Hoe schrijf ik een formeel Plan van Aanpak?

In het projectmanagement is het erg belangrijk om een project duidelijk en uitgebreid neer te zetten. In dit artikel wordt beschreven uit welke onderdelen het Plan van Aanpak moet bestaan en welke inhoud deze moet hebben.

De inhoud van het Plan van Aanpak

Een volledig Plan van Aanpak bevat de volgende onderdelen:

• Voorblad
• Inhoudsopgave
1. Achtergronden
2. Projectopdracht
3. Projectactiviteiten
4. Projectgrenzen
5. Producten
6. Kwaliteit
7. Projectorganisatie
8. Planning
9. Kosten en baten
10. Risico’s
• Bijlagen

Voorblad

Het voorblad mag is in principe vrij vorm te geven. Zorg wel dat er op het voorblad in ieder geval de naam(en) staan van degene die het hebben opgesteld. Vermeld ook het bedrijf, de datum met dag en de plek, bijvoorbeeld:

Bedrijf: Voorbeeld B.V.

Amsterdam, donderdag 17 maart 2011

Opgesteld door:
Piet van Vliet
Sjaak Bonestaak

Vermeld ook waar het Plan van Aanpak over gaat. Is het project bijvoorbeeld een marktonderzoek dat uitgevoerd gaat worden, zet dan ook ergens op het voorblad ‘’Marktonderzoek’’ neer. Uiteraard moet het voorblad de titel ‘’Plan van Aanpak’’ hebben.

Inhoudsopgave

De inhoudsopgave verwijst naar alle hoofdstukken die genummerd zijn en de bijlagen. Een eventuele inleiding en de inhoudsopgave zelf vermeld je nooit in de inhoudsopgave!

Het is aan te raden, als het PvA geschreven wordt in Office Word 2007 of later, om een automatische inhoudsopgave te gebruiken. Doormiddel van hoofdstukverdeling door koppen, kan de inhoudsopgave automatisch worden bijgewerkt.

Zorg dat een hoofdstuk nooit verder wordt onderverdeeld in het derde niveau van koppen. Een hoofdstuknummer zoals 2.2.1 is toegestaan, maar een niveau lager zoals 2.2.1.1 is niet toegestaan en is ook niet formeel. Indien dit toch het geval is moet je zorgen dat de inhoud anders verdeeld wordt.

Hoofdstuk 1: Achtergronden

Waar (in welke omgeving) speelt het project zich af?

Zorg ervoor dat in dit hoofdstuk de project vermeld wordt; kies hiervoor een pakkende naam! Vermeld verder de opdrachtgever, de opdrachtnemer en de stakeholders in dit hoofdstuk.

Hoofdstuk 2: Projectopdracht

Waarom doen we het project en wat is het eindproduct?

Zet in dit hoofdstuk de projectopdracht uitgebreid neer. Doe dit doormiddel van een doelstelling en een probleemstelling van het project. Vermeld na deze informatie ook de (verwachte) projectresultaten en evt. een Programma van Eisen.

Hoofdstuk 3: Projectactiviteiten

Wat moeten we doen om het resultaat te behalen?

Vermeld in dit hoofdstuk de taken neer die worden uitgevoerd tijdens het project. Neem de voorbereiding ook op in de activiteitenlijst. Zorg ervoor dat de activiteiten een groepstitel hebben, zoals bijvoorbeeld: ‘’Opstellen van plan van aanpak’’. Zorg ook dat de activiteiten op hetzelfde niveau zitten, niveaus kunnen bijvoorbeeld zijn: fase, groep en activiteit.

Hoofdstuk 4: Projectgrenzen

Wat doen we nog nét wel en wat niet meer?

Vermeld duidelijk de ‘’scope’’ van het project. Dit houdt in: alles wat binnen het project valt. Baken het project goed af en stel ook de randvoorwaarden op.

Hoofdstuk 5: Producten

Wat zijn de tussenproducten?

Alle (tussen)producten leveren het projectresultaat zoals gewenst door de opdrachtgever. Vermeld in dit hoofdstuk de eindproducten, maar ook alle tussenproducten.

Hoofdstuk 6: Kwaliteit

Hoe zorgen we voor de kwaliteit van de (tussen)producten?

Beschrijf in dit hoofdstuk de kwaliteit van de eind- en tussenproducten. Geef ook aan welke controles er worden uitgevoerd om de kwaliteit te waarborgen. Denk hierbij aan terugkoppelen, afwijkingen en normen & technieken.

Hoofdstuk 7: Projectorganisatie

Wie doet er mee en hoe werken we samen?

Vermeld in dit hoofdstuk de projectorganisatie, zoals de projectleider en de projectleden. Geef de beschikbaarheid en de bevoegdheden van de deelnemers aan. Geef ook aan hoe je rapporteert, dus verantwoording aflegt.

Hoofdstuk 8: Planning

Wanneer gaat wie wat doen?

Gebruik de activiteiten uit hoofdstuk 3 en zet deze uit in een activiteitentabel. Voeg hierbij de doorlooptijden en de uitvoerenden van de activiteiten toe! Eventueel kan je ook een netwerkplanning of een strokenplanning maken.

Hoofdstuk 9: Kosten en baten

Wat kost het project en wat levert het op?

Denk aan de volgende kosten: mensuren, hulpmiddelen, exploitatiekosten en onvoorziene uitgaven.
Denk aan de volgende opbrengsten(baten): directe kostenbesparing, hogere kwaliteit, betere service en gemotiveerder personeel.

Hoofdstuk 10: Risico’s

Waardoor kan het project mislukken?

Neem in dit hoofdstuk zowel de interne als de externe risico’s op. Interne risico’s zijn bijvoorbeeld: lange doorlooptijd, onervarenheid, ongeschikte projectleider, onvoldoende kennis, beschikbaarheid enzovoort. Externe risico’s zijn bijvoorbeeld: onvoldoende medewerking, onduidelijke projectgrenzen, afhankelijkheid, wijziging in samenstelling van de projectgroep enzovoort.

Bijlagen

Hierin staan de eventuele bijlagen van het Plan van Aanpak. Geef de bijlagen geen hoofdstuknummering! Verwijs in de tekst duidelijk naar de desbetreffende bijlage, bijvoorbeeld: ‘’zie bijlage 1: Planning’’.