InfoNu.nl > Zakelijk > Diversen > Plan van aanpak, een concept dat werkt
mijn kijk op

Plan van aanpak, een concept dat werkt

Plan van aanpak, een concept dat werkt Een plan van aanpak voor een project (bijvoorbeeld het maken van een website, het schrijven van teksten voor een website, het beginnen van een eigen bedrijf, het zoeken naar een nieuwe baan of een project op school of bij een werkgever) moet altijd geschreven worden op basis van verzamelde informatie. De verzamelde informatie wordt op een logische en gerubriceerde wijze in het plan van aanpak verder uitgewerkt. Aan de hand van een vastgestelde volgorde worden de werkzaamheden, ter voorbereiding van het schrijven van een plan van aanpak, uitgewerkt en de onderwerpen verder uitgediept. In dit artikel wordt de aanpak van het schrijven van een plan van aanpak verder uitgewerkt.

Schrijven van een plak van aanpak

Een plan van aanpak kan om verschillende redenen geschreven worden. Hierbij valt te denken aan bedrijfsmatige activiteiten als:
  • Een nieuw project
  • Introductie van een nieuw product
  • Een nieuw bedrijf starten
  • Uitbreiding van bedrijfsactiviteiten
  • Een samenwerkingsopdracht
  • Uitbesteding van werkzaamheden

Maar er worden ook veel privéprojecten uitgevoerd. Denk maar aan:

Bij alles wat er gedaan moet worden, moet er eerst nagedacht worden over welke activiteiten er uitgevoerd moeten worden. En wat er in welke volgorde zal moeten gebeuren om het gewenste resultaat te kunnen bereiken. Het beste is om altijd iets op te schrijven en zoveel mogelijk informatie over het onderwerp in te winnen. Vervolgens kan op basis van wat er moet gebeuren en de verzamelde informatie een plan van aanpak worden geschreven. De verzamelde informatie moet echter eerst worden gerubriceerd. De geselecteerde informatie kan na deze rubricering in het bij het onderwerp behorende hoofdstuk van het plan van aanpak worden verwerkt.

De hoofdstukken van een plan van aanpak

De hoofdstukindeling van een plan van aanpak kan zijn:
  1. Achtergronden
  2. Project/opdracht (waar gaat het om)
  3. Projectactiviteiten (welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd)
  4. Projectgrenzen (welke criteria zijn van toepassing)
  5. Producten (welke hulpmiddelen heb ik nodig)
  6. Kwaliteit (aan welke eisen moet het resultaat voldoen)
  7. Projectorganisatie (wie werken aan het project of wie moet er ingeschakeld worden om een project te kunnen uitvoeren)
  8. Planning (wanneer wordt er begonnen en wanneer moet het klaar zijn)
  9. Kosten en baten (wat mag het kosten en wat gaat het kosten en wat gaat het opleveren)
  10. Risico’s (welke risico’s zijn er tijdens de uitvoering van het project en hoe kunnen deze beheersbaar worden gemaakt en of de onnodige risico’s worden vermeden)

Toelichting bij de onderwerpen van de hoofdstukindeling van het plan van aanpak
In de toelichting bij de onderwerpen worden toelichtingen gegeven die niet compleet zijn. Op basis van de persoonlijke situatie en van het project zullen er onderwerpen moeten worden toegevoegd of kunnen activiteiten worden weggelaten.

Achtergronden

Als achtergrondinformatie worden relevante feiten neergeschreven die van belang zijn voor het welslagen van de beoogde activiteit. Beschreven wordt ook de organisatie waarin het project zich afspeelt. Gedacht kan worden aan noodzakelijke werkzaamheden die heel belangrijk zijn om het project te kunnen organiseren en uit te voeren. Wat moet er georganiseerd/uitgevoerd worden, welke bedrijven/personen moeten er betrokken worden bij de uitvoering van het project. Als er eerdere ervaringen of projecten zijn, die van belang zijn voor het succes van het project, dan moeten deze ook bij de achtergronden vermeld worden.

