Het beroep directiesecretaresse

Bijna iedereen kent wel iemand die secretaresse is of een secretaresse in dienst heeft. Maar een secretaresse is niet hetzelfde als een directiesecretaresse / management assistente. Naast de normale secretariële werkzaamheden geeft een directiesecretaresse bij een groot bedrijf vaak leiding aan de secretaresses of afdelingssecretaresses. Ook in opleidingsniveau zit er meestal een verschil tussen deze twee beroepen.

Het beroep

Een directiesecretaresse houdt zich bezig met het organiseren van allerlei zaken voor de organisatie. Ze neemt de directie veel werk uit handen en is een belangrijke schakel tussen de directie en klanten en tussen de directie en andere medewerkers. Ook regelt de directiesecretaresse afspraken voor het management en zorgt voor de correspondentie namens de directie. De werkzaamheden van een directiesecretaresse bestaan meestal uit:

• Vergaderingen voorbereiden en notuleren
• Bijhouden van de agenda voor de directie
• Verzorgen van de zakelijke correspondentie
• Contacten onderhouden met andere afdelingen
• Zorg dragen voor het archief
• Teksten uitwerken
• Leiding geven aan het directiesecretariaat

Het is afhankelijk van het bedrijf aan hoeveel mensen een directiesecretaresse leiding geeft. Soms zijn dit maar 1 of 2 personen, maar het komt ook voor dat het een grotere groep is. Wanneer een directiesecretaresse bij een klein bedrijf werkt, heeft zij vaak ook nog andere werkzaamheden zoals het aannemen van de telefoon en het ontvangen van gasten.

Opleiding

Wanneer je directiesecretaresse wilt worden, zijn er verschillende opleidingsmogelijkheden. Je kunt bij verschillende onderwijsinstellingen een MBO niveau 4 opleiding directiesecretaresse volgen. Wanneer je niet de juiste vooropleiding hebt, kun je ook eerst MBO niveau 3 secretaresse doen en daarna doorstromen naar de opleiding directiesecretaresse. Vaak wordt er een HBO gevraagd. Een goede HBO opleiding voor dit beroep is een HBO opleiding office management. Omdat een directiesecretaresse het aanspreekpunt van de directie is en belangrijke zakelijke klanten begeleidt, worden er aan een directiesecretaresse hogere opleidingseisen gesteld dan aan een normale secretaresse.

Eigenschappen

Om het beroep van directiesecretaresse goed uit te voeren, heb je een aantal eigenschappen nodig. Je moet goed kunnen organiseren en graag mensen helpen. Je moet klantgericht zijn en accuraat werken. Ook is het belangrijk dat je goed in taal bent, omdat je de correspondentie verzorgt. Daarnaast moet je stressbestendig en flexibel zijn, omdat je vaak meerdere dingen tegelijk moet doen.

Doorgroeimogelijkheden

Voor een directiesecretaresse is het goed mogelijk om door te groeien. Vooral bij grote bedrijven kun je vaak extra opleidingen volgen en wanneer je dan ook nog veel ervaring hebt, kun je doorgroeien. Secretaresses die doorgroeien gaan vaak aan de slag als PR adviseur, communicatiemedewerker of facilitair medewerker.

Overige

Wanneer je net begint als directiesecretaresse en geen of weinig ervaring hebt, ligt het salaris ongeveer rond de €1800,- per maand. Wanneer je meer ervaring hebt, verdien je ongeveer €2300,- per maand. Een goed opgeleide directiesecretaresse kan bij heel veel soorten bedrijven terecht. Je kunt gaan werken bij een commercieel bedrijf maar ook bij bijvoorbeeld een overheidsinstantie. De kans op een baan is redelijk groot.