E-mail in de dagelijkse praktijk

Email is overall uiteraard een super uitvinding, maar dit neemt niet weg dat er met email veel fout kan gaan. Fout als het gaat om inhoud, relatie of verwachtingspatroon. Dit kan in de werksfeer maar ook in de privé-sfeer tot allerlei ongenoegen leiden. Jammer, want email kan, mits goed toegepast, een ideaal communicatiemiddel zijn voor werk- en privé gerelateerde zaken.

Verwachtingspatroon

Als je een email stuurt is het van belang het verwachtingspatroon helder te krijgen. Het is niet gezegd dat een email die een bepaalde tijd verzonden wordt, ook direct zal leiden tot reactie. Het moet bij de ontvanger in te passen zijn in zijn/haar planning. Wel is het goed om binnen een bepaald bedrijf een termijn af te geven waarbinnen men moet reageren. Als iets meer tijd vergt dan kan er wel een reactie gegeven worden, zijnde dat je er een X-datum/uur op terugkomt. Dan weet de zender dat je er mee aan de slag gaat en kan hij/zij het desgewenst voor zichzelf agenderen.

Een ander, verkeerd, verwachtingspatroon kan een "gelezen" melding aanzetten zijn. De ontvanger die de email open klikt zendt dan eventueel zonder dat hij/zij het weet een bericht dat de email gelezen is. Een veelvuldig gemaakte fout, nog steeds (!), is het vrij snel reageren waar het antwoord blijft of zelf direct de telefoon pakken. Een email kan ook per ongeluk geopend zijn en daarmee de melding verstuurd naar de zender.

Als het om verwachtingspatroon gaat wordt de cc ook veelvuldig, wellicht iets te veelvuldig, gehanteerd. Een of meerdere mensen gericht een email sturen is prima, maar iedereen die met het onderwerp ook maar iets te maken heeft of kan hebben, meteen te cc'en is soms wat te veel van het goede. Daarbij komt nog dat als je veelvuldig een cc ontvangt, die berg erg op kan lopen en je de cc apart houdt om op een bepaald moment nog eens door te lezen. De zender kan er weer van uitgaan dat je het wel gelezen hebt en kan/zal er mogelijk op enigerleiwijze op terug komen. Verontwaardiging kan dan groot zijn als je aangeeft geen antwoord te kunnen geven c.q. de email nog niet gelezen te hebben.

Begrijpend lezen en "toon" van het bericht

Begrijpend lezen is altijd belangrijk, maar hoe gemakkelijk is het niet om op inhoud "even" een email te sturen. Je zit op dat moment zelf in de materie en de wijze waarop je je email stuurt is niet altijd dusdanig duidelijk dat de ontvanger ook weet waar je het over hebt. Dit kan komen door een "snelle" email met bijvoorbeeld halve zinnen of een cryptische samenstelling of door het snel typen allerlei typefouten.
Er zit natuurlijk een mogelijkheid in dat de ontvanger zelf gaan interpreteren wat de context is waarin je je email plaats. Maar kan zich ook bedenken dat je het maar uit moet zoeken en eerst een duidelijke email moet sturen, danwell emailen of bellen waar het over gaat. Per saldo ben je dan nog meer tijd kwijt als een duidelijke email of belletje.

In het verlengde van het bovenstaande kan dit zelfs in de relationele sfeer met een collega, vriend of partner tot problemen en misverstanden leiden. Zeker als er een "toon" in een email wordt neergezet (soms bewust en soms onbewust). Een bepaald gevoel in een email leggen is lastig en de ontvanger legt het op de eigen manier uit. Een face-to-face gesprek of minimaal een belletje is in deze een betere methode. Non verbale uitingen geven zoveel meer weer.

Toepassen email

Met dit alles is niet gezegd dat email niet een ideaal communicatiemiddel is, het moet alleen op de juiste momenten ingezet worden en geen vervanger worden van een belletje of een face-to-face gesprek. Daarnaast heeft nog steeds iedereen een eigen agenda en als je een verwachtingspatroon hebt, geef dan aan wanneer je een antwoord verwacht. Met wat uitleg waarom, zeker als de tijdlijnen kort zijn, kweek je begrip. Vraag daarnaast dat als je verwachtingspatroon niet haalbaar is, wat dan wel haalbaar is. Kleine moeite en verkomt gedoe. Succes!