Zakelijk coachen: inventariseren problemen en beeldvorming

Zakelijk coachen of business coaching is een vorm van management. Met behulp van coaching spreek je een aantal vaardigheden aan waarmee werknemers betere resultaten leveren. Werknemers zullen groeien, leren en hard werken. Maar in het wilde weg wat gaan coachen heeft geen zin. Voor een effectieve coaching zal je eerst de problemen en probleemgebieden op de werkvloer moeten inventariseren en analyseren. Pas daarna kan je werkelijk aan de slag met coachen. In de huidige wereld vol concurrentie en vijandigheid is coachen een noodzakelijkheid geworden. Met behulp van diverse technieken help je mensen effectiever te werken, zodat jouw bedrijf het hoofd boven water zal weten te houden in tijden van crisis. Omdat teamcoaching een zeer inspannende en tijdrovende aangelegenheid is, is het verstandig je tijd en energie te steken in die gebieden die het meest gebaat zullen zijn bij coaching.

Vier basisprocessen

Wanneer je met een collega een willekeurige organisatie bezoekt zal je merken dat wanneer je na afloop napraat over het bezoek je beide een heel ander beeld hebt van de organisatie. Waar jij je misschien vooral geconcentreerd hebt op de werknemers, is je collega opgevallen hoe het werkproces in elkaar steekt. Hoe je een organisatie bekijkt en beoordeeld hangt sterk af van de zogenaamde 'bril' die je op hebt. Oftewel, welke zaken vind jij het meest belangrijkst? Welke dingen springen je meteen in het oog? En welke kenmerken herinner jij je absoluut niet?

Ondanks deze verschillen 'brillen' en beschrijvingen van organisaties zijn er vier gebieden welke elke organisatie gemeenschappelijk heeft.

Het werkproces

Voor de meeste mensen is het werkproces dé graadmeter van kwaliteit van een organisatie. Aan de hand van de producten die een organisatie aflevert kan je immers het beste meten hoe functioneel de organisatie is. Dit komt omdat de producten van een organisatie vaak kwantitatief, oftewel meetbaar zijn. Je kan immers nauwkeurig bijhouden hoeveel kilo van een product op een dag geproduceerd wordt. Of hoeveel klanten nog met je in zee willen blijven gaan.

Organisaties onderscheiden zich in het type product dat zij leveren. De aard van het product bepaalt de richting en vorm van de organisatie en het werkproces.

1. Productieorganisatie (bijvoorbeeld een matrassenfabriek)
2. Dienstverlenende organisatie (bijvoorbeeld een huisarts)
3. Professionele organisatie (bijvoorbeeld een advocatenkantoor)

Het samenwerkingsproces

Elke organisatie bestaat uit een grote gemeenschap van samenwerking. Diverse afdelingen zijn afhankelijk van elkaar's resultaten en producten en bouwen hier op voort. Het product of de dienst is dan ook een eindresultaat van samenwerking. Organisaties kennen verschillende vormen van samenwerking. Dit kan bijvoorbeeld in een team gebeuren, of juist individueel.

Het stuurproces

Een organisatie heeft behoefte aan een of meerdere personen die de organisatie draaiende houden en sturen. Veel organisaties kennen mensen die speciaal voor deze functie aangenomen zijn, zogenaamde leidinggevenden. Deze sturen onder meer de samenwerking, grijpen in bij conflicten en zijn verantwoordelijk voor de begroting.

Het identiteitsproces

Elke organisatie wordt gekenmerkt door een bepaalde sfeer, de uitstraling van de organisatie. Een organisatie kan een plezierige sfeer hebben of juist een afstotende sfeer. Dit is de reden dat mensen juist voor deze organisatie of het product kiezen, en niet voor een ander.

Beeldvorming

Coachen kost een heleboel tijd en geld. Om maar niet te spreken over de emotionele belasting die met zakelijke coaching gepaard gaat. Om de tijd en het geld zo nuttig mogelijk te gebruiken, is het daarom verstandig te onderzoeken óf er zaken mislopen en deze concreet in kaart te brengen.

Organogram

Een organisatie heeft een bepaalde kenmerkende opbouw en hiërarchie. Om deze in kaart te brengen kan je een organogram maken. Dit is een grafische weergave van de structuur van een organisatie. Uit dit organogram kunnen spanningen of discrepanties tussen de organisatie op papier en de dagelijkse praktijk van de organisatie ontstaan. Enkele vragen die je kunt meenemen bij het maken van een organogram:

• Wat is het product van de organisatie?
• Welke afdelingen zijn betrokken bij het productieproces?
• Op welke afdeling werk jij?
• Aan wie geef jij leiding?
• Wie geeft jou leiding?
• Waar zijn de ondersteunende afdelingen van de organisatie geplaatst?
• Hoe werken verschillende afdelingen samen?

Inventariseren van problemen

Vaak bekruipt je, voordat je processen in kaart gebracht hebt, al een gevoel dat de organisatie niet helemaal lekker loopt. Het is vaak echter heel lastig om precies de vinger om de zere plek te kunnen leggen. Het maken van een organogram kan hierbij helpen. Wanneer je het organogram gemaakt hebt kijk er dan eens een aantal keren goed kritisch naar. Welke punten komen overeen met de praktijk? Welke punten gaan anders? Op welk gebied gaan deze precies anders? Formuleer de discrepanties helder en concreet.

Informeer bij collega's (bijvoorbeeld tijdens een vergadering, zet dit op de agenda!) hoe zij de organisatie ervaren en tegen welke problemen zij eventueel aan lopen. Informeer ook nadrukkelijk naar de positieve, bindende factoren in de organisatie.