Zaken doen in het buitenland – het cultuurverschil

Zaken doe je niet alleen, je hebt hiervoor collega’s, klanten, leveranciers en andere partners. Met deze mensen heb je contacten en ook contracten, waarin de onderlinge verhoudingen op papier staan. Zo is dit geregeld in Nederland. In de meeste landen, echter, kijkt men heel anders aan tegen zakenrelaties en cont(r)acten.

Relatie-gericht

In Nederland en Noord-Europa zijn de mensen niet erg relatie-gericht: we komen snel ter zake, willen alles zo snel mogelijk afgehandeld hebben en we houden niet van uitgebreide plichtplegingen, want: tijd is geld. In andere landen waar een meer relatie-gerichte cultuur geldt gaat het er heel anders aantoe, hier neemt men de tijd om een relatie op te bouwen met de client/collega. Zo wordt er ‘smorgens eerst tijd besteedt om de collega’s de hand te schudden en een praatje te maken, en voor een lunch wordt er ruim de tijd genomen.

Hoe gaat dit in Nederland?

Je ontvangt een gast of klant en schudt hem/haar de hand. Onderweg naar het kantoor of een vergaderplek wordt er een oppervlakkig praatje gehouden; “kon je het makkelijk vinden”, of iets over het weer. Daarna biedt je de klant een kopje koffie of thee aan (andere dranken komen er niet aan te pas) en worden er vervolgens zaken gedaan waarin je snel “to the point” komt. Deze manier is hier een bekende en ook vertrouwde manier om zaken te doen.

Hoe gaat dit in het buitenland?

Wat er gebeurd zoals eenk relatie opbouwen of vertrouwen creeeren is vaak hetzelfde, maar hoe dit gedaan wordt is anders.
De eerste paar keren dat je je gast/klant ontmoet praat je niet over zaken, je leert elkaar eerst kennen en vormt een basis van wederzijds vertrouwen. Zorg dan ook dat je in je schema ruim de tijd neemt voor je afspraken, en verwacht niet dat je met een uur weer buiten staat. De favoriete locatie om zaken te doen zijn dan ook vaak restaurants of cafe's.
Ook worden zakenrelaties opgebouwd voor de lange termijn, er wordt niet opnieuw weer onderhandeld over 1 of 2 jaar maar voor een langere tijd.

Hoe ga je om met deze verschillen?

Allereerst moet je beseffen dat er verschillen zijn, en je hierop aanpassen. Leer om bewust te zijn van de eigen en de andere cultuurgebonden waarden, de verschillende communicatiestijlen en om bekwaam genoeg te zijn om over die cultuurverschillen heen te communiceren. Landen in het zuiden van Europa, bijvoorbeeld, zijn meestal katholiek en dus sterk hiërarchisch. Leiderschap is hier gebaseerd op macht. Mensen zijn wat ze zijn, door hun geboorte, geslacht of leeftijd, maar ook door hun netwerk en hun opleidingsinstelling. Hun status hebben ze niet verworven door wat ze hebben gepresteerd, maar is aan hen toegewezen. Dit is een andere gedachtengang dan die van Landen in het Noorden en het Westen, laat staan de gedachtengang van landen buiten Europa. Voordat je dus zaken gaat doen in deze landen, verschaf jezelf meer informatie over de cultuur aldaar, en stel jezelf erop in. Zo geef je jezelf al een betere basispositie om zaken te doen.

Monochroon of Polychrone aanpak

Een monochrone presentatie gebruikt de directe aanpak, met weinig inleidende woorden. De structuur is lineair, met duidelijke overgangen van het ene punt naar het volgende. De presentatie is grondig voorbereid en precies getimed en het visuele materiaal is op voorhand klaargemaakt. De instructie in een monochrone cultuur voor een perfecte en effectieve presentatie is: zeg wat je gaat zeggen, zeg het, en vat dan samen wat je gezegd hebt. Deze aanpak wordt het meest gebruikt in het Westen en Noorden van Europa

Bij een polychrone presentatie hanteert de spreker de indirecte aanpak. De informatie wordt in een context geplaatst, zodat er een omstandiger inleiding komt. De spreker wijkt wel eens af van het onderwerp en zijn woordgebruik is aangepast aan de omstandigheden en de sfeer van de dag. Improvisatie wordt beschouwd als een teken van intelligentie en cultuur. Visueel materiaal, indien al aanwezig, wordt soms ter plaatse gemaakt en bestaat niet uitsluitend uit tekst. Het kan veranderd worden en beschreven, naargelang de dynamiek van de presentatie. Deze aanpak wordt voornamelijk gebruikt in Zuid-europa.