Feedback geven, hoe doe je dat?

Een feedbackgesprek houden kan emotioneel verlopen. Door deze feedbackregels te volgen breng je structuur aan in het gesprek. Je wilt bereiken dat de ontvanger van feedback zijn of haar gedrag aanpast. Gebruik altijd de ik-boodschap, nooit de jij-boodschap om het gedrag van de ander te beschrijven. Als je feedbackpunten in dit artikel volgt gaat het gesprek je gemakkelijker af.

Wat is feedback geven?

Feedback geven is in feite iemand een spiegel voor houden. Jij als ontvanger observeert de zender van de boodschap. Alles wat je ziet en hoort neem je tot je. Als je feedback gaat geven dan vertel je de zender van de boodschap wat jij hebt geobserveerd. Dit doe je in de vorm van verbale en non-verbale observaties.

Hoe gaat een feedbackgesprek?

Hoe je het beste feedback kunt geven hangt helemaal af van de situatie en de persoon die de feedback gaat ontvangen. Om het feedbackgesprek gestructureerd te laten verlopen, kun je de volgende zeven feedbackregels doorlopen. Je zorgt er op deze manier voor dat de boodschap helder en duidelijk over komt. Er is ook ruimte om te reageren voor degene die de feedback ontvangt.

• Kies gedrag dat veranderbaar is om feedback over te geven
• Probeer zo duidelijk mogelijk het gedrag te omschrijven dat je hebt gezien
• Geef feedback altijd in de ik-vorm met de ik-boodschap
• Leg uit wat het gedrag met jou doet

Na de vierde feedbackregel is het tijd voor de ontvanger van de feedback om te reageren. Dit is een keuze om wel of niet te doen. Je hoeft namelijk niet te reageren op feedback, dit is ook niet af te dwingen.

• De ontvanger kan reageren op de feedback
• Leg uit wat je graag voor gedrag wilt zien
• Bekijk samen of je hier een oplossing voor ziet of probeer het gedrag te expliciteren

Hoe beschrijf je veranderbaar gedrag?

Dit is waarschijnlijk de moeilijkste stap in het proces van feedback geven. Je moet beschrijven hoe iemand doet of heeft gedaan, niet hoe iemand is. Probeer altijd het gedrag van iemand te beschrijven. Als je deze regel in je achterhoofd houdt tijdens deze stap dan kan het bijna niet mis gaan. Je gebruikt hierbij de ik-boodschap. Dit doe je als volgt:

• Ik zie dat jij …..
• Ik vind dat jij …..
• Ik hoor je zeggen …..
• Dit doet ….. met mij

Op de stippellijntjes vul je de observaties in. Als je in deze vorm de boodschap brengt voelt de ontvanger van de feedback zich minder snel aangevallen en zal het gesprek soepeler verlopen.

Het verschil tussen de ik-boodschap en de jij-boodschap

Het grote verschil tussen beide boodschappen is het gevoel dat het bij de ander opwekt. Een jij-boodschap komt vijandig over. Je keurt bepaald gedrag van de ander af met deze boodschap. Als je een ik-boodschap gebruikt dan probeer je begrip op te wekken bij de ander voor iets dat je bij jezelf houdt.

Gedrag van de ander uitleggen

Om uit te leggen wat het gedrag van de ander met jou doet gebruik je wederom de ik-boodschap. Je beschrijft eerst het gedrag van de ander waarna je eraan toevoegt wat dat gedrag met jou doet. Spreek vanuit je gevoel. Wat je eigenlijk doet is aangeven wat je nodig hebt van de ander om bij jou dat vervelende gevoel weg te nemen.

De reactie van de feedback ontvanger

Als het tijd is voor de ontvanger van de feedback dan ben jij stil. Laat de ander uitpraten, zonder onderbrekingen. Als er ruimte is vraag dan of jouw feedback boodschap goed is overgekomen. Snapt de ander wat je hebt gezegd? Snap jij ook de reactie van de ander?

Hoe kun je gedrag veranderen?

Door het geven van feedback wil je dat de ander bepaald gedrag verandert. Door aan te geven hoe jij het graag zou zien leg je een basis voor een mogelijke gedragsverandering. Het is natuurlijk aan de ander om te bepalen wat ermee gebeurt. Door zou duidelijk mogelijk aan te geven wat voor gedrag jij graag ziet kun je de ander ertoe bewegen. Geef ook aan wat je gevoelens daarbij zijn.

Tips bij het geven van een feedbackgesprek

Enkele belangrijke feedbackpunten bij het voeren van het feedbackgesprek zijn:

• Ga niet emotioneel een feedback gesprek in
• Geef feedback op een plek waar je niet kunt worden gestoord
• Geef de ontvanger van feedback de ruimte om het te verwerken