Wet Huis voor klokkenluiders: minimumeisen voor werkgevers

Zijn er binnen jouw organisatie tenminste vijftig werknemers in dienst, dan ben je verplicht een klokkenluidersregeling te hebben. Deze verplichting vloeit voort uit de Wet Huis voor klokkenluiders (Wet Hvk) die op 1 juli 2016 in werking is getreden en extra rechtsbescherming aan werknemers biedt. De drempel moet voor werknemers (dankzij deze wet) lager zijn om een misstand te melden. De bescherming houdt ook in dat werknemers beter beschermd worden tegen benadeling door hun werkgever.

Doelstelling

De Wet Hvk heeft als doel om extra rechtsbescherming te bieden aan werknemers (in de publieke en de private sector) die een melding willen maken van een vermoeden van een misstand.

Vermoeden van een misstand

Een 'vermoeden van een misstand' wordt als volgt omschreven in de wet:
Het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:

1. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en
2. het maatschappelijk belang in het geding is bij:
• de schending van een wettelijk voorschrift,
• een gevaar voor de volksgezondheid,
• een gevaar voor de veiligheid van personen,
• een gevaar voor de aantasting van het milieu, of
• een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.(1)

Een arbeidsconflict betreft niet per definitie een misstand in de zin van deze wet. (2)

Interne meldingsplicht

In beginsel is een werknemer die een melding wil maken, verplicht om zijn of haar melding eerst via de interne meldingsprocedure (de klokkenluidersregeling) van de werkgever in te dienen.

Op wie is de Wet Hvk van toepassing?

De Wet Hvk is van toepassing op werkgevers en werknemers. Let er op dat deze wet de definitie van werkgever en werknemer in ruime zin uitlegt. Met werkgever wordt namelijk niet alleen iemand bedoeld die mensen in loondienst heeft of heeft gehad. Ook iemand die anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten wordt als werkgever aangemerkt. Een werknemer is niet alleen een persoon die op dit moment arbeid verricht. Ook de ex-werknemer en degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht (bijvoorbeeld zzpérs, vrijwilligers, flexwerkers en stagiairs) worden door deze wet beschermd. (3)

Minimumeisen werkgever

In artikel 2 van de Wet Hvk zijn de minimumeisen voor werkgevers bepaald. Een werkgever met tenminste vijftig werknemers is verplicht om een klokkenluidersregeling vast te stellen waarin wordt uitgelegd hoe er kan worden omgegaan met het melden van een vermoeden van een misstand binnen de organisatie (oftewel het intern melden van een vermoeden van een misstand). In de klokkenluidersregeling moet het volgende worden vastgelegd:

• a. de wijze waarop met de interne melding wordt omgegaan;
• b. een omschrijving wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand met inachtneming van de wettelijke definitie van een vermoeden van een misstand (zie hierboven);
• c. bij welke daartoe aangewezen functionaris of functionarissen het vermoeden van een misstand kan worden gemeld;
• d. de verplichting voor de werkgever de melding vertrouwelijk te behandelen, indien de werknemer hierom heeft verzocht;
• e. dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.

De werkgever is ook verplicht om aan zijn werknemers een schriftelijke of elektronische opgave te verstrekken van de klokkenluidersregeling. De werkgever moet daarbij het volgende vermelden:

• a. de omstandigheden waaronder een vermoeden van een misstand buiten de organisatie kan worden gemeld;
• b. de rechtsbescherming van de werknemer bij het melden van een vermoeden van een misstand

Instemmingsrecht ondernemingsraad

De ondernemingsraad heeft een instemmingsrecht in het kader van de vaststelling van de klokkenluidersregeling. Het is dan ook verstandig om de ondernemingsraad in het beginstadium te betrekken bij de klokkenluidersregeling. (4)

Huis voor klokkenluiders

De Wet Hvk spreekt van een Huis voor klokkenluiders. (5) Het Huis wordt vormgegeven door een afdeling advies en een afdeling onderzoek.

Afdeling advies

Een werknemer die een melding van een misstand wil maken kan de adviseurs van het Huis voor klokkenluiders vragen om informatie, advies en ondersteuning. De afdeling advies kan de medewerker ook doorverwijzen naar een andere overheidsinstantie. Dit kan bijvoorbeeld een bestuursorgaan of een dienst zijn die belast is met het opsporen van strafbare feiten of toeziet op de naleving van wettelijke voorschriften. De afdeling advies kan ook een algemene voorlichting geven over hoe kan worden omgegaan met een vermoeden van een misstand. (6) Als er een onderzoek volgt, dan zijn de adviseurs van het huis nooit betrokken bij het onderzoek. Alleen met toestemming van de desbetreffende medewerker geven zij informatie over hun adviezen aan de onderzoekers van het huis.

Afdeling onderzoek

Een werknemer kan de afdeling onderzoek door middel van een verzoekschrift vragen om onderzoek te doen naar:

1. een vermoeden van een misstand, of
2. de wijze waarop de werkgever zich jegens de werknemer heeft gedragen naar aanleiding van een melding van een vermoeden van een misstand.

De afdeling zal na ontvangst van het verzoekschrift eerst beoordelen of deze ontvankelijk is. Een belangrijke eis is dat de medewerker in beginsel eerst bij een leidinggevende of een vertrouwenspersoon van de werkgever een misstand meldt (de interne meldingsplicht). (7)

Mogelijke consequenties voor werkgevers

De afdeling onderzoek heeft de bevoegdheid om inlichtingen op te vragen en heeft een recht tot inzage van zakelijke gegevens en bescheiden van de werkgever. De werkgever op wie het vermoedelijke misstand van toepassing is, heeft de verplichting om de gewenste zakelijke gegevens en bescheiden te verstrekken (volledig en naar waarheid). Ook is de betrokken werkgever verplicht om te verschijnen. (8) Na afronding van een onderzoek stelt de afdeling onderzoek een rapport op. De afdeling onderzoek kan besluiten om dit rapport openbaar te maken. (9)

Tip opstellen klokkenluidersregeling

Via de website van het Huis voor klokkenluiders wordt verwezen naar een 'modelregeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid’. (10) Aangeraden wordt om deze modelregeling toe te passen, zodat je als werkgever zeker bent dat aan alle minimumeisen van de wet voldaan wordt.