Vaker conflict met baas na jaarlijks oordeel

De titel van deze bijdrage was ook de titel van een artikel uit de Metro van vrijdag 28 november 2014. De schrijver van dit artikel stelt dat werkgevers steeds strenger zijn tijdens het jaarlijkse beoordelingsgesprek waardoor het personeel bang zou zijn om het beoordelingsgesprek aan te gaan. Een medewerker van de juridische dienstverlener DAS geeft aan dat er tekenen zouden zijn dat werkgevers steeds kritischer zouden worden en met grote regelmaat doelen stellen die, gelet op de huidige marktsituatie, niet realistisch zouden zijn. Ongetwijfeld is dat allemaal waar, maar toch worden er enkele cruciale punten weggelaten.

Functies

Het is vast al een aantal keren benoemd: functies moeten worden beschouwd als de kleinste elementen waaruit een organisatie is opgebouwd. Aan een functie worden tijdens de opzet van de organisatie taken en verantwoordelijkheden toegevoegd die uiteindelijk leiden tot activiteiten of werkzaamheden. Een functie is daarmee ook niet een persoon, maar moet worden gezien als een toegevoegde waarde in relatie tot processen van of in de organisatie. Vaak wordt een functie ook gezien als een bevoegdheid om bepaalde taken en werkzaamheden te mogen uitvoeren. Als voorbeeld daarvan kan een opsporingsbevoegde politiefunctionaris dienen wiens functie een relatie kent met het borgen van de openbare orde en veiligheid. Als zodanig mag deze politiefunctionaris mensen staande houden en desnoods in verzekerde bewaring stellen. De taak is dan het bewaken van de openbare orde en veiligheid door het handhaven van wet- en regelgeving. Voor de taakuitoefening moet deze functionaris wel binnen de wettelijke kaders blijven.

Functieomschrijving

Idealiter krijgt elke medewerker bij tewerkstelling een recente functieomschrijving uitgereikt waarin op hoofdlijnen (en nooit in detail) wordt aangegeven wat er van de medewerker, geplaatst op de functie, wordt verwacht. Dat betekent dat er per functie zou moeten zijn aangegeven welke bijdrage er wordt verwacht in relatie tot de doelstellingen van de organisatie. Het kan dus voorkomen dat er staat dat er een bijdrage wordt geleverd of dat er totale eindverantwoordelijkheid bestaat voor de realisatie van een deel van de doelstellingen of voor een van de doelstellingen. Het maakt in principe weinig uit wat er staat als het er maar staat en in de juiste proporties. Met het laatste wordt bedoeld dat er precies naar werk- en denkniveau moet worden gekeken alvorens er met de personele vulling wordt begonnen. Het is van belang dat de juiste personen op functies worden geplaatst. Immers, functies waaraan een HBO werk- en denkniveau is gekoppeld, eigenlijk niet door een functionaris met een MBO werk- en denkniveau kan worden ingevuld. Het plaatsen van een functionaris met een WO werk- en denkniveau is eveneens onwenselijk aangezien dan snel sprake zal zijn van verveling met alle gevolgen van dien.

Werk- en denkniveau

Het werk- en denkniveau bepaalt mede de belastbaarheid, de ontwikkelbaarheid en inzetbaarheid van functionarissen. Ofschoon het meer dan gebruikelijk is om een diploma te zien als het in bezit hebben van het equivalent aan werk- en denkniveau gaat dat soms aan het doel voorbij. Zeker, iemand die een diploma en bijbehorende cijferlijst kan tonen heeft recht van spreken maar ervaring opgedaan door langdurig goed functioneren is evenzoveel waard. Het is voor iedereen die in deze categorie zeer aan te bevelen om een EVC test te ondergaan. Een EVC (Eerder Verworven Competenties) test kan een document opleveren dat nagenoeg gelijkwaardig is aan een diploma zonder dat daarvoor een school is bezocht. Werk- en denkniveau moet niet worden verward met competenties. Competenties kunnen wel als aanvulling op het werk- en denkniveau worden benoemd.

Toepassing van functieomschrijving

In het artikel uit de Metro wordt aangegeven dat veel medewerkers angst ontwikkelen voor het jaarlijkse beoordelingsgesprek en dat een dergelijk beoordelingsgesprek in bepaalde gevallen tot ontslag kan leiden. Als reden voor een slechte(re) beoordeling zou een wissel van leidinggevenden zijn, zo staat in het artikel, omdat de nieuwe leidinggevende een andere kijk op de gang van zaken heeft dan de vertrekkende. Dat zou dan betekenen dat beoordelingsgesprekken een geheel subjectief moment vormen en van een afstand kan dan worden gezegd dat er altijd een negatief beeld van bestaat. In al deze situaties klinkt het eigenlijk alsof er dus geen maatstaf bestaat in die organisaties waar het er dermate negatief aan toe gaat ten aanzien van wat men van de medewerkers (functionarissen) mag verwachten. Beoordelen gebeurt dus uitsluitend op eigen indrukken, gesprekken met derden en momentopnames. Het is juist een van de belangrijkste toepassingsgebieden van een functieomschrijving om die als meetlat te gebruiken voor het totale prestatieplaatje van medewerkers per afgesproken periode. Een andere functie, zogezegd, van functieomschrijvingen is dat duidelijk wordt welk salaris er als compensatie voor de geleverde werkzaamheden wordt betaald. Daarvoor moet de functieomschrijving dan wel eerst met een meetsysteem worden gewogen.