Project

Hier wordt expliciet beschreven waar het omgaat, wat is de reden dat er besloten is om iets te doen. Wat is het doel en wat moet het resultaat van het doel zijn.
De geformuleerde tekst van deze doelstelling moet SMARTIES geformuleerd worden.
  • (S) Specifiek, alle vragen moeten beantwoord zijn en grondig omschreven zijn met voldoende details
  • (M) Meetbaar, tussentijds en achteraf moet beoordeeld kunnen worden of het beoogde resultaat behaald is
  • (A) Aanwijsbaar/acceptabel, iemand moet de leiding hebben en verantwoordelijk zijn voor het resultaat en de voortgang
  • (R) Realistisch, het moet binnen de vastgestelde kaders haalbaar en uitvoerbaar zijn
  • (T) Tijdgebonden, eindtijd moet helder zijn wanneer het project klaar moet zijn.
  • (I) Initiatiefrijk, er moeten geen blokkades zijn die het succes in de weg staan
  • (E) Evaluerend, bij iedere stap (mijlpaal) moet de voortgang bewaakt en getoetst worden aan gemaakte en vastgelegde afspraken
  • (S) Stimulerend, iedere betrokkene moet volledig opgaan in de voortgang van het beoogde doel.

Voorbeeld van een SMARTIES doel: ik ga teksten schrijven op www.Infonu.nl
  • (S) Ik ga teksten schrijven op internet voor www.Infonu.nl
  • (M) Ik schrijf 104 artikelen per jaar voor Infonu.nl.
  • (A) Ik schrijf zelf iedere week op maandagmiddag twee artikelen voor Infonu
  • (R) Het aantal artikelen van mij op www.infonu.nl moet wekelijks met minimaal twee artikelen toenemen.
  • (T) Op 31 december moet het aantal geschreven artikelen voor Infonu 102 artikelen meer zijn dan op 1 januari van hetzelfde jaar.
  • (I) Ik bespreek dit voornemen met mijn huisgenoten en mede computer gebruikers
  • (E) Iedere eerste werkdag van de maand controleer ik en bespreek ik met de mede computergebruikers of ik voldoende artikelen voor Infonu.nl heb geschreven.
  • (S) Ik vraag mijn mede computergebruikers onderwerpen aan te dragen waar ik voor Infonu.nl over kan schrijven.

Als er over de SMARTIES overeenstemming is, dan kan de opdracht (doel) verder worden uitgewerkt. Een zo goed mogelijke omschrijving van het realiseren van het doel (eindresultaat) kan nu geschreven en beschreven worden. Daarom worden hier de eisen beschreven waaraan voldaan moet worden. En ook worden aangegeven hoe er, tijdens de uitvoering van het plan van aanpak, aan de geformuleerde eisen zal kunnen worden voldaan.

Projectactiviteiten

Als het project beschreven is, kunnen ook de activiteiten die tijdens het project moeten worden uitgevoerd, verder worden uitgewerkt. Voor de inventarisatie van alle activiteiten kan er het beste met de betrokken personen gebrainstormd (mind mapping) worden. Hier moet geprobeerd worden om alle activiteiten te bedenken en te beschrijven die uitgevoerd moeten worden. Uiteraard is dit inclusief de voorbereiding en natuurlijk gaat het ook om het schrijven van dit plan van aanpak. Door na de inventarisatie de activiteiten te groeperen en de activiteiten groepstitels te geven, is er een basis voor het berekenen en maken van een tijdsplanning. Een tijdsplanning is weer handig voor later als de definitieve planning gemaakt moet worden. Overigens is er nu nog geen reden om vast te leggen wie welke werkzaamheden zal gaan uitvoeren. Dat wordt later nog beschreven.

Projectgrenzen en randvoorwaarden

In dit hoofdstuk wordt het project/resultaat afgebakend. Hier wordt bepaald wat wel en wat niet bij dit project hoort. Sta open voor de mening van andere betrokkenen en toets het eigen beeld over wat gedaan moet worden aan het beeld dat anderen over het voorgenomen doel hebben (of wat de school/werkgever/opdrachtgever wil).

Dit is ook het moment om de geformuleerde en opgestelde projectactiviteiten kritisch door te nemen. Bij sommige activiteiten dient dan ook expliciet te worden aangegeven of deze activiteit wel of niet zal worden uitgevoerd en waarom niet of wel moet hier (voor later) dan ook zo gedetailleerd mogelijk en zeer gemotiveerd worden beschreven. Overigens is het niet erg om activiteiten op te nemen die niet uitgevoerd zullen worden. Immers hoe duidelijker alles is beschreven, hoe minder onduidelijkheden er nu of later kunnen zijn. Daarnaast kan hier ook de begin en einddatum van de beoogde activiteiten worden aangegeven en de daarbij behorende uitgaven (kosten) van het project worden opgenomen. Het is natuurlijk ook handig om te berekenen wat het maximale budget wat nodig is voor het project te berekenen.

