Hoe maak ik een duidelijke prioriteitenstelling?

De prioriteitenstelling zorgt ervoor dat u niet met uw handen in het haar hoeft te zitten. Na de SWOT-analyse kan het zijn dat u zoveel uitkomsten heeft, dat u niet meer weet wat u er mee aan moet. Met de prioriteitenstelling kunt u weer een overzicht krijgen van de uitkomsten van uw SWOT-analyse.

Wat is een prioriteitenstelling, of prioriteitenmatrix?

Een prioriteitenstelling of ook wel de prioriteitenmatrix genoemd, zorgt dat u na de SWOT-analyse de belangrijkste en meest dringende punten uit de SWOT-analyse sorteert. Als u een probleem of idee heeft is het namelijk belangrijk het beste idee het eerste aan te pakken.

Waarom gebruikt men de prioriteitenstelling?

Soms is de overstap tussen de SWOT-analyse en de confrontatiematrix zo groot dat u met uw handen in het haar zit. U kunt zoveel strategieën bedenken vanuit de SWOT-analyse dat u een tussenstap nodig heeft. De tussenstap is de prioriteitenstelling, deze filtert de belangrijkste punten uit de SWOT-analyse zodat u deze mee kunt nemen naar de confrontatiematrix.

De prioriteitenstelling van Eisenhower

De belangrijkste prioriteitenstelling is de prioriteitenstelling van Eisenhower. Eisenhower deelt de prioriteitenstelling op met de volgende begrippen: Belangrijk, niet belangrijk, urgent (dringend) en niet urgent (niet dringend). Deze begrippen komen in een tabel te staan die er zo uit ziet:

	Dringend	Niet dringend
Belangrijk
Niet belangrijk

In elk vakje zet u het nummer van de sterkte, zwakte, kans of bedreiging ( U moet alle uitkomsten van de SWOT-analyse nummeren om overzicht te bewaren). Maak voor elk kopje (sterkte, zwakte, kans of bedreiging) een nieuwe prioriteitenstelling.

Het vakje ‘belangrijk en dringend’ staat voor de taken en werkzaamheden die onmiddellijk aandacht vragen, deze moeten dus als eerste worden aangepakt.

Het vakje ‘belangrijk en niet dringend’ staat voor de taken en werkzaamheden die belangrijk zijn, maar niet dringend. Deze hoeven dus niet meteen uitgevoerd te worden en hebben meer te maken met eigen doelen.

Het vakje ‘niet belangrijk maar wel dringend’ wordt vaak gevuld door onverwachte dingen, onverwachte telefoontjes en dergelijke. Het is belangrijk om uzelf eerst op belangrijke dingen te focussen en vervolgens deze taken op te lossen. Af en toe kunt u best ‘nee’ zeggen tegen taken uit dit vak.

Het laatste vakje ‘niet belangrijk en niet dringend’ betekend dat u deze taken kunt uitvoeren als u niets meer te doen heeft, deze taken komen als laatste.

Focus u dus eerst op de belangrijke en urgente taken en ga vervolgens verder.