Druk, druk, druk? Zo bespaart u tijd!

Tijd is iets wonderlijks. Het glipt tussen uw vingers door. Vervelend als u veel te doen hebt, want dan krijgt u minder gedaan dan u zou willen. In het zaken- en bedrijfsleven kost tijdverlies in veel gevallen handen vol geld. Tijdmanagement is dus van groot belang. Ook als u zogezegd meer tijd dan geld hebt. Het geeft immers een goed gevoel als u in staat bent uw dagelijkse bezigheden efficiënt te regelen. Het is in dat opzicht heel belangrijk om prioriteiten te stellen en bij uzelf na te gaan hoe u tegenover deadlines staat.

Inhoud

• Tijdgebrek dwingt tot tijdmanagement en tijd besparen
• Vier leuningen
• 1. Doelstellingen en prioriteiten
• 2. Niet storen
• 3. Vergaderingen
• 4. Delegeren
• Tijd genoeg

Tijdgebrek dwingt tot tijdmanagement en tijd besparen

Wie met deadlines werkt, weet dat tijd schaars is en geld kost. Ga dus zorgvuldig om met tijd. Tijd kan immers niet worden opgespaard of vermenigvuldigd. Tijd is onherroepelijk. Wie gebukt gaat onder tijdgebrek of tijdsdruk zal zich dus vroeg of laat met tijdmanagement moeten gaan bezighouden.

Stress
Maar eerst dient het besef te dagen dat u veel kunt doen in korte tijd zonder gestrest te raken. Zodra u zich dat realiseert, en deze tips volgt, blijft er ook tijd over om leuke dingen te doen. En zeg nou zelf: dat is toch een uitstekende motivatie om in het vervolg efficiënt te werken?

Vier leuningen

Hieronder volgen vier punten die u in acht moet nemen. Samen vormen ze vier leuningen waarlangs het goed lopen is als u uw dagelijkse bezigheden efficiënt wilt uitvoeren. Ze zijn vooral gericht op degenen met een drukke baan. Ongetwijfeld hebt u nog meer ideeën over hoe het beter kan op de werkvloer. Vul de lijstjes aan, u en uw collega’s zullen er wel bij varen!

1. Doelstellingen en prioriteiten

• Laat u nooit onder druk zetten. Dat is zeer belangrijk. Pas liever uw prioriteitenlijstje aan dan dat u alles in één keer wilt doen en u misschien uw collega’s meesleurt in uw ‘val’. Dat zal u trouwens niet lukken zodra ze zien welke heilloze weg u bent ingeslagen. Als uw dag overvol lijkt, en uw leven een hel dreigt te worden, neem dan deze tips in acht. Bespreek ze met uw collega’s aan het begin van de werkdag.
• Stel een realistische prioriteitenlijst samen. Er is altijd wel iets wat opgeschort kan worden, ook al denkt u in de hectiek van de dag dat dat onmogelijk is.
• Is de prioriteit die u een prioriteit noemt wel een prioriteit?
• Neem de tijd om dat lijstje te maken. Haastige spoed is zelden goed.
• Stel ruime tijdslimieten op. Zorg ervoor dat er ook iets onverwachts mag gebeuren zonder dat uw dagelijkse deadlines in gevaar komen.
• Maak een gedetailleerde dagplanning. Het is als een leuning waarlangs het goed lopen is.
• Zorg ervoor dat de onvoorziene dingen u niet boven het hoofd groeien. Zodra u ermee geconfronteerd wordt, stelt u de oplossing of afhandeling ervan eventueel uit: morgen is er weer een dag.
• Houd u aan uw prioriteitenlijst. Die hebt u niet voor niks opgesteld. Het zijn dé prioriteiten van deze dag.
• Dus eerst dit, en dan dat. Flexibiliteit is een fraai streven, maar laat het niet uw dag keer op keer in de war schoppen.
• Als u zich laat overrompelen door alles wat op u afkomt, kunt u zich uiteindelijk nergens meer op concentreren. Erger nog: aan het eind van de dag zult u merken dat u uw prioriteiten niet hebt afgehandeld, dat u zich teveel met bijzaken hebt beziggehouden en behoorlijk gestrest bent omdat u de controle hebt verloren. Misschien is dat nog wel het ergste, want het is vergif voor uw zelfvertrouwen. Laat dat dus niet gebeuren! U hebt het zelf in de hand.
• Denk aan de prioriteiten van die dag!

