Effectief vergaderen: 33 tips voor een zinvolle meeting

Hoe vaak heb jij vergaderingen en hoe vaak dommel je even weg? Effectief vergaderen is nog een hele opgave. Velen zijn chaotisch, doelloos, tijdsverspilling of alles drie. Toch kan vergaderen best zinvol zijn, als het maar effectief gebeurt. Wil jij meer actieve bijdragen en minder inactieve luisteraars tijdens een overleg, zonder mensen die zich afvragen wat ze daar in hemelsnaam doen? Oftewel: Hoe wordt jouw meeting weer efficiënt?

Wat is effectief vergaderen?

Vergaderen is niet bij elkaar zitten om eens lekker te babbelen. Helaas zijn er te veel en te lange vergaderingen waarbij veel gepraat wordt en er maar weinig uitkomt. Een effectieve vergadering is precies het tegenovergestelde: alleen als het noodzakelijk is, wordt er kort en bondig gesproken. Het eindigt met duidelijke actiepunten.

Waar is vergaderen goed voor?

Er zijn verschillende redenen om wel te vergaderen. Bij een versnipperde informatievoorziening is het handig deze mensen bij elkaar te brengen. Zo krijgt iedereen makkelijk toegang tot alle informatie.

Ook bij besluiten nemen is vergaderen handig. Zeker als het team het besluit moet uitvoeren, is het handig als zij inbreng hebben en erachter staan. Ook als er conflicten rondom een beslissing zijn, kan een vergadering effectief zijn om de neuzen één kant op de krijgen.

Brainstormen en ideeën bedenken kan ook reden zijn voor een overleg. Alhoewel een brainstorm met een groep niet zo goed werkt, kan ideeënuitwisseling wel zinvol zijn.

Wanneer kun je beter niet vergaderen?

Vergaderen is niet altijd even zinvol. Bij korte vragen bijvoorbeeld. Of als de informatie of vragen maar één persoon of een kleine groep betreffen. Dit kan beter in de wandelgang of op kantoor worden geregeld.

Ook informatieve mededelingen hoeven niet altijd in een vergadering worden behandeld. Een mailtje of misschien een interne videoboodschap brengt de informatie ook over. Werknemers met vragen kunnen langskomen tijdens een inloopuurtje.

Tips voor een effectieve vergadering: Voor de meeting

Tip 1: Geen wekelijkse standaardvergadering

Schaf de wekelijkse vergadering af. Deze vergadering is vaak standaard ingepland en er wordt vergaderd om het vergaderen. Deze vrijblijvende vergaderingen waar je wel ziet wat er besproken wordt worden al snel een tijdsverspilling.

Tip 2: De benodigde tijdsduur
Heel vaak wordt er standaard een uur genomen voor een vergadering. Maar is dat ook echt nodig? Misschien kan het ook in een half uur. Of kun je groepjes van 4 tot 6 mensen uitnodigen om in 15 minuten hun visie te geven op een probleem.

Tip 3: Wat is het doel van de meeting?

Als je een vergadering plant, is het belangrijk om te weten wat je wilt bereiken. Wil je een beslissing nemen, brainstormen of mededelingen doen? Dit kan soms per agendapunt verschillen, maar zonder duidelijk doel wordt het al snel te vrijblijvend.

Tip 4: Wie nodig je uit?

De hele afdeling uitnodigen is overbodig als er een IT-kwestie besproken wordt. Denk na over wie iets kunnen bijdragen aan de kwestie. Hebben zij al eerder iets bijgedragen en was dat nuttig? Nodig alleen de mensen uit waarvoor de vergadering prioriteit heeft.

Tip 5: Laat mensen gaan

Stel dat je een aantal belangrijke mededelingen hebt die voor de hele afdeling gelden. Daarna wil je een besluit nemen over de marketingstrategie. Door iedereen te laten zitten verspil je de tijd van 90% van de aanwezigen. Door alleen je marketingmensen te laten zitten na de belangrijke mededelingen, creëer je een effectieve vergadering.

Tip 6: Geef mensen de optie om te komen

Weet je niet zeker voor wie de vergadering interessant is, maar ben je duidelijk over je doel? Stuur dan een vrijblijvende uitnodiging. Iedereen die het betreft kan aanwezig zijn en de mensen voor wie het geen prioriteit heeft kunnen doorwerken. Een tussenoplossing is een handjevol mensen vragen te komen en de rest een vrijblijvende uitnodiging te sturen.

Tip 7: Plan een conference call

Komen mensen van verschillende plekken? Dan is telefonisch vergaderen misschien handiger. Dit reduceert de reistijd aanzienlijk en is tijdsefficiënt.

Tip 8: Maximaal 1,5 uur

Je voor een langere tijd concentreren is een behoorlijke uitdaging. Op den duur verlies je je aandacht, droom je weg en sommigen vallen zelfs in slaap. Dit komt de productiviteit niet ten goede. Hoe langer je vergadert, hoe inefficiënter het wordt.

