zoals: correspondentie, vergaderingen, actiepunten, facturen,etc.
• Maak van deze categorieën mapjes, ordners of bakjes aan waar je ze in op kunt bergen en je ze niet op je je bureau hoeft te laten liggen, dit leidt alleen maar af.
• Voor je taken tezamen kun je een takenlijst of "to-do lijst" bijhouden, waar je je taken op een rijtje zet zodat je niet bang hoeft te zijn om iets te vergeten.
• Heb je in je baan veel verschillende taken met verschillende deadlines of urgente zaken, dan kun je ook bijvoorbeeld aparte bakjes aanmaken met "lopende taken" , "prioriteit" , "urgent", etc. Deze helpen je om te onthouden welke bepaalde taken je eerst moet afhandelen.

Omgaan met emails

Lengte van de emails

Allereerst is het beter om je email notificatie uit te zetten. Dit leidt je vaak af van je bezigheden, vooral als je geconcentreerd bezig moet zijn. Begin je dag met het doorspitten van nieuwe emails:

• Korte emails die je snel kunt beantwoorden kun je het beste meteen afhandelen.
• Emails die langere tijd vergen kun je in je takenlijst bijschrijven met de datum erbij waarop je de email kreeg en eventueel wanneer er een antwoord moet komen of de taak af moet zijn.
• Staat er in de email veel details, print deze dan uit en doe deze in een aparte map. Op deze manier houdt je je taken en emails bij in een lijstje en mis je er geen.

Tijd van beantwoorden

Wat de inbox zelf betreft:

• Kies bepaalde tijdstippen zoals 'smorgens en 'smiddags na de lunch, waar je je emails bijwerkt. Vervolgens zet je je email weer uit en kun je verder met de opgekregen taken.
• Doorgaans is het beleefdheidsvorm om emails net zoals gewone brieven binnen 2 á 3 werkdagen te beantwoorden. Pas deze regel eens toe, en stress jezelf niet door elke email die binnenkomt ook meteen weer weg te willen sturen.

Denk hieraan: als het echt dringend is dan komen ze wel persoonlijk bij je langs of bellen ze direct met je in plaats van het per email te versturen.

Geen onnodige emails ontvangen

Om je zakelijke emails goed te kunnen overzien, is het beter om bepaalde email die je krijgt van social media, nieuwsbrieven, blogs, etc. niet in deze inbox te ontvangen. Maak hiervoor liever een apart email account aan of stuur ze naar je prive emailadres Dit zorgt ervoor dat de emails die binnenkomen ook daadwerkelijk met je werk te maken hebben en je niet zullen afleiden. Zorg ook voor een goede spam filter zodat spam mails niet in je inbox terecht komen.

Productief werken

Bedenk bij jezelf op welke momenten van de dag je het productiefst bent en wanneer juist niet. Deel nu je taken als volgt in:

• De moeilijkste en concentratie-eisende taken doe je in je meest productieve periode.
• De makkelijkere en lagere prioriteits taken doe je wanneer je minder productief bent.
• Bedenk aan het begin van de dag welke taken je in ieder geval af wilt maken en concentreer je je dan vooral daar op .
• Begin met één taak tegelijk en maak deze ook af voordat je aan een nieuwe taak begint.

Pauzes

Pauze houden is belangrijk want op deze manier kun je je gedachten op een rijtje zetten of je gedachten juist even leegmaken. Mocht je echter geconcentreerd met een taak bezig zijn of je je net productief voelen, laat je dan juist niet afleiden of verleiden tot het nemen van een pauze! Het is dan beter om dan je pauze wat later te nemen. Zou je tussendoor toch een pauze nemen, kan het zijn dat je weer terug op kantoor helemaal je concentratie of productiviteit kwijt bent, en het dan langer duurt voordat je je werk afkrijgt.

Mocht je al deze regels in acht nemen, dan heb je al een goede structuur in je dag en ben je al een stuk efficiënter.