2. Niet storen

• Durf ‘nee’ te zeggen als u bijvoorbeeld vindt dat het werk om iets onbelangrijks onderbroken wordt. U bent dan gewoon niet aanwezig of u belt later terug. Voel u daar niet schuldig onder.
• Sociale communicatie hoort thuis in de pauze of tijdens de lunch.
• Hoewel... een sociaal praatje in een druk uur kan u wat opleveren. Leer wat dat betreft te onderscheiden. Voel aan wat zakelijk belangrijk kan zijn.
• Zorg ervoor dat u in elk geval een paar uur per dag ongestoord uw ding kunt doen.
• Denk aan de prioriteiten van die dag!

3. Vergaderingen

• Bereid u goed voor. Beschouw dat als een prioriteit en ruim er dus tijd voor in.
• Schuw de confrontatie met anderen niet. Als u doormoddert met bepaalde personen, en dus niet tot zaken kunt komen, kost u dat in de toekomst alleen maar meer tijd. Niet efficiënt dus.
• Zorg ervoor dat iedereen op tijd aanwezig is. Voer eventueel ‘sancties’ in.
• Handhaaf de spreektijd en de dagorde.
• Vraag stillere collega’s tussendoor om hun mening. Stille wateren hebben immers diepe gronden. Hun mening kan zeer belangrijk zijn.
• Zorg voor een goede samenvatting aan de hand waarvan er afspraken worden gemaakt.
• Denk aan de prioriteiten van die dag!

4. Delegeren

• Bevestig de mondelinge afspraken ook schriftelijk. Dat klinkt omslachtig, maar in veel gevallen blijkt dat uiteindelijk zeer efficiënt omdat er dan geen misverstanden kunnen ontstaan.
• Vraag bij het delegeren of de taken goed begrepen zijn. Resumeer en noteer!
• Controleer zo nu dan de voortgang. Maak daar een prioriteit van!
• Sommige collega’s delegeren ook graag. Zorg er dus voor dat degene aan wie u iets delegeert bepaalde deeltaken niet weer aan u delegeert.
• Leg tijdslimieten vast betreffende de gedelegeerde taken. En bewaak de kwaliteit.
• Denk aan de prioriteiten van die dag!

Tijd genoeg

De bovenstaande opsommingen kunnen natuurlijk aangevuld worden met allerlei andere interessante tips die de efficiëntie bevorderen en waarmee u tijd kunt besparen. Het is echter ook zeer belangrijk hoe u mentaal tegenover deadlines staat. Veel mensen hebben tijd genoeg om een taak af te maken, maar zitten voortdurend in de stress omdat ze denken dat ze toch nog tijd tekort komen.

Tijdschema's
Het toont weer eens aan hoe belangrijk uw houding is tegenover het werk dat gedaan moet worden. Hoe reageert u op tijdschema’s en tijdsdruk? Hoeveel energie hebt u om uw taken af te handelen? Kunt u wel prioriteiten stellen? Bent u in staat uzelf en anderen discipline bij te brengen? Dat is immers inherent aan het werken met deadlines. Kunt u goed communiceren met anderen? Of wordt u bij het minste of geringste kwaad?

Stressbestendig
Bent u kortom niet stressbestendig genoeg om überhaupt uw taken af te handelen? Let wel, deze opsomming is lang niet compleet! Enige zelfreflectie is dus op zijn plaats. Werk aan uzelf... en dan pas aan anderen! Anders helpen zelfs de fraaiste tijdmanagementlijstjes en tips omtrent efficiënt werken u niet verder!

Lees verder

• Waarom zijn topverkopers zo succesvol?
• Topverkopers presteren meer in minder tijd
• Topverkopers – als de klant twijfelt
• Stress en hartklachten – 5 tips voor een rustiger leven