Welke taken heeft een manager en wat is de managementcyclus?

Hoewel managers in iedere branche en in ieder bedrijf weer verschillende werkzaamheden hebben die ze moeten verrichten, zijn er toch een aantal werkzaamheden die iedere manager verricht. Dergelijke werkzaamheden bevinden zich binnen de managementtaak en bestaan uit plannen, structuur vormgeven, medewerkers aansturen en het evalueren van resultaten. Hoewel de nadruk bij sommige organisaties meer op de ene werkzaamheid ligt dan de andere, zijn bij iedere werkzame manager deze vier managementtaken te onderscheiden.

De managementtaken uit de managementcyclus

Iedere manager heeft een aantal managementtaken die bestaan uit een viertal werkzaamheden:

• Plannen
• Vormgeven aan structuur
• Aansturen van medewerkers
• Evalueren van resultaten

De plannende taak van managers bestaat uit het in meer of mindere mate vorm geven aan de agenda voor de te verrichten taken. Bij het plannen zetten managers te behalen doelen uit op een tijdlijn, welke vervolgens met het team besproken worden. Om de uitgezette doelen te bereiken, zullen er bepaalde structuren weggezet moeten worden. Door structuren weet iedereen van elkaar hoe bepaalde zaken aangepakt worden en doet iedereen het werk op een zo effectief en efficiënt mogelijke wijze (idealiter dan). Door de medewerkers aan te sturen om de doelen te bereiken en te werken volgens de aangeboden structuur, kan de planning ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. Indien doelen niet gehaald worden, kunnen de resultaten geëvalueerd worden om te verbeteren naar de toekomst toe. Ook het evalueren van geslaagde doelen is een belangrijke managementtaak, aangezien hieruit lessen getrokken kunnen worden om de volgende keer de doelen nog beter of eerder te halen. Deze managementtaken noemen we ook wel de managementcyclus

De werkterreinen van een manager

Als we de verschillende managementtaken uit de managementcyclus uitzetten op verschillende werkterreinen, komen we uiteindelijk tot vijf verschillende werkterreinen, namelijk:

• Planning
• Organisatie
• Leidinggeven
• Coördinatie
• Controle

De beheersmix van een manager

Een combinatie van de verschillende werkterreinen kunnen we ook een beheersmix noemen. In een dergelijke beheersmix kunnen dus bepaalde werkterreinen meer of minder naar voren komen of zelfs bijna niet aanwezig zijn. De beheersmix kan ook gezien worden als de manier waarop een bepaalde manager binnen een bepaalde functie in een specifieke organisatie invulling geeft aan zijn managementtaken. Het is dus best mogelijk dat twee dezelfde managers op dezelfde functie binnen hetzelfde bedrijf een andere beheersmix hebben; sterker nog, iedere manager heeft in feite een unieke beheersmix, waarin verschillende zwaartepunten aanwezig zijn.

Managementniveaus en de beheersmix

Ook verschillende managementniveaus zorgen voor een aanpassing voor de beheersmix. We maken onderscheid tussen top-, midden- en lager management. De plaats van de manager heeft invloed op de werkzaamheden; men kan zich voorstellen dat lagere niveaus minder aan planning doen, waar hogere niveaus hierin juist meer doen en op een andere tijdsbalk.

Managementrollen

Naast verschillende werkzaamheden, zoals weergegeven in de beheersmix van een manager, heeft een manager ook verschillende rollen die hij in zijn werk aanneemt. Deze rollen zijn wel duidelijk van elkaar te onderscheiden, maar hebben toch een zekere samenhang. De volgende rollen kunnen we onderscheiden:

• Interpersoonlijke rollen; o.a. het werken met mensen en het verbinden van mensen
• Informatierollen; o.a. het verwerken en verspreiden van informatie
• Besluitvormingsrol; o.a. het verdelen van middelen, het nemen van besluiten en het oplossen van problemen

Al deze rollen kunnen ook weer verder onderverdeeld worden:

Interpersoonlijke rollen

• Hoofd van de organisatie
• Leider
• Verbindingspersoon

Informatierollen

• Monitorrol
• Filterrol
• Woordvoerderrol

Besluitvormingsrol

• Ondernemer
• Probleemoplosser
• Verdeler van middelen
• Onderhandelaar

Wat is het verschil tussen taak en rol?

Een rol is het gedrag van een persoon, dat samenhangt met zijn positie in de organisatie. Een taak is datgene wat er moet gebeuren om de functie te kunnen vervullen.