Vervolgens kunnen de randvoorwaarden worden beschreven en tevens de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om dit project tot een succes te kunnen maken. Op het resultaat van deze voorwaarden kan door de projectgroep zelf geen invloed meer uitgeoefend worden.
Aan voorbeelden van onnodige discussies kan gedacht worden aan:
  • Er moeten projectleden beschikbaar zijn,
  • Er moet voldoende geld zijn,
  • Er moet toestemming zijn,
  • Er moet een vergunning verkregen worden van de gemeente,
  • Er moeten voldoende voorstemmers zijn,
  • Er moet werkruimte (vergaderruimte) zijn.

Producten

Een product wil niet altijd zeggen dat het een tastbaar voorwerp moet zijn (kijk maar naar het gegeven voorbeeld bij SMARTIES). Een product kan in een plan van aanpak dan ook heel goed een gebeurtenis zijn.
Denk maar aan:
  • Het openen van een winkel;
  • Een nieuwe baan;
  • Een huwelijk;
  • Een vakantie;
  • Een reünie;
  • Een verjaardag;
  • Een begrafenis;
  • Een nieuwe partner;
  • Een geboorte;
  • Een nieuwe collega;
  • Een nieuwe woning;
  • etc

Ongeacht de activiteit die moet worden voorbereid en uitgevoerd, zullen de bijbehorende producten/diensten/werkzaamheden moeten worden benoemd. Wanneer een product/activiteit/dienst/werkzaamheden wordt vergeten, dan kan dit uiteindelijk ten koste gaan van het resultaat. Door aan de geïnventariseerde activiteiten/werkzaamheden/diensten/producten een einddatum te koppelen, dan worden ineens de voortgang in het project meetbaar. Feitelijk zijn het mijlpalen (minestrone) die soms een reden geven van bezorgdheid of trotsheid wegens het behaalde resultaat.

Kwaliteit

In het hoofdstuk over de kwaliteit wordt beschreven aan welke kwaliteiten en kwaliteitseisen moet worden voldaan. En ook hoe de kwaliteit van het project kan worden gewaarborgd. Ook wordt hier beschreven hoe en door wie en waaraan de kwaliteit moet worden getoetst. Soms is het beoordelen erg ingewikkeld en dan kan er beter deelprojecten worden geformuleerd. In dit hoofdstuk wordt ook beschreven welke kwaliteitscontroles worden uitgevoerd. Tevens wordt hier beschreven welke software, schema- en tekentechnieken en andere tekstverwerkingssoftware, planningssoftware en overige software er gebruikt zal worden. Vergeet ook niet de andere hulpmiddelen die gebruikt moeten worden hier te benoemen.

Projectorganisatie

Het is goed om ook vast te leggen welke personen allemaal ingeschakeld moeten worden om het geheel tot een succes te maken. Daarom moet begonnen worden met het benoemen (inventariseren) van de functies (werkzaamheden) die uitgevoerd moeten worden. Bij grotere projecten kan er gedacht worden aan functies in de projectgroep als:
  • Projectleider;
  • Projectsecretaris;
  • Projectlid;
  • Projectadviseur;

Na deze inventarisatie worden de personen gezocht die geschikt zijn om bij de projectwerkzaamheden te worden betrokken.

Vergeet niet om de volgende gegevens van de projectleden te noteren:
  1. Naam:
  2. Adres:
  3. Postcode:
  4. Woonplaats:
  5. Telefoon:
  6. E-mailadres:
  7. Kwaliteiten:
  8. Beschikbaarheid:
  9. Vakantie:
  10. Verlofdagen:
  11. Overige bijzonderheden:

Op basis van deze gegevens kunnen de personen gekoppeld worden aan de beschikbare functies/werkzaamheden. Vervolgens wordt in een brief (formele traject) en of in een verslag vastgelegd welke bevoegdheden een projectlid heeft.

In het plan van aanpak is ook ruimte, tijd en geld gereserveerd voor de kosten van de noodzakelijke vergaderingen. Indien er overleg gevoerd moet worden in verschillende samenstelling(en), dan ligt dat ook vast in het plan van aanpak en tevens staat daarbij vermeld wie bij het gesprek/vergadering aanwezig moet zijn. Omdat de zon voor niets op en ondergaat, zal ook van iedere deelnemer moeten worden vastgelegd hoe de beloning (bijvoorbeeld uurtarief) zal zijn. Ieder lid legt op dezelfde wijze een urenverantwoording af. In de urenverantwoording (wekelijkse- of maandelijkse rapportage) wordt vastgelegd:
  1. De bestede tijd
  2. De uitgevoerde werkzaamheden
  3. Het resultaat.

