Het exitgesprek

Een exitgesprek, ook wel exitinterview of eindgesprek genoemd, is een formeel gesprek met een medewerker die de organisatie gaat verlaten. Meestal voert een HR-functionaris het gesprek met de desbetreffende medewerker. Exitgesprekken kunnen gevoerd worden met medewerkers die zelf ontslag hebben genomen, met medewerkers die ontslagen zijn en met medewerkers waarvan het contract afloopt. De vragen die in een exitgesprek gesteld worden, hebben betrekking op de reden van het ontslag van de medewerker en hoe hij het werken bij de organisatie in het algemeen ervaren heeft.

Vrijwillig

Exitgesprekken kunnen onderdeel uitmaken van het HR-beleid van organisaties. Als dat het geval is, worden alle vertrekkende medewerkers uitgenodigd voor een exitgesprek. Voor medewerkers die op staande voet zijn ontslagen, kan een uitzondering worden gemaakt. Medewerkers zijn overigens niet verplicht om het exitgesprek te voeren. Ook mogen vertrekkende medewerkers antwoorden op vragen weigeren. Exitgesprekken kunnen dus gevoerd worden met medewerkers die zelf ontslag hebben genomen. Dit is vooral erg nuttig om erachter te komen waarom de medewerker weggaat. Ook kunnen exitgesprekken gevoerd worden met medewerkers die ontslagen zijn of met medewerkers waarvan het contract afloopt. In deze exitgesprekken zal het belang van het exitgesprek hem meer zitten in het inwinnen van informatie over algemene ervaringen van medewerkers.

Doel van het exitgesprek

Het doel van het exitgesprek is om te achterhalen waarom de medewerker de organisatie gaat verlaten. Hierdoor kan de organisatie inzien wat probleemgebieden zijn en wat dus beter kan in de organisatie. Zo kan voorkomen worden dat nog meer medewerkers om dezelfde reden(en) de organisatie verlaten. Ook draagt een exitgesprek bij aan een fatsoenlijke afsluiting van een dienstverband en kan het negatieve publiciteit over de organisatie voorkomen. De verkregen informatie uit een exitgesprek kan onder andere gebruikt worden voor het bijstellen van:

• selectiecriteria;
• het introductieprogramma;
• het organisatiebeleid;
• de stijl van leidinggeven.

Effectiviteit

Exitgesprekken zijn effectief omdat de vertrekkende medewerker nog maar weinig te verliezen heeft. Hierdoor zal hij zich tijdens het gesprek waarschijnlijk makkelijker open stellen dan anders. Dit kan waardevolle informatie opleveren over bronnen van irritatie, niet nagekomen verwachtingen en/of het ontbreken van ontwikkelruimte.

HR-functionaris

De meest aangewezen persoon voor het houden van exitgesprekken is de HR-functionaris. De kans dat de direct leidinggevende van de vertrekkende medewerker betrouwbare, nuttige informatie uit het gesprek haalt, is namelijk klein. De leidinggevende kan namelijk zelf (mede)oorzaak van het vertrek van de medewerker zijn.

Wanneer?

Het exitgesprek kan het beste kort voor het vertrek van de medewerker plaatsvinden. De laatste week voor vertrek is het meestal ideale tijdstip. De medewerker is dan namelijk nog actief betrokken bij het bedrijf. In de laatste week kan de medewerker vrijuit praten omdat hij bijna vertrekt en zal eventuele kritiek op collega's of leidinggevende de werksfeer niet meer nadelig beïnvloeden.

Checklist

In een gestandaardiseerd exitgesprek wordt aan iedere vertrekkende medewerker dezelfde vragen gesteld. Het gebruiken van een checklist geeft inzicht in trends in vertrekredenen. De checklist kan worden opgedeeld in vragen over: arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen, arbeidsvoorwaarden en motieven voor vertrek.

Opbouw

Een exitgesprek kan het beste met een small talk beginnen. Het is namelijk belangrijk dat de medewerker zich op zijn gemak voelt tijdens het gesprek. Daarna kan de HR-functionaris vertellen over het doel van het gesprek, wat er met de informatie gaat gebeuren, hoe lang de verstrekte informatie bewaard blijft en hoe lang het gesprek ongeveer gaat duren.

Het vrije gedeelte
In het eerste gedeelte van het gesprek, het vrije gedeelte, is vooral de medewerker aan het woord. Hij moet in alle rust en openheid de redenen van zijn vertrek kunnen vertellen. De medewerker bepaalt dus zelf over welke onderwerpen hij vertelt.

Het gesloten gedeelte
Als de medewerker aangeeft dat hij alles gezegd heeft wat hij wilde zeggen, kan de HR-functionaris de vragen van de checklist stellen die nog niet aan bod zijn gekomen. Deze vragen horen bij het gesloten gedeelte van het gesprek.

Het is belangrijk om bij de rapportage van een exitgesprek onderscheid te maken in antwoorden die in het vrije gedeelte en in het gesloten gedeelte van het gesprek zijn besproken. De waarde van de antwoorden uit het gesloten gedeelte van het gesprek hebben namelijk een minder zwaar gewicht dan de antwoorden uit het vrije gedeelte van het gesprek.