Algemene voorwaarden overnemen, mag dat zomaar?

De meeste ondernemers, groot en klein, krijgen binnen hun bedrijfsvoering te maken met algemene voorwaarden. Wie risico's van het ondernemen wil beperken en efficiënt zaken wil doen, zal algemene voorwaarden willen hanteren bij contractsluiting. Algemene voorwaarden opstellen is geen gemakkelijke taak. Wie zich waagt aan het opstellen ervan doet zich er goed aan enige juridische kennis in huis te hebben. In de praktijk komt het regelmatig voor dat voorwaarden van een andere onderneming worden overgenomen. Opvallend is dat veel van dezelfde voorwaarden gehanteerd worden door ondernemers, bewust en onbewust. Op algemene voorwaarden is in veel gevallen het auteursrecht van toepassing. Wie heeft wanneer het auteursrecht op de algemene voorwaarden en in hoeverre kan inbreuk hierop problemen geven? Hoe zit dit bij zogenaamde branchevoorwaarden?

Algemene voorwaarden opstellen

Voor het gros van de (beginnend) ondernemers komt het op een zeker moment aan op het opstellen van algemene voorwaarden om jouw rechten en plichten in het belang van je onderneming en die van de wederpartij, vaak de consument, vast te leggen. Hierdoor wordt zakelijke zekerheid beter gegarandeerd. Het grote voordeel van het hanteren van algemene voorwaarden is dat niet bij iedere overeenkomst met een wederpartij opnieuw onderhandeld hoeft te worden over zaken als levering, garantie, annulering en aansprakelijkheid.

Is overnemen een goed idee?

Het komt meer dan eens voor dat ondernemers de voorwaarden van een andere onderneming overnemen. Is dit een probleem? Het lijkt een hoop tijd en kosten te schelen, maar je kunt er flink de mist mee ingaan en achteraf behoorlijk op de kosten gejaagd worden wanneer blijkt dat de algemene voorwaarden in jouw nadeel werken doordat ze bijv. inhoudelijk niet kloppen of incompleet zijn. Wees je goed bedacht wanneer je voorwaarden van een ander overneemt of deze wel echt op jouw onderneming van toepassing zijn. Belangrijk zijn hierbij de uitleg van bepalingen en de woordkeuze. Staan er geen discrepanties in of bedingen die je liever niet wilt voeren, maar waar de wederpartij zich op beroept? Behalve het goed doorlezen of laten lezen van de algemene voorwaarden is enige juridische kennis omtrent algemene voorwaarden een pré.

Algemene voorwaarden en auteursrecht

Naast de vraag of het slim is om algemene voorwaarden van een andere onderneming over te nemen, mag dit ook niet altijd.
Het komt desalniettemin vaak voor dat algemene voorwaarden klakkeloos worden overgenomen van een ander. Dit is officieel niet toegestaan zonder toestemming van die ander. Op algemene voorwaarden rust namelijk, net als op andere originele (geschreven) werken, auteursrecht.


In het geval van algemene voorwaarden komt een ieder, de maker (een persoon) auteursrecht toe in het geval dat algemene voorwaarden op maat worden opgesteld. Dat wil zeggen dat ze zijn toegespitst op een specifieke onderneming waarvoor de nodige creativiteit vereist is om ze op te stellen. Het is weliswaar toegestaan om kleine gedeelten over te nemen, zolang het maar niet een kopie is van het overgrote deel waardoor de originaliteit van jouw werk verloren gaat en het overduidelijk is dat je werk van een ander hebt overgenomen.


Auteursrecht overdragen
Bij wie het auteursrecht van algemene voorwaarden ligt, ligt er aan wie de algemene voorwaarden gemaakt heeft: de maker in dienstverband, de maker in opdracht of degene voor wie ze bestemd zijn maakt ze zelf.

Enkel wanneer je zelf de algemene voorwaarden opstelt vanuit een creatief proces en met voldoende originaliteit, ligt het auteursrecht van rechtswege automatisch bij jou. Hiervoor hoef je niets te doen. Heeft iemand anders ze gemaakt, dan is het nodig om het auteursrecht over te dragen wanneer je wil dat het auteursrecht bij jou ligt. Met het auteursrecht bepaal jij óf de algemene voorwaarden vermenigvuldigd mogen worden en óf ze openbaar gemaakt mogen worden. Wanneer algemene voorwaarden opgesteld worden in dienstverband, ligt het auteursrecht bij de werkgever. Worden algemene voorwaarden in opdracht gemaakt, dus op contractbasis, dan ligt het auteursrecht bij de maker en niet bij de opdrachtgever.

