Het correctiegesprek

Een correctiegesprek, ook wel disciplinegesprek genoemd, is een formeel gesprek dat gevoerd wordt tussen een leidinggevende en zijn medewerker. Aan de hand van een stappenplan wordt uitgelegd hoe een correctiegesprek gevoerd kan worden. Dit stappenplan brengt structuur in het gesprek. In de praktijk kan van dit stappenplan af worden geweken.

Wanneer voer je een correctiegesprek?

Het correctiegesprek is een curatieve ingreep die plaatsvindt als de medewerker grenzen overschrijdt. Iedere organisatie kent regels. Wanneer medewerkers die regels overtreden, heeft de leidinggevende de noodzaak zijn medewerkers hierop aan te spreken in een correctiegesprek. Medewerkers kunnen regels expres of onbewust overtreden. Enkele voorbeelden van overtredingen: het maken van discriminerende opmerkingen naar collega's en/of klanten, het niet naleven van een veiligheidsvoorschrift, het niet vriendelijk te woord staan van een klant. Het doel van het correctiegesprek is om de medewerker weer op het juiste spoor te krijgen. Kenmerkend voor een correctiegesprek is dat de leidinggevende de overtreding van de medewerker al eerder in een feedbackgesprek heeft aangekaart. Een correctiegesprek wordt dus gehouden na één of meerdere feedbackgesprekken. De toon van het correctiegesprek is streng en scherp.

Stappenplan

Het correctiegesprek kan gevoerd worden met behulp van een stappenplan. Hiermee wordt structuur gebracht in het gesprek.

Stap 1: Feiten benoemen

In deze eerste fase van het gesprek is het belangrijk om helder de feiten te benoemen die aanleiding gegeven hebben voor het voeren van het gesprek. De leidinggevende benoemt het ongewenste gedrag van de desbetreffende medewerker. Hij somt helder de feiten op met duidelijke voorbeelden. Containerbegrippen dienen ontweken te worden omdat hier discussie over kan ontstaan.

Stap 2: Gevolgen bespreken

In deze stap bespreekt de leidinggevende de ongewenste gevolgen van het gedrag van de medewerker. Doel hiervan is om de medewerker bewust te maken van zijn gedag en hem duidelijk maken dat het gedrag ongewenst is.

Stap 3: Doel van het gesprek aangeven

Vervolgens vertelt de leidinggevende kort het doel van het gesprek. Het doel van een correctiegesprek is te voorkomen dat het ongewenst gedrag nog eens voorkomt.

Deze eerste drie stappen zijn een monoloog van de leidinggevende. Hierbij is het belangrijk dat de leidinggevende op een rustige toon spreekt en zich niet laat onderbreken door zijn medewerker. Dit is belangrijk om de boodschap duidelijk en serieus over te kunnen brengen. Op deze manier is het ook makkelijker voor de leidinggevende om overwicht te krijgen in het gesprek.

Stap 4: Verhelderingsfase

In deze fase van het gesprek kan de medewerker zijn kant van het verhaal vertellen. Het is belangrijk om in deze fase nog niks uit te sluiten en goed naar de medewerker te luisteren. Wel is het zo dat hetgene wat in een correctiegesprek besproken wordt, al meerdere keren in een feedbackgesprek besproken is. De praktijk leert dan ook dat bij een correctiegesprek meer aan de hand is. Het zou vreemd zijn als een medewerker bijvoorbeeld zegt dat hij niet op de hoogte is van een bepaalde veiligheidsregel omdat deze regel dan al in het feedbackgesprek aan de orde is gekomen. Als zo’n “on-reden” uit de verhelderingsfase naar boven komt, is het belangrijk om erop te wijzen dat dit geen goede reden is. In het bovengenoemde voorbeeld kan de leidinggevende tegen zijn medewerker zeggen dat deze veiligheidsregel al is besproken tijdens het feedbackgesprek. In deze fase dient dan ook duidelijk gemaakt te worden dat het niet meer zo kan en dat de medewerker zijn gedrag echt moet aanpassen.

Stap 5: Tot oplossingen komen

Het is verstandig om het initiatief van de oplossing bij de medewerker te leggen. Oplossingen waarmee de medewerker zelf komt, hebben namelijk een hogere acceptatiegraad en hierdoor is de kans dat de oplossing ook op de lange termijn werkt, groter. Als de medewerker met niks op de proppen komt, kan de leidinggevende de medewerker aansporen tot oplossingen. Dit kan bijvoorbeeld door te zeggen: “Is het niet een idee om…”

Stap 6: Vervolgafspraak maken

Het correctiegesprek wordt beëindigd door het maken van een vervolgafspraak. Het is belangrijk dat deze vervolgafspraak niet een half jaar na het desbetreffende gesprek plaatsvindt. Door er kort op te zitten, laat de leidinggevende zijn medewerker merken dat hij het erg belangrijk vindt dat de medewerker zijn gedrag aanpast. In het vervolggesprek toetst de leidinggevende met zijn medewerker of de gemaakte afspraak effectief is en of de afspraak ertoe leidt dat de ongewenste gevolgen achterwege blijven. Zo niet, dan kunnen er strengere maatregelen volgen.