Zakelijk vergaderen in het Engels

Ook al kun je redelijk uit de voeten in het Engels, het is nog iets heel anders als je als buitenlander deelneemt aan een internationale vergadering. Dit artikel geeft je tips voor effectief vergaderen in business English en voor het leveren van een goede bijdrage aan internationale bijeenkomsten. Handig voor op zakenreis.

Vergadergebruiken

Het zakenleven in Groot-Brittannië en de Verenigde Staten is vaak wat formeler dan hier in Nederland, zeker als het gaat om kleding. Wees hierop voorbereid, anders verschijn in je jeans met sneakers en grappig colbertje tussen de zwarte en heel donkergrijze kostuums. Ook dames zie je zakelijk vaak in heuse mantelpakjes. Vergader je met Australiërs en Nieuw-Zeelanders dan hoef je je hierover wat minder zorgen te maken.

Ook is men in het buitenland wat minder van het poldermodel en wat meer van de ouderwetse vergaderstructuur. Formaliteiten spelen daarbij een belangrijke rol; je houdt je aan de agenda en begint niet over een ander onderwerp.

Over vergaderen

Een vergadering begint met een agenda, dat is in Engelsprekende landen niet anders dan hier. De voorzitter (chairperson) regisseert de vergadering, zorgt dat alle punten aan de orde komen en dat iedereen zijn of haar zegje kan doen.

Als je zelf moet voorzitten, verzamel dan tijdig de punten, probeer ze in een logische volgorde te zetten en er eventueel vast tijd aan toe te wijzen.
Bij de aftrap van de vergadering kun je dan dingen zeggen als:

“Welcome everybody and thank you for coming.”
“On the agenda today we have xx items. “
“I’d like to through them in order.”
“First, we’ll start with…”

Als je zelf punten moet introduceren of toelichten, bereid je daar dan op voor door het in te studeren als een minipresentatie zodat je niet met je mond vol tanden zit als je aan de beurt bent.
Probeer wel – het ligt voor de hand – om ondertussen naar de anderen te blijven luisteren, zodat je daar met je verhaal op kunt inspelen. Breng het positief, geef de voordelen aan van je voorstel. En probeer anderen erbij te betrekken door hun naam te noemen en eventueel om steun te vragen: “Wouldn’t you agree John that…?” of “And I think you feel the same way don’t you XX?”

Ik ben het er niet mee eens!

Je woont de vergadering bij om een bijdrage te leveren, je bent tenslotte niet voor niets gevraagd. Dus probeer je zegje te doen, ook al is het soms moeilijk om ertussen te komen. Het is heel geaccepteerd om te onderbreken op een geschikt moment, als het maar weer uiterst beleefd en respectvol gebeurt. Bijvoorbeeld:

“Sorry to interrupt but I feel that…”
“I’m very sorry to hold things up but I think we should…”
“Can I just ask…”
“May I interrupt for a moment?”

Dan kun je je verhaal doen. Stel dat je het er helemaal niet mee eens bent; best lastig en intimiderend in een buitenlandse vergadering. Een paar suggesties, waarbij een beleefde toon ook weer heel belangrijk is:

“I’m sorry but I disagree…”
“I don’t think that is a good idea…”
“Can I just say that I don’t feel the same way because…”

Gewoon beginnen met een reeks beleefde tegenwerpingen en veel ‘I’m sorry. ‘I think’ en ‘I feel’ zijn goede constructies omdat je daarmee aangeeft dat het hier gaat om jouw persoonlijke mening,
Het woordje ‘just’ doet het altijd leuk (“Can I just ask you…”) omdat je daarmee impliceert dat het allemaal niet zo ingewikkeld en langdurig gaat worden.

Krijg je geen kans om ertussen te komen, dan kun je in uiterste nood nog je punt inbrengen tijdens de rondvraag, aangekondigd met “Any other business?”

Een goede voorbereiding is het halve werk

Vergaderen is een vak apart, en als het in een andere taal moet is het helemaal spannend. Een goede voorbereiding is echt van het allergrootste belang; dat geldt voor elke vergadering maar zeker de internationale. Verdiep je in de agendapunten en zet op papier welke bijdrage je wilt leveren. Doe eventueel zelfs wat onderzoek naar de andere aanwezigen: wie zijn zij, wat vinden zij belangrijk, enzovoort.

Als je goed beslagen ten ijs komt, kun je een goede, professionele indruk maken in elke internationale vergadering.