Het auteursrecht is over te dragen door bijv. een verzoek tot overdracht te doen aan de maker of werkgever en dit contractueel vast te leggen en te laten tekenen. Ook zou je van te voren in een contract kunnen vastleggen dat bij overdracht van de algemene voorwaarden, ook het auteursrecht overgedragen wordt.

Generatoren

Op de vraag of er op alle algemene voorwaarden auteursrecht rust, valt niet eenduidig te beantwoorden en lijkt zelfs eerder ontkennend te moeten worden beantwoord. Algemene voorwaarden worden tegenwoordig op diverse manieren opgesteld. Niet alleen langer door mensenhanden, maar juist ook door zogenaamde 'generatoren'. Dit zijn computerprogramma's die algemene voorwaarden opstellen aan de hand van input van degene voor wie ze opgesteld worden. Een generator is geen persoon en om die reden kan een generator ook geen auteursrecht hebben op grond van artikel 1 van de auteurswet.

Hoewel generatoren in enkele minuten een set algemene voorwaarden kunnen produceren is een nadeel dat niet alle omstandigheden meegenomen kunnen worden. Slechts een selectieve serie van vragen wordt vertaald naar inhoudelijke bedingen. Het voordeel daarentegen is dat het in veel gevallen een fractie kost van wat je kwijt zou zijn wanneer ze je zou laten opstellen door een deskundige.

De oorspronkelijke maker

Het is inmiddels lastig aan te tonen bij wie nu eigenlijk het auteursrecht ligt van doorsnee algemene voorwaarden. Er zijn zoveel algemene voorwaarden in omloop waarin letterlijk dezelfde bepalingen zijn opgenomen, waarmee wordt aangegeven dat copy-paste-werk aan de orde van de dag is. Wie weet wie er als eerste was met het hanteren van een beding? Is dit überhaupt nog terug te leiden? Wanneer je niet als eerste je stuk waarop auteursrecht rust hebt geregistreerd bij bijv. een notaris of het Benelux Bureau voor Intellectuele Eigendom, zal dit heel lastig aan te tonen zijn. De kans is daarom klein is dat iemand zich jegens jou zal beroepen op zijn auteursrecht wanneer het vermoeden bestaat dat er delen zijn overgenomen. Van goed fatsoen getuigt klakkeloos kopieer- en plakwerk echter niet.

Het belangrijkst blijft dat je voor jezelf nagaat of je er goed aan doet bepaalde bedingen over te nemen, met het oog op de toepasselijkheid ervan en welke consequenties dit voor jouw onderneming kan hebben wanneer de voorwaarden onvoldoende toereikend zijn.

Branchevoorwaarden overnemen

Het overnemen van algemene voorwaarden ligt anders bij de zogenaamde branchevoorwaarden. Branchevoorwaarden zijn er voor meer dan vijftig verschillende branches en zijn bedoeld voor hun leden, die gebruik mogen maken van deze 'kant-en-klare' voorwaarden.

Tweezijdige algemene voorwaarden

Branchevoorwaarden komen tot stand door middel van samenwerking tussen consumentenorganisaties en brancheorganisaties. Branchevoorwaarden kunnen dan ook alleen worden gehanteerd ten aanzien van consumenten. De kans dat branchevoorwaarden zullen worden aangevochten is kleiner vanwege het feit dat ze niet eenzijdig zijn opgesteld, maar juist in overleg met consumentenorganisaties en daardoor voldoende rekening houden met de belangen van de consument.

Toetsing
Een onafhankelijke geschillencommissie beslecht consumentengeschillen, waar anders een rechter zich over zou buigen. Deze toetsing vormt het sluitstuk van de samenwerking bij het opstellen van branchevoorwaarden. Een dergelijke toetsing verkleint de kans op het aantreffen van onredelijk bezwarende bedingen in branchevoorwaarden. Wie de branchevoorwaarden voor zijn branche overneemt weet dus dat hij voorwaarden hanteert die opgesteld zijn mede in het belang van de consument en op die manier wederzijdse 'goedkeuring' hebben. De kans op conflicten is hierdoor kleiner.

Branchevoorwaarden als basis
Wanneer je branchevoorwaarden hanteert moet zul je je moeten afvragen of de set met voorwaarden voldoende dekkend is voor jouw specifieke situatie. Het is belangrijk dat de algemene voorwaarden zoveel mogelijk aansluiten bij wat je belangrijk vindt voor jouw onderneming en wat je er precies in opgenomen wil hebben. Branchevoorwaarden zijn in dit geval een goede basis, maar niet in iedere situatie afdoende. Het is aan te raden om in het geval dat er branchevoorwaarden voorhanden zijn binnen je branche en wilt deze als lid hanteren voor je onderneming, deze te gebruiken als uitgangspunt. Voor het overige verdient het de voorkeur aanvullende specifieke bedingen op te (laten) stellen.