Tip 9: Een duidelijke agenda

De agenda bevat de punten die aan bod komen tijdens de meeting. Het staat in het verlengde van het doel: het brengt structuur aan en is actiegericht. Een voorbeeld daarvan is ‘Beslissen: rode of blauwe stoelen?’ in plaats van ‘bespreken welke kleur stoelen we kiezen’.

Neem een tijdsplanning op met tijdspunten per agenda punt. Geef ook aan van wie je een bijdrage verwacht, zodat mensen individueel aangesproken kunnen worden.

Tip 10: Schaf de rondvraag af (‘wat verder ter tafel komt’ – w.v.t.t.k.)

Wat gebeurt er als je dit doet? Er komt veel willekeurige informatie die voor maar één of twee mensen interessant is, maar de tijd van de rest verdoet. Het is beter als deze twee mensen elkaar naderhand even opzoeken. Daardoor wordt de vergadering efficiënter.

Tip 11: Een goede voorbereiding

Sommige agendapunten hebben wat meer achtergrondinformatie nodig. Om te voorkomen dat alle genodigden deze zelf moeten opzoeken, is het handig in maximaal één A4'tje de belangrijkste informatie samen te vatten. Zo kunnen deelnemers zich ook efficiënt voorbereiden.

Tip 12: Individuele voorbereiding

Voorbereiding is het halve werk voor een effectieve meeting. Zonde van de tijd als iedereen ter plekke nog geïnformeerd moet worden. Daarom is het belangrijk dat iedereen weet dat individuele voorbereiding verwacht wordt. Om hierin te assisteren kun je een samengevat A4'tje schrijven (tip 11), maar ook mensen vooraf vragen na te denken over een beslissing of individueel te brainstormen over ideeën. Hierdoor krijg je actievere bijdragers en minder inactieve luisteraars.

Tip 13: Een goede locatie

Waar je vergadert is belangrijk. Randvoorwaarden zijn bijvoorbeeld dat de ruimte groot genoeg is, niet te lawaaierig of te koud/warm/vochtig. Als er mensen van buiten het bedrijf komen zijn bereikbaarheid en parkeergelegenheid een issue. Denk ook na over de plaats waar je wilt vergaderen: in-house of misschien een externe locatie?

Tip 14: Praktische zaken zijn vooraf geregeld

Niets is zo irritant als dat je binnenkomt voor een bespreking en de tafels en stoelen staan nog in de hoek opgestapeld. De eerste 10 minuten gaan verloren aan alles opzetten.

Het is de taak van één persoon (meestal de voorzitter) om alles klaar te zetten voordat de vergadering daadwerkelijk begint. De ruimte moet gereserveerd zijn, er moeten genoeg stoelen zijn voor iedereen en koffie/thee/water moet klaarstaan.

Tip 15: Een passende opstelling
De opstelling in een vergaderzaal heeft een groot effect op de bijdragen van de participanten. Een theateropstelling met podium is handig voor een presentatie en informatieoverdracht, maar niet voor bijdragen uit het publiek. Een ronde tafel zorgt voor een gevoel van gelijkheid tussen mensen. Een kring van stoelen is handig voor een (informele) brainstormsessie. Vraag jezelf af welke opstelling bij jouw doel past.

Tip 16: Staand vergaderen

Zeker bij bedrijven waar mensen al veel zitten, kan een staande vergadering slim zijn. Omdat mensen graag weer willen gaan zitten, vergaderen ze effectiever wat een tijdswinst oplevert. Bovendien blijven mensen door de actieve houding beter bij de les en is het gezonder dan de hele dag zitten.

Tip 17: Een aangewezen voorzitter en notulist

De voorzitter is degene die alles regelt vooraf en structuur houdt tijdens de vergadering. De notulist zorgt ervoor dat alles opgetekend wordt en verstuurd naar de juiste personen. Wijs deze mensen voor de vergadering aan, zodat er geen tijd verloren gaat om vast te stellen wie deze taken op zich neemt.

Tips voor een effectieve vergadering: Proceszaken

Tip 18: Procesafspraken

Zorg dat duidelijk is hoe vergaderingen in jouw bedrijf verlopen. Stel regels op. Zo weet iedereen wat er van hem verwacht wordt en kunnen mensen elkaar onderling hierop aanspreken. Denk bijvoorbeeld aan regels als ‘geen telefoon tijdens de bespreking’, ‘agendapunten worden vooraf ingestuurd’, ‘we praten niet door elkaar’.

Tip 19: Hoe besluit je iets?

Een belangrijk onderdeel van het proces is dat duidelijk is hoe beslissingen genomen worden: democratisch (meeste stemmen gelden), unaniem (iedereen moet het eens zijn) of autocratisch (één persoon beslist)? Duidelijkheid zorgt voor effectievere besluitvorming en voorkomt irritatie en tijdsverspilling.

Tip 20: Een open cultuur

Mensen die zich bedreigd voelen leveren een kleinere bijdrage dan als ze zich prettig voelen. Daarom is het belangrijk om het normaal te maken dat iedereen respectvol naar elkaar luistert. Zo kan iedereen bijdragen zonder zich bezwaard te voelen.

