Kosten besparen in een bedrijf door EDI

EDI wordt gebruikt om efficiënter te kunnen communiceren tussen verschillende bedrijven of instanties. Het vervangt de traditionele communicatievormen zoals brieven, facturen of betalingen en giet deze in een gestructureerd bericht tussen twee computers. Op deze wijze gaat alles veel sneller en is er geen risico op informatie verlies tussen twee handelspartijen.

Waarom is EDI interessant voor mijn bedrijf?

Om de kwaliteit en de efficiëntie van bijvoorbeeld het Accounts Payables proces te verhogen en de kosten daarbij te kunnen verlagen, moeten nieuwe technologieën en evoluties die de markt ons aanbied grondig worden bekeken. Om deze nieuwe technologieën beter te kunnen begrijpen, is het van groot belang het principe van EDI te bekijken. Transport van handelsgegevens op een computergesteunde manier biedt een oplossing voor bepaalde ongemakken van de vroegere werkwijze. Die werkwijze was vooral traag en arbeidsintensief. Dit had tot gevolg dat de kans op vergissingen toenam en de afhandeling van de handelsverrichtingen weinig efficiënt verliepen. EDI (Electronic Data Interchange) is in feite een ondernemingsstrategie. Voordelen van dit systeem zijn onder andere de eenmalige invoering van gegevens en de snelle en vlotte informatie uitwisseling tussen de verschillende schakels van de ketting. Tussen de bestelling en de levering op de plaats van bestemming wordt hierdoor heel wat tijd gewonnen.

Wat is Electronic Data Interchange?

Dit is een uitwisseling van alle types van gegevens tussen computers, waarbij die gegevens gestructureerd in de vorm van gestandaardiseerde berichten worden weergegeven. In plaats van de traditionele uitwisseling van papieren zoals bestelbons, facturen, betalingsdocumenten, douanedocumenten, beursberichten, reisboekingen, enz… maakt EDI het doorseinen van gestandaardiseerde elektronische berichten tussen partijen mogelijk. Voor de uitwisseling tussen partijen wordt gebruik gemaakt van openbare of particuliere telecommunicatienetwerken of van diensten van netwerkbeheerders. EDI is geen vrije elektronische briefwisseling, maar werkt met gestructureerde gegevens die efficiënt en ondubbelzinnig door een computer verwerkt kunnen worden.

Wordt EDI onvermijdelijk in de toekomst?

EDI dankt haar succes aan de vereenvoudiging van procedures en van de beperkingen van de papieren afhandeling. Volgens statistieken kunnen ondernemingen 10% of meer besparen inzake administratiekosten. Uit het gebruik van EDI vloeit dus een verhoging van de rendabiliteit en de verbetering van de klantendienst voort. Deze zijn in deze tijd onmisbaar in de strijd met de concurrentie.

Enkele voordelen van het gebruik van gestructureerde data:

Versnelling van de handelstransacties en van de betalingen.
Vermindering van administratieve kosten.

Vertrouwensrelatie met de handelspartner:

• nauwere banden tussen leveranciers en opdrachtgevers
• vergroting van het productenaanbod

Betere verbinding tussen goederen- en informatiestromen:

• betere reactie op gebeurtenissen
• volledige logistieke opvolging
• optimalisatie van voorradenbeheer
• optimalisatie van thesauriebeheer

Gemakkelijke toegang tot de informatie:

• betere gestructureerde archieven
• geloofwaardigere statistieken
• plaats- en tijdwinst