Competenties zeggen meer over wie je bent dan wat je kunt

Iedereen kent wel of heeft in het een of andere blad vacatures gezien voorzien van een fantastische titel en waaraan ook nog eens talrijke functie-eisen zijn vastgeknoopt. Daarnaast wordt een lange lijst van taken zichtbaar als weergave van wat de functionaris per dag moet gaan uitvoeren en vervolgens staan er ook nog een aantal competenties vermeld die kandidaten moeten bezitten om in aanmerking te kunnen komen. Door al die functie-eisen, het grote aantal (hoofd)taken en schijnbaar willekeurig gekozen competenties is het begrijpelijk dat zo menigeen de moed in de schoenen zakt om te solliciteren. Er bestaan nou eenmaal geen schapen met vijf poten, hoezeer je die ook wenst te hebben. Bovendien: competenties zeggen meer over wie je bent dan wat je kunt.

Functies

Een korte blik met betrekking tot een functie en wat dat betekent. In algemene zin is een functie het kleinste element van of in een organisatie, waarin taak (of taken), verantwoordelijkheden, speelruimte, kennis en inzicht en ook contacten zijn samengevat en dan ook nog eens op hoofdlijnen. Alles dient dan netjes in een functie-omschrijving te worden vervat en het liefst in heldere Nederlandse taal zodat duidelijkheid wordt geboden aan iedereen die zich geschikt acht om de functie te vervullen. Organisatie zijn, wellicht ten overvloede, door twee of meerdere mensen bewust aangegane samenwerkingsverbanden om vooraf afgesproken doelen te realiseren en in voorkomend geval met schaarse middelen. De ene organisatie maakt fietsen, de andere organisatie voorziet in personele diensten. Alle functies in elk van die organisaties zijn noodzakelijk om processen in de organisatie en de uitvoering daarvan vorm te geven. Daarmee moeten functies dus niet met de mensen worden verward die in de organisatie werkzaam zijn maar de functionele posities die in de organisatie te verdelen zijn. Het eenvoudigst is een organisatie in te delen in leiding, bestuur of management, ondersteuning en werkvloer.

Volle Tijds Equivalenten (VTE)

Op elke functie (of positie) kunnen meerdere mensen werkzaam zijn, afhankelijk van de omvang van de organisatie. Er kunnen bijvoorbeeld meerdere chauffeurs werken die allen de functie hebben van logistiek medewerker, of interieurverzorgers die de functie hebben van facilitair medewerker. Hele grote ondernemingen hebben soms ook meerdere directies en directeuren. In het algemeen kun je dus aannemen dat (vrijwel) elke functie in een organisatie door meerdere personen kan worden ingevuld en elk van die personen telt dan als 1 VTE. Zijn mensen werkzaam in deeltijd dan kan een persoon voor 0,5 VTE worden aangenomen en werken er dus twee mensen op een functie. Functies zijn te vinden op elke laag in de organisatie en die specifieke positie in ene laag bepaalt mede de maandelijkse compensatie. Hier staat bewust mede want de functie van een directiesecretaresse bevindt zich weliswaar in de top van de organisatie, maar de salariëring hangt in dit geval meer samen met de feitelijke functie-inhoud dan de positie. Dat is echter een kwestie die buiten de scope van deze bijdrage ligt.

Functie-eisen

Aan elke functie kleven bepaalde eisen die eigenlijk alleen maar hoeven aan te geven over welk werk- en denkvermogen een kandidaat zou moeten beschikken om de functie met succes te kunnen vervullen. Functie-eisen moeten dus in goede relatie staan met het functiebeeld en daar schort het in veel gevallen nogal aan. Kijk even naar het volgende voorbeeld. Dit zijn eisen voor een medewerker die aan fondsenwerving moet doen. Gevraagd wordt iemand die:

• ervaring heeft met sponsorwerving, bij voorkeur in een culturele omgeving;
• een relevante HBO/WO-opleiding heeft gevolgd;
• ervaring heeft in het bedrijfsleven, bij voorkeur in een commerciële functie;
• beschikt over een relevant relatienetwerk en in staat is dat verder uit te bouwen;
• een uitstekende representant van het xxx is en een geloofwaardige gesprekspartner voor directeuren, bestuurders, CEO’s en CFO’s in het bedrijfsleven;
• op eigen vermogen deuren bij bedrijfsleven en particulieren voor het museum opent en door persoonlijke inzet draagvlak bij bedrijfsleven, potentiële sponsoren en particuliere begunstigers creëert;
• beschikt over deskundigheid, motivatie, commercieel inzicht en creativiteit om kansrijke sponsorproposities op te stellen met passende tegenprestaties;
• het organisatorisch vermogen bezit om te zorgen dat afgesproken tegenprestaties door de museale organisatie aan sponsors worden geleverd;
• aantoonbare ervaring heeft met het organiseren van hospitality-events en daarbij behorende gastvrouw-/gastheer rol;
• een teamspeler is, die zelfstandig kan opereren;
• over een goede pen beschikt en vlot plannen en proposities kan schrijven;
• Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift uitstekend beheerst.

Een waslijst met twaalf functie-eisen en dat is nogal wat als je bedenkt dat er in feite maar een hoofdtaak is: het werven van fondsen ten behoeve van een openbare instelling zoals een museum.

Functie-omschrijving

De eisen die in de voorgaande paragraaf zijn genoemd, zijn gekoppeld aan de volgende taken:

• Stelt plannen op voor sponsorwerving en zorgt voor uitvoering daarvan.
• Stelt plannen op voor het xxx fonds, zorgt voor organisatorisch-bestuurlijke en financiële invulling daarvan;
• Zorgt dat in een periode van 2 jaar een business club voor …. wordt gerealiseerd die jaarlijks structurele bijdrage aan xxx levert.
• ontwikkelt en coördineert wervingscampagnes voor sponsoring.
• Verwerft incidentele steun bij het bedrijfsleven en particulieren voor museale projecten zoals tijdelijke tentoonstellingen in de vorm van financiële ondersteuning of barter deals.
• Stelt sponsorproposities op met voorstellen voor tegenprestaties die beantwoorden aan behoeftes en wensen van het bedrijfsleven.
• Draagt zorg voor de totstandkoming van sponsorovereenkomsten, bewaakt en beheert contracten en de naleving daarvan.
• Organiseert en coördineert ontvangsten en hospitality-evenementen voor sponsors en stakeholders.
• Zorgt voor draagvlak en medewerking vanuit de interne organisatie voor sponsor gedreven activiteiten.
• Regisseert en bewaakt de invulling van tegenprestaties voor sponsoren en zakenpartners.
• Coördineert voorbereiding subsidieaanvragen bij private en publieke fondsen.
• Ontwikkelt ideeën voor commerciële activiteiten (variërend van proeverijen tot veilingen, etc.) waarmee het museum eigen inkomsten vergroot, werkt deze uit in concrete plannen en zorgt i.s.m. museumorganisatie voor uitvoering ervan.
• Verricht actieve acquisitie voor banqueting en zaalverhuur in het xxx.

Een keurige lijst van twaalf (hoofd)taken die deze medewerker dagelijks moet invullen. Op zich weinig mis mee, maar er zijn wel enkele opmerkelijke zaken te vermelden. Wat is bijvoorbeeld een relevante HOB of WO opleiding die voor deze functie in aanmerking komt? Over welke commerciële ervaring heeft men het hier en over welke commerciële functie? Relevant relatienetwerk is nog een aspect dat de nodige vragen opwekt.

Competenties

In de vacaturemelding van deze functie zijn ook enkele competenties genoemd, en wel deze:

• Ondernemend
• Pro-actief
• Commercieel, acquisitievermogen
• Communicatief
• Klant- en servicegericht

Lijkt allemaal wel goed te zitten, maar we gaan het eens van de andere kant bekijken. Competenties moeten vooral worden gezien als gedragsvaardigheden en de hier genoemde voldoen niet helemaal, of zouden andere competenties meer aansluiten op de functie. Ondernemend en pro-actief lijken sterk op elkaar. De functionaris moet de zaken voorblijven en niet afwachten dat is de boodschap. Wat betekent de competentie commercieel in dit kader, en wat is acquisitievermogen? Het laatste lijkt meer op een vaardigheid in algemene zin dan op een competentie. Blijft communicaties en klant- en servicegericht waarvan je kunt zeggen dat die als competentie voldoen, tenminste als dit ook nog leidt tot succesvol en gewenst gedrag.

