Kwaliteitscirkels: procesverbetering binnen bedrijven

Voor ieder bedrijf is het van essentieel belang dat bedrijfsprocessen regelmatig worden geëvalueerd en verbeterd. Deze kwaliteitsverbetering is noodzakelijk om te groeien en de concurrentie altijd dat stapje voor te kunnen blijven. Helaas gebeurt dit proces niet vanzelf. Gelukkig bestaan er heel wat hulpmiddelen die specifiek gericht zijn op kwaliteitsmanagement en het gericht zoeken naar oplossingen voor problemen. De kwaliteitscirkel van Deming is een veelgebruikt kwaliteitssysteem welke zich richt op vier activiteiten, die ook wel beter bekend zijn onder de naam PDCA-cyclus, Plan, Do, Check en Act.

Wat zijn kwaliteitscirkels?

Kwaliteitscirkels die gericht zijn op het continu verbeteren van bedrijfsprocessen en het zoeken naar effectieve oplossingen voor problemen op de werkvloer werden ontwikkeld op basis van de principes van de Amerikaanse businessexpert Edwards Deming. Deze werden echter voor het eerst in de praktijk gebracht in Japanse bedrijven waar kwaliteitscirkels grotendeels gericht waren op de verbetering van de productkwaliteit.

Het gebruik van kwaliteitscirkels beperkt zich echter niet enkel tot het verbeteren van producten maar omvat ook bepaalde veiligheidsprocedures. Dit is niet zo eigenaardig aangezien een gebrek aan hygiëne en andere potentiële gevaren op de werkvloer een grote invloed kunnen hebben op de algemene kwaliteit van een product.

PDCA-cyclus
De kwaliteitscirkel van Deming richt zich op vier activiteiten: plan, do, check en act, ook wel bekend als de PDCA cyclus.

• Plan: Ideeën ter verbetering van de kwaliteit met betrekking op de bedrijfsprocessen worden op tafel gelegd. Hieruit wordt een selectie gemaakt van de meest productieve voorstellen waarna exacte doelstellingen worden opgesteld.
• Do: In deze fase worden de geselecteerde ideeën omgezet in de praktijk. Het gaat hier wel over een testfase waarbij het verbeteringsproces slechts op kleine schaal wordt toegepast, bijvoorbeeld bij een enkele productielijn.
• Check: Het proces wordt geëvalueerd. Er wordt hierbij gekeken naar de oorspronkelijke situatie en resultaten worden vergeleken met de vooropgestelde doelstellingen.
• Act: Eventuele tekortkomingen uit de check-fase worden bijgesteld. Wanneer de resultaten gunstig zijn en doelstellingen worden behaald zal het verbeteringsproces doorgetrokken worden binnen de hele organisatie.

PDCA vs DMAIC

PDCA is in feite een zeer eenvoudig proces. Deming veranderde na enkele jaren zelf de term PDCA naar PDSA waarbij de “c” van check werd vervangen door de “s” van study. Het volstaat immers niet om de ingevoerde verbeteringsmaatregelen vluchtig te controleren. Een grondige studie is absoluut noodzakelijk om de slaagkansen van het project te garanderen.

Binnen de Six Sigma filosofie hanteert men zelfs een meer uitgebreide vorm van de PDCA- of PDSA-cyclus, namelijk DMAIC. Deze verbeteringscyclus staat voor:

• Define: Definiëren van problemen en opportuniteiten.
• Measure: Verzamelen van informatie
• Analyze: Analyseren van de verkregen informatie en oorzaken van problemen vaststellen
• Improve: Ontwerpen en implementeren van het verbeteringsproces
• Control: Evalueren van het verbeteringsproces met het oog op optimalisatie.

In principe zijn PDCA of PDSA en DMAIC vrij gelijklopen hoewel DMAIC meer de nadruk legt op het verzamelen van gegevens en de analyse binnen de six sigma-methode. Het hoofddoel van beide cyclussen is echter identiek: continu procesverbetering.

Kwaliteitscirkels vs personen

Kwaliteitscirkels kunnen in de praktijk beter voorgesteld worden als kleine groepen mensen die binnen hetzelfde bedrijf werken en regelmatig samenkomen met het oog op verbetering van de werkomstandigheden. Een team bestaat dan meestal uit drie tot tien werknemers die verantwoordelijk zijn voor een bepaald productieproces of bepaalde productielijn. Ieder lid van de groep brengt problemen of andere kwaliteitsaspecten naar voor om zo gezamenlijk tot een oplossing te kunnen komen. Problemen die niet binnen de groep kunnen worden opgelost zullen worden voorgelegd bij het hoger management.

Het is belangrijk dat de leden van een kwaliteitscirkel zich openstellen voor iedereen die vragen of ideeën naar voor wil brengen en deze persoon ook de kans en de tijd geven om deze te bespreken en indien mogelijk te verdedigen. Het is dan ook essentieel dat de werkgroepen klein zijn en gericht zijn op een specifiek productieproces zodat iedereen kan participeren binnen groepsdiscussies. Het is juist door tegengestelde standpunten tegenover elkaar te zetten dat de beste ideeën tot stand komen.

Kwaliteitscirkels vs sectoren

Het gebruik van kwaliteitskringen is toepasselijk binnen elk kwaliteitsmanagement (QMS) waaronder Six Sigma en Lean Manufacturing. Ze kunnen zowel gebruikt worden voor procesverbeteringen op kleine schaal alsook deel uitmaken van grotere initiatieven. Daarnaast is het gebruik van kwaliteitskringen niet beperkt tot produceren bedrijven maar kunnen ze perfect ingezet worden door dienstverlenende bedrijven, technische en logistieke afdelingen. Ook IT-afdelingen kunnen hun productiviteit verhogen door gebruik te maken van kwaliteitscirkels: bijvoorbeeld: gegevensinvoer verbeteren, typfouten verminderen en verbetering van de algemene informatiebeveiliging.