InfoNu.nl > Zakelijk > Diversen > Tips voor het plannen van een business event

Tips voor het plannen van een business event

Bij het plannen van een business event komt heel wat kijken. Het is daarom belangrijk dat je gestructureerd werkt, zodat je geen elementen van het evenement over het hoofd ziet. Je kunt het beste een schema en takenlijst voor jezelf opstellen, waarbij je taken afstreept zodra je ze hebt voltooid. Ook is het slim om in een team te werken, waardoor je bepaalde taken kunt uitbesteden. Je moet vervolgens natuurlijk wel controleren of de taken juist zijn uitgevoerd. Door samen te werken kom je daarnaast tot inzichten die je alleen misschien nooit had gehad. Hierbij daarom een aantal tips, om je planning en je bedrijfsevenement soepel te laten verlopen.

Doelgroep

Stel je doelgroep vast. Wat voor soort mensen komt er naar je bedrijfsevenement? Is het voor medewerkers, klanten of potentiële klanten? Aan de hand hiervan kun je vervolgens het event verder in gaan vullen. Medewerkers wil je waarschijnlijk een andere boodschap overbrengen dan klanten of potentiële klanten. Bij medewerkers kun je waarschijnlijk iets meer interne informatie geven, terwijl je potentiële klanten juist wilt paaien tijdens het evenement.

Hoeveel bezoekers?

Hoeveel mensen komen er naar je event? Komen zij met of zonder partner? Tijdens het plannen van je business event dien je natuurlijk rekening te houden met de grootte van de groep. Houd ook rekening met mensen die wel worden uitgenodigd, maar niet komen! Door mensen een bevestiging te laten sturen wanneer zij komen, verklein je dit probleem. Je hebt dan een beter beeld van hoeveel mensen er ongeveer zullen komen. Toch zul je ook altijd rekening moeten houden met mensen die de bevestiging wel versturen en niet komen, óf die de bevestiging niet versturen en wel komen.

Wel of geen partners?

Wanneer er partners meekomen naar het event, dan moet je hier natuurlijk ook rekening mee houden bij het communiceren van je boodschap. Partners weten vanzelfsprekend minder over de organisatie dan de werknemers of klanten zelf. Misschien zijn er ook zaken die je niet of juist wel wilt vertellen als er partners bij het event aanwezig zijn. Toch is de aanwezigheid van partners een punt waar je goed over na moet denken. Zonder partners kun je werken aan het teamverband van je personeel, met partners kun je het evenement meer op loyaliteit richten. Je hoeft de partners van je werknemers namelijk niet te motiveren of te stimuleren.

Budget

Wat is het budget voor je event? Door al in een vroeg stadium de financiële grens te bepalen, denk je alleen na over rendabele opties. Bij een laag budget is het nou eenmaal niet mogelijk om vier grote artiesten te boeken. Houd het budget tijdens het organiseren constant in de gaten, zodat je indien nodig het budget (of het programma) bij kunt stellen. Dit kun je doen wanneer het evenement bijvoorbeeld op geen enkele manier haalbaar is binnen het budget. Indien dit het geval is, zou je je af moeten vragen of je niet beter een andere aanpak voor je doelstellingen moet kiezen.

Tijd en datum

Bepaal ver van tevoren wanneer en hoe laat je het event wil laten plaatsvinden. Zo kun je het in een vroeg stadium al naar de gasten communiceren, waardoor zij de dag vrij kunnen houden in hun agenda’s. Houd met het plannen van de datum en tijd rekening met de spits, belangrijke voetbalwedstrijden en andere speciale gelegenheden. Je wilt natuurlijk niet dat mensen massaal afzeggen omdat net die avond oranje een belangrijk duel speelt.

Uitnodiging

Nodig je gasten meerdere keren uit. Stuur eerst een ‘save the date’, vervolgens de officiële uitnodiging en later nog een reminder. Zorg dat je uitnodiging aantrekkelijk is en je gasten overtuigt om te komen. Zorg dat de uitnodiging zo is ingericht, dat je gast het gevoel krijgt dat hij onmisbaar is op je feest. Speel ook in op zijn emoties of zijn verwachtingen in de uitnodiging, zodat de kans groter is dat hij komt. Je kunt er voor kiezen om het hele programma geheim te houden tot het evenement, maar dit zal mensen niet triggeren om te komen. Bouw de spanning op, maar communiceer wel voor het evenement al wat er staat te gebeuren.

Locatie

Zorg voor een geschikte locatie. De locatie moet genoeg ruimte bieden aan je gasten, maar ook goed bereikbaar zijn met de auto of het openbaar vervoer. Zorg in dit geval ook voor parkeerkaarten of uitrijd-tickets voor je gasten, zodat ze niet voor verrassingen komen te staan bij het verlaten van je evenement. Je kunt er ook voor kiezen om je gasten op te halen en naar het event te brengen, dan hoef je geen rekening te houden met parkeerplekken of dienstregelingen. Zo weet je ook zeker dat het merendeel van je gasten op tijd is en lang blijft. Ze hebben dan namelijk niet de mogelijkheid om tussendoor naar huis te gaan. Het kost natuurlijk wel veel geld, doordat je bussen door heel Nederland moet laten rijden om je gasten op te halen.

Programma

Zorg voor een gevarieerd programma. Begin met de saaiere onderdelen en sluit spetterend af. Geef je gasten genoeg ‘pauzes’ zodat ze rustig kunnen genieten van het evenement. Probeer af te wisselen tussen informatieve en amuserende elementen. Denk tijdens het organiseren niet alleen aan wat je zelf leuk vindt, maar ook aan wat je gasten leuk zouden vinden. Het kan zijn dat jij houdt van schlagermuziek, maar dat betekent niet dat alle gasten daarvan houden. Probeer dus een leuk gemiddelde te vinden wat je meeste gasten aan zal spreken.

Nazorg

Denk ook aan je gasten na het evenement. Stuur ze een week na het evenement een link naar de foto’s of een dvd met daarop een registratie van het evenement. Zo denken de gasten toch weer even terug aan het evenement van je bedrijf! Ze zullen het ook leuk vinden om op zoek te gaan naar foto's waar ze zelf opstaan. Een dvd is leuk wanneer bijvoorbeeld de partners niet zijn uitgenodigd voor het evenement. Zo kunnen de gasten ook aan het thuisfront laten zien wat zij op het evenement hebben gedaan.
© 2013 - 2019 Floortjeklaasse, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Goede Business Case opstellen, de onderdelenGoede Business Case opstellen, de onderdelenWelke onderdelen zitten er minimaal in een business case? Als je een business case gaat opstellen is het handig om een c…
Het Abell modelDoor toepassing van het Abell model kun je snel zien met welke technologieën en producten een onderneming op de markt ac…
Strategisch managementStrategisch managementEen belangrijke factor in ondernemen is natuurlijk het maken van plannen voor de toekomst. Een ondernemer moet weten wat…
Business' Bank van ING: online banking voor professionelenBusiness' Bank van ING: online banking voor professionelenING Bank beschikt naast de gewone formule van elektronisch bankieren voor particulieren ook nog over een online bankingf…
MarketingstrategieMarketingstrategieDe kern van de marketingstrategie wordt gevormd door de doelgroepkeuze en merkpositionering. Doelgroepen kunnen na segme…

Reageer op het artikel "Tips voor het plannen van een business event"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Infoteur: Floortjeklaasse
Gepubliceerd: 03-01-2013
Rubriek: Zakelijk
Subrubriek: Diversen
Schrijf mee!