• Elkaar uit laten praten (door elkaar heen praten is een top 5-irritatie tijdens vergaderingen)
• Niet iemand uitlachen of cynische/sarcastische opmerkingen maken
• Respect voor de mening van de ander (ook/juist als je het er niet mee eens bent)
• Geen welles-nietes-discussies
• Uit kritiek op een opbouwende, constructieve manier.

Tips voor een effectieve vergadering: Tijdens de vergadering

Tip 21: Begin op tijd

De vergadering heeft een begintijd. Helaas zijn sommige mensen altijd te laat en kan het een gewoonte worden om even op ze te wachten. Daardoor kan een geplande vergadering makkelijk een kwartier later dan gepland beginnen. Hierdoor verlies je tijd die productiever ingedeeld had kunnen worden. Bovendien beloon je hierdoor laatkomers en straf je de mensen die op tijd waren. De bijbehorende irritatie komt de meeting niet ten goede. Begin dus op de afgesproken tijd.

Tip 22: Vergader niet over de vorige vergadering

Geen vragen zoals ‘waren de notulen duidelijk?' Hierdoor kun je zomaar een discussie ontketenen die veel te lang duurt zonder resultaat. Dit soort zaken kunnen buiten de vergadering om geregeld worden.

Tip 23: Een uitstekende voorzitter

De voorzitter leidt de vergadering. Hij houdt het tempo erin en volgt de agenda. Ook zorgt hij dat iedereen het woord krijgt, ook de mensen die stiller en minder zichtbaar zijn. Bijvoorbeeld een rondje waarbij iedereen de belangrijkste punten noemt die bijdragen aan de discussie. Bovendien handhaaft hij voor een veilige omgeving waarin iedereen iets durft te zeggen.

Tip 24: Houd je aan de agenda

Alhoewel de voorzitter dit bewaakt, is het ook de taak van de deelnemers de agenda te volgen. Daarom kunnen agendapunten alleen vooraf ingediend worden en niet tijdens de vergadering. Daardoor heeft de voorbereiding meer zin (de agendapunten staan immers vast) en kan ook de tijdsinvestering gehandhaafd worden.

Tip 25: Spreek kort en bondig

Elke deelnemer moet zijn bijdrage kort en bondig houden. Voor velen is het een irritatiepunt als één persoon te lang het woord heeft. Het is aan de voorzitter om diegene respectvol te onderbreken als het toch gebeurt.

Tip 26: Gebruik een timer

Niet alleen voor het bijhouden van agendapunten, maar ook voor spreektijden kan een timer een uitkomst zijn. Zo weet iedereen dat hij maar 30 seconden of 2 minuten heeft om zijn standpunt duidelijk te maken. Dan heeft iedereen de tijd om te spreken in plaats van alleen degene die als eerste zijn mond opendoet.

Tip 27: Iedereen doet zijn bijdrage

Als je niets te zeggen hebt in de vergadering, had je er niet bij hoeven zijn. Daarom is voorbereiding belangrijk, maar ook dat iedereen in de kamer zich beseft dat hun bijdrage gewenst is. Dit vereist een proactieve houding van het individu en een open houding van de groep. Door je medewerkers hieraan te herinneren bevorder je dat iedereen zijn bijdrage doet.

Tip 28: Stop de discussie tussen twee mensen

Soms gebeurt het toch dat twee mensen met elkaar in een discussie raken. Zeker als dit een onderwerp is dat niet iedereen aangaat, is het belangrijk de discussie op te schorten zodat het onderling besproken kan worden.

Tip 29: Stop met vergaderen op de eindtijd

Er is niet voor niets een eindtijd. Probeer deze te hanteren. Is het echt belangrijk dat er nog wordt doorvergaderd? Vraag dan om toestemming van alle partijen. Ga alleen door als iedereen akkoord is. Niet zelden worden andere afspraken ingepland en een uitlopende meeting is dan ontzettend vervelend.

Tips voor een effectieve vergadering: Na de vergadering

Tip 30: Uitgewerkte notulen

De notulen die gemaakt zijn tijdens de vergadering moeten beknopt, maar duidelijk worden uitgewerkt. Een voorbeeld zijn de overwegingen voor een beslissing en de uiteindelijke beslissing. Tevens is het belangrijk dat er namen staan bij de vastgestelde SMART doelen voor individuele aansprakelijkheid en voortgang.

Tip 31: Voortgang bijhouden
Een actieplan opstellen en vervolgens niet de voortgang monitoren heeft geen zin. Daarom is het belangrijk om te checken of de afgesproken taken duidelijk zijn, of ze worden uitgevoerd, of er vragen zijn en of werknemers hulp nodig hebben. Dit is vaak een taak voor de manager.

Tip 32: Reflecteer op de vergadering

Om effectievere vergadering te krijgen, is het belangrijk te reflecteren. Was het nuttig? Zijn de doelen behaald? Welke aspecten verliepen efficiënt en welke kunnen beter?

Tip 33: Blijf oefenen

De theorie klinkt makkelijk, maar de praktijk leert het beste. Het kan even duren voordat het beter wordt. Doe wat werkt en laat los wat niet werkt. Blijf oefenen met effectief vergaderen.