Stakeholder management

Doel van stakeholder management
Het doel van stakeholder management is er voor te zorgen dat uw stakeholders tevreden blijven. Het begint met het vaststellen van wie er binnen en buiten uw organisatie belang hebben bij uw project. Analyseer wat de verwachtingen van uw stakeholders zijn en benader hen op een effectieve manier.Projecten worden vaak uitgevoerd om veranderingen door te voeren. Soms kunnen dit ingrijpende veranderingen zijn. Organisaties veranderen, functies veranderen en soms verliezen mensen zelfs hun baan. Dit kan er toe leiden dat projectmanagers als vijanden van de organisatie gezien worden. In andere gevallen zijn projecten er meer op gericht om bijvoorbeeld de winstgevendheid te vergroten of om nieuwe banen te creëren. In alle gevallen moet de projectleider leren om de variëteit aan stakeholders te herkennen en er op een effectieve manier mee leren omgaan.
Stakeholder management bestaat uit een aantal stappen die u moet doorlopen.
- Identificeer uw stakeholders (stakeholderregister)
- Bepaal strategieën om uw stakeholders te managen (stakeholder management-plan)
- Communiceer en werk samen met uw stakeholders (project management-plan, projectdocumenten)
- Meet en controleer de tevredenheid van uw stakeholders
Identificeer uw stakeholders
Stakeholders zijn te verdelen in een aantal categorieën- Interne stakeholders
- [LIST]Sponsor
- Teamleden
- Supportafdelingen
- Interne klanten
- Top-management
- Functionele managers
- Andere projectmanagers
Externe stakeholders
- Externe klanten
- Concurrenten
- Leveranciers
Overige stakeholders
- Overheid
- Vakbonden
- Potentiële nieuwe klanten
- Maar ook bijvoorbeeld de familie van de projectmanager
[/LIST]
De lijst van stakeholders kan zoals u ziet behoorlijk lang zijn. Het is daarom van belang u te focusseren op de meest belangrijke stakeholders. De volgende stap is dan ook om deze stakeholders overzichtelijk in kaart te brengen. Daartoe kan men een stakeholderregister samenstellen. Hierin verzamelt u de informatie over de stakeholder (naam, functie, rol binnen het project, contactinformatie), analyse van de stakeholder (verwachtingen van de stakeholder, invloed van de stakeholder, fases van het project waarin de stakeholder het meest in is geïnteresseerd) en de classificatie van de stakeholder (intern, extern, voorstander, tegenstander).
Naam | Positie | Intern/Extern | Project rol | Contact |
---|---|---|---|---|
Jan van de Water | Operations Manager | Intern | Projectsponsor | Jan.De.Water@company.com |
Sofie Bijleveld | Controller | Intern | Senior manager, keurt budgetten goed | Sofie.Bijleveld@company.com |
Rolf Bakker | Project Office Manager | Intern | Manager van de projectleider | Rolf.Bakker@company.com |
Wim Janssen | IT Analyst | Intern | Teamlid | Win.Janssen@company.com |
Peter Derks | Consultant | Extern | Projectmanager | Peter.Derks@consultancy.com |
Fleur van Veen | Account manager | Extern | Leverancier | Fleur.van.Veen@leverancier.com |
[/TH][TH]Groot belang | Weinig belang | |
---|---|---|
Veel Invloed | Manage intensief | Tevreden houden |
Weinig invloed | Geïnformeerd houden | In de gaten houden |
Bepaal strategieën om uw stakeholders te managen (stakeholder management-plan)
Heeft u eenmaal de lijst met stakeholders vastgesteld en de mensen ingedeeld volgens de bovenstaande categorieën, dan is de volgende stap om een stakeholder management-plan te maken. Voor de stakeholders die strak gemanaged moeten worden, beschrijft u hoe u ze gaat managen binnen uw project. Dit kan bijvoorbeeld in een tabel waar u de eigenschappen van de stakeholder op te schrijven en welke acties u gaat ondernemen,Stakeholder | Invloed/Belang | Huidige houding | Managementstrategie |
---|---|---|---|
Jan van de Water | Veel/Groot | Leider | Jan heeft een gevoel voor humor en is een natuurlijk leider. Hij heeft in het verleden zelf dit soort projecten geleid. Hij vindt het prettig als hij regelmatig om advies gevraagd wordt en wil regelmatig kort geïnformeerd worden. |
Sofie Bijleveld | Veel/Gemiddeld | Neutraal | Sofie is erg professioneel. Belangrijk is om duidelijke cijfers te presenteren en daar zeker ook de bron van de data te vermelden. Ze heeft er een bloedhekel aan als er onnauwkeurigheden in de berekeningen zitten. |
Rolf Bakker | Gemiddeld/Groot | Sceptisch | Rolf is mijn manager, maar heeft het project tegen wil en dank geaccepteerd. Hij heeft weinig vertrouwen dat het project tot een goed resultaat zal leiden. Stelt kritische vragen. Door de baas van Rolf goed te informeren kan ik voorkomen dat er gekleurde informatie naar het hoger management gaat. |