Beoordelings- of functioneringsgesprekken

Gaandeweg het jaar kunnen meerdere momenten als functioneringsgesprek dienen. In feite is het zelfs zo dat een gesprek tijdens de pauze bij de koffiemachine als functioneringsgesprek kan worden aangemerkt als dat door alle partijen wordt ondersteund. Het kan dus niet zo zijn dat een leidinggevende ineens aangeeft dat iets dat ooit eens tijdens de koffie was besproken tegen een medewerker kan worden gebruikt. Functioneringsgesprekken hebben door dit soort praktijken juist die negatieve klank gekregen die daar eigenlijk niet bij horen. Het zijn juist momenten waarop leidinggevenden kunnen aangeven dat medewerkers goed of minder goed functioneren en kan dan tevens afspraken maken ten aanzien van verbetermaatregelen die de leidinggevende en de medewerker zullen treffen om de ongewenste situatie te lijf te gaan. Mocht het binnen de afgesproken tijd niet tot verbetering leiden dan kunnen er sancties volgen en inderdaad tot en met ontslag. Beoordelingsgesprekken moeten echter ook worden benut als het moment waarop goed presteren van medewerkers wordt besproken en ook dat is (gemakshalve?) niet in het artikel in de Metro aangegeven.

Dossiervorming en ontslag

Slecht presterende medewerkers lopen altijd gevaar om ontslagen te worden en er kunnen zich omstandigheden voordoen waarop zelfs ontslag op staande voet te rechtvaardigen valt. Als werkgever moet men zich wel bedenken dat er behoorlijke dossiervorming nodig is om een aanstaand ontslag van een medewerker in gang te zetten. Dossiervorming is bovendien niet simpel enkele feitjes verzamelen en een negatief beoordelingsgesprek voeren. Door bevoegde functionarissen in de organisatie moeten de betreffende medewerkers tijdig zijn aangesproken (en in formele zin) op het verminderd presteren. Zij moeten vervolgens in de gelegenheid worden gesteld om hun prestaties te verbeteren, al dan niet met hulp van de leidinggevende, en dan moet het presteren weer worden beoordeeld enzovoorts.

Leidinggevenden kunnen dus niet simpelweg een jaartje wachten, het slechte presteren stiekem noteren en dan een beoordelingsgesprek voeren. Het is dan meer dan aannemelijk dat er tijdens een rechtszaak wordt gevraagd waarom er niet eerder is ingegrepen met passende maatregelen. Er moet aantoonbaar sprake zijn van slechte prestaties en er moet worden aangetoond dat de medewerker(s) in kwestie ruimschoots in de gelegenheid waren om beter te presteren.

Het gevecht met de baas

Een gevecht met de baas is altijd lastig en kan een lange kwestie worden. Vaak hebben organisaties een eigen juridische afdeling terwijl de medewerker is aangewezen op een rechtsbijstandverzekering en dan moet die ook nog werkgerelateerde kwesties willen behandelen. Desondanks heeft ook de baas weinig recht van spreken als er van te voren geen duidelijkheid is verschaft met betrekking tot de functie-inhoud via een correct opgestelde functieomschrijving. Een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek wordt dan vrijwel altijd een subjectieve reflectie op de persoon in plaats van neutraal en objectief naar het feitelijke presteren van een functionaris te kijken. Het nut van een functieomschrijving is dus tweeledig maar moet dan wel goed worden toegepast.

Oneigenlijke taken

Waar men voor moet oppassen is dat er in de loop van de tijd niet te pas en te onpas taken en verantwoordelijkheden aan de functie worden toegevoegd zonder dat dit in de omschrijving wordt aangepast. Oneigenlijke taken kunnen stress en andere narigheid teweeg brengen en zeker als onvoldoende oog is voor het werk- en denkniveau van de medewerker in relatie tot het werk- en denkniveau dat door de toegevoegde taken en verantwoordelijkheden wordt vereist. De toebedeelde taken moeten in lijn staan met de doelstellingen van de organisatie maar dan wel proportioneel juist.

Moet je angst hebben voor een beoordeling?

Nee! Tenzij een gesprek zoals eerder aangegeven plaatsvindt zonder enige grondslag (lees: functieomschrijving). Je kunt niet simpel aangeven dat iets exact 1 meter lang is tenzij je er een meetlat naast legt. Dus simpelweg zeggen dat iemand slecht werk heeft afgeleverd zonder vooraf te hebben aangegeven wat er afgeleverd had moeten worden is ook een absolute no-no. Is het toch gebeurd, dan is het het eerste dat moet worden gevraagd welke grondslag er voor het beoordelingsgesprek is gebruikt. Is dat onduidelijk of wordt daar omheen gedraaid dan kan een formele klacht volgen die via de P&O functionaris bij de directie terecht zou moeten komen. Als de directie tot de conclusie komt dat er onterecht is gehandeld (lees: onterecht een slechte beoordeling) dan kan natuurlijk rectificatie volgen. Of het de interne werksfeer bevordert is dan uiteraard maar de vraag.