Wat zijn informatiesystemen (ICT) en welke zijn er?

Informatiesystemen of ICT-systemen zijn belangrijk in elk bedrijf. Ze ondersteunen de bedrijfsprocessen of delen hiervan. Informatiesystemen kun je in een aantal groepen onderverdelen, administratieve en productie-informatiesystemen, geïntegreerde informatiesystemen, bestuurlijke informatiesystemen, documentaire informatiesystemen.

Wat is een informatiesysteem

Een informatiesysteem is een systeem dat informatie verwerkt, dat gebeurt door middel van arbeiders, middelen en handelingen. Dus een informatiesysteem is opgebouwd uit verschillende elementen, en dat zijn de gegevens (invoergegevens, opgeslagen gegevens uit voorgaande perioden en uitvoer gegevens), mensen, middelen, handelingen en het proces op zich.

De meeste informatiesystemen zijn ontwikkeld om bedrijfsprocessen of delen hiervan te ondersteunen. Om deze processen te begeleiden moeten de gegevens goed gestructureerd zijn. Van dit soort systemen is een ruime keuze op elk terrein. Deze informatiesystemen kun je in een aantal groepen verdelen;

Administratieve en productie-informatiesystemen

Een administratief informatiesysteem ondersteunt de administratieve activiteiten in een bedrijf zoals facturering, debiteurenadministratie salarisverwerking etc. Administratieve informatiesystemen vervullen veelal veel gelijksoortige gegevens waarop steeds dezelfde bewerkingen uitgevoerd moeten worden. Kortom, het is routinewerk. Routinewerk is relatief eenvoudig vast te leggen in computerprogramma’s. Daarom heeft de automatisering op administratief gebied een grote vlucht genomen.

Geïntegreerde informatiesystemen

Het gebruik van diverse informatiesystemen heeft als nadeel dat de gegevensopslag over verschillende systemen verspreid is. Gegevensuitwisseling van het ene naar het andere systeem vormt hierbij een groot probleem. Klantgegevens die op verschillende systemen worden bijgehouden verschillen vaak van elkaar als beide niet van dezelfde gegevensopslag gebruikmaken. Steeds vaker worden de informatiesystemen die voor diverse activiteiten zijn geschreven samengevoegd tot een massaal pakket dat zoveel mogelijk bedrijfsprocessen ondersteunt. Ook wel bekend als een geïntegreerd informatiesysteem.

Bestuurlijke informatiesystemen

Een bestuurlijk informatiesysteem dient ter ondersteuning van de beheersing en de besturing van de bedrijfsactiviteiten. De gegevens voor dit soort systemen komen voor het grootste deel uit de administratieve informatiesystemen van een onderneming. Om de activiteiten te kunnen beheersen en besturen, moet je beslissingen nemen en antwoorden geven op vragen als: moet er personeel aangenomen worden? Moet de minimumvoorraad van een bepaald artikel aangepast worden?

Documentaire informatiesystemen

Bij bedrijfsprocessen met een intensieve documentenstroom, zoals verzekeringsmaatschappijen en overheidsinstellingen, wordt steeds meer van een documentair informatiesysteem gebruik gemaakt. Een documentair informatiesysteem ondersteunt het beheer en het onderhoud van documenten, boeken, tijdschriften, artikelen, beeld en geluid. Een documentair systeem helpt de gebruiker zoeken naar de gewenste informatie op een snelle manier, onder meer door het gebruik van trefwoorden. Dergelijke systemen worden dan ook gebruikt in ondernemingen waarin veel documenten verwerkt worden. Voor de opslag heeft men zeer veel opslagruimte nodig, een documentair systeem neemt veel en veel minder ruimte in beslag aangezien alles digitaal is opgeslagen.

Gegevens die relevant worden bevonden in verband met het bedrijf worden in de informatiesysteem ingevoerd. Door gegevens in een informatiesysteem in te voeren ontstaat er een positieve kernreactie die ten goede komt aan het bedrijf. Door gegevens in te vullen komt er informatie bij, informatie zorgt voor verdere kennis en kennis leidt weer tot actie in het bedrijf. Dat kan te maken hebben met het identificeren en bevestigen van een werkende werknemer zodat diegene kan functioneren in het bedrijf tot aan het salaris van dezelfde werknemer.

Gegevens die je uit de informatiesystemen krijgt kunnen ook helpen je bij het managen van je bedrijf, want door middel van de verwerkte gegevens kun je bijvoorbeeld de norm bepalen van de productie. Het volgend figuur laat duidelijk zien wat voor cyclus er volgt als de informatiesystemen correct worden toe gepast.

ICT

De ICT-mogelijkheden op het gebied van communicatie en informatie breiden zich steeds meer uit, worden steeds toegankelijker en zijn tegenwoordig niet meer weg te denken. ICT hoort tegenwoordig (en zeker ook in de toekomst) bij het communiceren en het verstrekken/verspreiden van informatie. Waarom is het nou zo dat ICT een steeds grotere rol is gaan spelen op het gebied van communicatie en informatie? Dat ligt aan het feit dat communicatie en informatie door ICT (technologieën en software) sneller is, efficiënter is en gewoonweg veel makkelijker gaat.

Voorbeelden van ICT op het gebied van Communicatie

E-mail

Overal ter wereld waar je op een computer internetverbinding hebt kun je e-mail (digitale brieven) versturen. En die na enkele seconden al is aangekomen in de digitale mailbox van de ander.

Mobiele telefonie

Overal in Nederland kun je bellen naar vast en mobiel zonder draad of stopcontact omdat je mobiele telefoon via satellieten verbinding maakt en energie haalt uit de draagbare (loskoppelende) accu. Ook naar of vanuit het buitenland bellen is mogelijk.

Voorbeelden van ICT op het gebied van Informatie

Service

ICT op het gebied van informatie verbetert de kwaliteit van de service die een bedrijf levert. Een informatiesysteem verbetert de snelheid van het opzoeken van gegevens door middel van het invoeren van enkele trefwoorden. Doordat het zoeken naar gegevens veel sneller gaat, verbetert de service van het bedrijf waardoor de klanten bij dat bedrijf blijven waardoor dat bedrijf een beter concurrentiepositie krijgt.

Ruimte

ICT op het gebied van informatie bespaart ruimte. Ruimten die vroeger werden gebruikt als opslagplaatsen van gegevens op papier over werknemers, productie, winst etc. kunnen nu worden opgeslagen op een computer die weinig ruimte in beslag neemt. De overgebleven ruimten kunnen worden opgevuld door productieve processen.