Planning

Het eerste wat nu gemaakt kan worden op basis van de tot heden toe vastgelegde informatie, is de tijdsplanning. Dit is tevens het moment om te toetsen of de voorgestelde of vastgelegde einddatum haalbaar is. Tevens worden in de tijdsplanning de vastgelegde werkzaamheden opgenomen. Bij deze werkzaamheden wordt tevens een verantwoordelijke persoon uit de projectgroep benoemd. Het mooie van en planning is dat er inzichtelijk wordt gemaakt wie waarop aanspreekbaar is. De verantwoordelijke persoon is immers veel gemakkelijker aanspreekbaar geworden en kan tevens worden aangesproken op de voortgang en het behaalde resultaat. Het is nu heel eenvoudig geworden om de geïnventariseerde projectactiviteiten te gebruiken om de personen aan de uit te voeren activiteiten te koppelen. Nog makkelijker is het nu om per activiteit de doorlooptijd vast te stellen. Daarnaast kunnen op een eenvoudige wijze de inzichtelijkheid van en de afhankelijkheden aan, maar ook de deadlines van de werkzaamheden eenvoudig worden vastgesteld en vastgelegd.

Overigens zijn er heel eenvoudige planningsprogramma's, zodat het plannen en het bijhouden van de planning flexibel en snel werkt.

Kosten en baten

Ieder project (hoe klein ook) heeft kosten (en baten). Daarom is het goed om in dit hoofdstuk alle kosten en baten vast te leggen die uit de vorige hoofdstukken naar voren zijn gekomen. Tevens kan beoordeeld worden of de financiële consequenties een reden kunnen zijn om het project niet uit te voeren of te herbeoordelen aan de hand van aangegeven financiële criteria.

Onder kosten kunnen worden verstaan, zaken als:
  • Mensuren,
  • Uurloon van de personen die deelnemen aan het project (daarmee zijn de loonkosten ineens inzichtelijk geworden)
  • Hulpmiddelen
  • Materiaalkosten
  • Aanschaf apparaten
  • Aanschaf overige artikelen
  • Exploitatiekosten, dit zijn kosten die ontstaan na de realisering van het project, dit hoeft in beginsel niet in dit plan van aanpak te worden opgenomen

Onder baten (opbrengsten) kan worden verstaan, zaken als:
  • Kosten besparing (personeel- en materiaalkosten en efficiënter werken)
  • Omzet die gerealiseerd kan worden
  • Beter gemotiveerde werknemers (dus een hogere netto opbrengst per medewerker)

Risico's

Aan ieder project zitten risico’s. Daarom is het goed om ook vooraf risico’s te bedenken. Vooral risico’s die het succes van het project kunnen bedreigen (met deze risico’s kan dan rekening worden gehouden tijdens de uitvoering van het project).

Risico voorbeelden zijn:

  • Een wijziging in de samenstelling van de projectgroep
  • Er blijkt onvoldoende kennis/niveau bij projectleden
  • Er is onvoldoende motivatie bij projectleden
  • Er blijkt een ongeschikte projectleider te zijn
  • Er zijn onvoldoende of onduidelijke projectgrenzen
  • Dit projectplan is te onduidelijk en voldoet daarmee niet aan de eisen van dit project.

Lees verder

© 2012 - 2017 Tekstschrijvert, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Plan van aanpak makenPlan van aanpak makenVoorafgaand aan een project of een ander samenwerkingsverband wordt er een plan van aanpak opgesteld. Een plan van aanpa…
Het schrijven van een plan van aanpakHet schrijven van een plan van aanpakOp veel opleidingen wordt er aan projecten gewerkt, deze projecten lopen vaak minimaal vaak 10 weken. Om een goed overzi…
Inhoud plan van aanpakDit artikel beschrijft hoe een plan van aanpak ingedeeld kan worden. De verschillende hoofdstukken en inhoud hiervan wor…
Het schrijven van een plan van aanpakAls je een project gaat doen of een verslag gaat schrijven, doe je er goed aan eerst een plan van aanpak te schrijven. H…
Hoe schrijf ik een formeel Plan van Aanpak?In het projectmanagement is het erg belangrijk om een project duidelijk en uitgebreid neer te zetten. In dit artikel wor…

Reageer op het artikel "Plan van aanpak, een concept dat werkt"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Infoteur: Tekstschrijvert
Gepubliceerd: 31-08-2012
Rubriek: Zakelijk
Subrubriek: Diversen
Mijn kijk op…
Deze rubriek bevat artikelen welke naast objectieve informatie ook een mening en/of ervaring beschrijven.
Schrijf mee!