Meetbaar maken

In deze vacature worden competenties benoemd zonder maar een enkele referentie naar wat daarmee precies wordt bedoeld. Daarmee rijzen vragen van: hoe ondernemend of communicatief moet iemand zijn, hoe pro-actief en hoe commercieel? Welke meetbare factoren hebben we daarvoor ingesteld? In de vacaturetekst staat dat de functionaris binnen twee jaar een business club moet hebben ingericht. Aan welke competentie wordt dan geappelleerd mocht het niet binnen twee jaar zijn gelukt? Competenties zijn combinaties van kennis, vaardigheid, ervaring en (bepaald) gedrag dat leidt tot het succesvol invullen van de functie. Competenties kunnen meetbaar worden gemaakt door het instellen van bepaalde niveaus die concreet beschrijven wat er aan zichtbaar gedrag moet kunnen worden vastgesteld.

Aansluiting op het functiebeeld

Sluiten competenties niet aan op het functiebeeld dan hebben deze ook weinig waarden en zullen eerder verwarrend werken. De hier gebruikte functie-omschrijving duidt op een functionaris die verbindingen moet kunnen leggen en oog en oor heeft voor verschillende belangen. Oog voor diplomatie en diplomatiek optreden is dus belangrijk. Daarnaast zou deze functionaris over analytische vermogens moeten beschikken om alle opties goed te kunnen vergelijken, de problematiek in afzonderlijke delen kunnen uiteen splitsen en daarin ook verbanden herkennen. Dat is met name nodig om proposities te schrijven die tot succes leiden.

Betere opties ten aanzien van competenties

Voor deze specifieke functies als deze zijn de volgende competenties beter:

• analyse;
• organisatiegerichtheid;
• omgevingsbewustzijn;
• communicatie;
• creativiteit;
• durf;
• flexibiliteit;
• initiatief;
• integriteit;
• klantgerichtheid;
• kostenbewustzijn;
• netwerken;
• overtuigingskracht;
• plannen en organiseren;
• resultaatgerichtheid;
• visie.

Uiteraard gaat het veel te ver om al deze competenties aan die ene functie te koppelen en moet er een gedegen keuze worden gemaakt. Veelal is het gebruikelijk om een aantal zogenaamde kern competenties te benoemen zoals integriteit, kostenbewustzijn en interpersoonlijke sensitiviteit en daarnaast een zestal toevoegingen.

Passende competenties

Welke competenties zijn dan passend? De keuze voor competenties kan worden vergemakkelijkt door de volgende vragen te stellen:

• wat is de hoofdtaak van de functionaris?;
• welke werkzaamheden vallen er vanuit die hoofdtaak de functionaris ten deel?;
• welk gewenst gedrag willen we van de functionaris zien dat tot succes leidt?

Deze functionaris moet fondsen werven bij diverse bedrijven en andere instellingen. Gedrag dat tot succes leidt (dat is in elk geval de verwachting) betreft in elk geval competenties zoals communicatie, organisatiebewustzijn, omgevingsbewustzijn, netwerken en overtuigingskracht. Daarnaast moet deze functionaris een businessclub oprichten en daarin passen plannen en organiseren en resultaatgerichtheid maar ook kostenbewustzijn als competentie. Er zijn meerdere competenties die bij deze functie zouden passen, en er moet dus een logische keuze worden gemaakt. Heel veel competenties noemen staat misschien erg spannend, maar daarmee wordt heel vaak aan het doel voorbij geschoten.

Competenties kunnen een hele goede toevoeging zijn op elke functie maar dan moeten ze op logische wijze aansluiten op het algemene functiebeeld. Een hele bekende wetenschapper zei eens: "iedereen is een genie, maar als je een vis beoordeelt op zijn vaardigheid om in een boom te klimmen, dan zal die vis zijn verdere leven denken dat het dom is". Competenties zijn aanvullingen op kennis, vaardigheid en ervaring en gaan over gewenst, succesvol gedrag van mensen en zeggen dus meer over wie iemand is dan wat die iemand kan.