Risicomanagement via de RISMAN-methode - risicoanalyse

Ieder project wordt maar één keer uitgevoerd. Het zou prachtig zijn als dit direct goed zou gaan, echter is van tevoren nooit duidelijk welke risico’s er voor zullen komen. Met behulp van een goed ingerichte risicoanalyse en -management worden vele risico’s vooraf inzichtelijk gemaakt. Op deze manier worden de kansen op grote, impactvolle en plotselinge risico's verminderd.

Inhoud

• De RISMAN-methode
• Vaststellen uitgangspunten
• Uitvoeren risicoanalyse

De RISMAN-methode

Er is sinds 1995 een nieuwe methode beschikbaar om een risicoanalyse uit te voeren - de RISMAN-(RISicoMANagament)methode. Deze methode is ontstaan uit een samenwerkingsverband tussen een aantal verschillende organisaties (Rijkswaterstaat, Prorail, Twynstra Gudde, TU Delft en Gemeentewerken Rotterdam). In 1999 is deze methode bijgesteld en is deze verruimd van alleen een risicoanalyse naar een overkoepelend risicomanagement.

De methode ziet risicomanagement als een cyclus. Als eerste worden uitgangspunten vastgesteld. Daarna wordt een risicoanalyse uitgevoerd, waarvoor beheersmaatregelen worden opgesteld, deze worden hierna uitgevoerd en als laatste geëvalueerd. Hierna wordt er weer opnieuw naar de risicoanalyse gekeken.

Vaststellen uitgangspunten

De belangrijkste stap in het risicomanagement is het vaststellen van het doel en de uitgangspunten. Het doel en de uitgangspunten zijn bepalend voor de manier waarop de risicoanalyse wordt gemaakt. Er zijn verschillende vragen die beantwoord moeten worden om de uitgangspunten duidelijk in kaart te brengen:

• Wat willen we bereiken met de risicoanalyse?
• Op welk deel van het project wordt de analyse gericht?
• Voeren we een kwalitatieve of kwantitatieve risicoanalyse uit?
• Welke informatie is beschikbaar en gaan we gebruiken?

Wat willen we bereiken met de risicoanalyse?

Een risicoanalyse kan om verschillende redenen worden gemaakt. Een aantal voorbeelden zijn: een betere projectbeheersing, het stellen van prioriteiten, het ondersteunen van een beslissing of het kwantitatief onderbouwen van marges voor de planning.

Op welk deel van het project wordt de analyse gericht?

Nadat er is vastgesteld wat er bereikt moet worden met de risicoanalyse, moet er gekeken worden op welk deel van het project er gericht wordt. Het is onmogelijk om het volledige project af te dichten; hier zal een afbakening plaats moeten vinden. Het kan heel specifiek zijn zoals een risicoanalyse van: het inkoopproces of het verkoopproces. Maar het kan ook breder getrokken worden en een analyse gemaakt worden van de beheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Ervaring leert dat het meest efficiënt is om maar op drie of vier van deze aspecten te richten.

Voeren we een kwalitatieve of kwantitatieve risicoanalyse uit?

Nu er een duidelijk beeld is van wat er bereikt wordt met de risicoanalyse en op welk deel van het project er wordt gericht, moet er nagedacht worden of dat het een kwalitatieve of kwantitatieve risicoanalyse betreft. Een kwantitatieve risicoanalyse haalt meer input uit data en cijfers, waarbij kansen worden uitgedrukt op een schaal van 0 tot 1, terwijl een kwalitatieve risicoanalyse de input haalt uit interviews met werknemers en globaler de risico's indeelt. Beide analyses geven andere informatie en worden voor verschillende redenen gebruikt.

Welke informatie is beschikbaar en gaan we gebruiken?

Hoe gedetailleerder de antwoorden op de voorgaande vragen zijn, hoe specifieker het onderzoek kan verlopen. Dit zorgt ervoor dat de risicoanalyse betrouwbaarder wordt. Om een goede risicoanalyse uit te voeren dient er als laatste nog een overzicht te worden gemaakt van alle informatie die gebruikt gaat worden. Voorbeelden van handige documenten zijn een projectplan, de planning, een kostenraming, een informatieplan, een organisatieschema en een omgevingskaart.

Uitvoeren risicoanalyse

Nadat alle uitgangspunten duidelijk zijn vastgelegd, kan er begonnen worden met het uitvoeren van de risicoanalyse. In deze alinea wordt beschreven hoe de risico's voor een project in kaart gebracht kunnen worden. Deze stap is inventariserend en brainstormend van karakter. Het denkmodel dat hier beschreven wordt is meer een hulpmiddel om zo breed mogelijk alle risico's te inventariseren.

Definitie risico

Een risico wordt omschreven als een gebeurtenis die zich al dan niet kan voordoen en die kan leiden tot o.a. hogere kosten, uitloop van het project of het niet voldoen aan kwaliteits- of informatienormen. Dit kan versimpeld worden naar de volgende formule:

• Risico = Kans x Gevolg

Denkmodel

De essentie van het in kaart brengen van de risico's is dat er vanuit verschillende invalshoeken en op een systematische manier gekeken wordt naar het project, om zo tot een zo compleet mogelijk overzicht van alle risico's te komen. Op deze manier kan er zo verschillend mogelijk naar de risico's gekeken worden. Alle risico's zullen niet in kaart gebracht worden; niet alles is van tevoren te bedenken.

Het denkmodel dat tijdens deze RISMAN-methode wordt gebruikt is een risicomatrix. Hierbij wordt op de verticale as het project weergegeven en op de horizontale as de zogenaamde invalshoeken.

De verticale as

Op de verticale as van de risicomatrix staat het project. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen verschillende onderdelen van het project. Dit kunnen fasen, deelprojecten, mijlpalen of deelresultaten zijn. Belangrijk is dat het onderscheid duidelijk is en dat het een zo goed mogelijke afspiegeling van het project is. Als uitgangspunt kan het beste de indeling van het project genomen worden zoals die al bestaat.

De horizontale as

Op de horizontale as van de risicomatrix staan de verschillende invalshoeken waarmee naar het project wordt gekeken. Wanneer risico's in kaart gebracht moeten worden kunnen deze een aanmoediging geven om met een andere 'bril' naar het project te kijken. Eventuele projectblindheid zal hierdoor afgenomen worden. Voorbeelden van de verschillende invalshoeken bij projecten zijn:

• Demografisch
• Economisch
• Sociaal-Cultureel
• Technologisch
• Ecologisch
• Politiek/Juridisch

Er kan gekozen worden om deze invalshoeken allemaal te gebruiken, echter kan er ook voor gekozen worden om maar een deel van de invalshoeken te gebruiken tijdens de risicoanalyse.

Formuleren van een risico

Een risico moet zo duidelijk en zo concreet mogelijk geformuleerd worden. Op deze manier wordt bij het vaststellen van de belangrijkste risico's de kans ontnomen dat verschillende belanghebbenden een ander beeld hebben van een bepaald risico. Daarnaast kunnen op basis van een goede risicobeschrijving (inclusief oorzaak en gevolg) gemakkelijker maatregelen worden geformuleerd.

Op deze manier is er een goede risicoanalyse gemaakt, en zijn alle risico's die bedacht kunnen worden met behulp van de invalshoeken in beeld gebracht.