Het opstellen van een formele e-mail

Waar e-mail de eerste jaren nog vooral gebruikt werd als een informele en snelle manier van communicatie, wordt e-mail steeds vaker ook gebruikt voor formelere manieren van communicatie zoals bijvoorbeeld solliciteren of het opvragen van offertes. Voor het opstellen van een formele e-mail gelden weliswaar dezelfde principes als bij een zakelijke brief, echter zijn er toch een aantal verschillen bij een zakelijke e-mail ten opzichte van een zakelijke brief.

Artikelindeling

• Een formele e-mail of een formele brief
• Adresgegevens en onderwerp
• Het verzenden van een kopie
• De aanhef van een zakelijke e-mail
• Inhoud en ondertekening van een formele e-mail

Een formele e-mail of een formele brief

Hoewel e-mail initieel met name voor vlugge en informele communicatie gebruikt werd, heeft e-mail het gebruik van zakelijke brieven inmiddels ook grotendeels verdrongen. Bij het opstellen van een dergelijke formele e-mail kunnen dezelfde principes gebruikt worden als bij het opstellen van een formele brief, echter zorgt de aard van het middel er voor dat er toch een aantal vereenvoudigingen toepasbaar zijn bij het opstellen van een formele e-mail.

Adresgegevens en onderwerp

Bij een zakelijke brief wordt gestart met de gegevens van de verzender; de naam en adresgegevens van de verzender komen, tenzij deze voorgedrukt staan op het briefpapier, bovenaan. Deze gegevens worden gevolgd door de plaats en datum van schrijven, gevolgd door de adresgegevens van de ontvanger en een regel met het onderwerp (betreft: ... ). Deze gegevens zijn bij een formele e-mail overbodig. Bij e-mail zijn de adresgegevens van de verzender en de geadresseerde al verwerkt in het e-mailprogramma zelf; het e-mail adres waar de mail vandaan komt wordt vermeld en het e-mail adres waaraan het geadresseerd is. De plaats en datum zijn daarnaast ook niet meer relevant; de datum van verzenden is immers dezelfde als de datum van ontvangst. De onderwerpregel wordt door de structuur van e-mail echter wel een stuk belangrijker, het onderwerp is het eerste dat de ontvanger ziet en kan bepalend zijn voor zijn/haar keuze om de mail te openen of te verwijderen. Bij een zakelijke e-mail is het daarom van groot belang dat het onderwerp een korte en zakelijke zin is die zo goed mogelijk de inhoud van de brief samenvat.

Het verzenden van een kopie

BIj de verzending van een e-mail is het ook mogelijk om een Carbon Copy (CC) of Blind Carbon Copy (BCC) te versturen. Bij de eerste is het voor de ontvangers zichtbaar wie een kopie heeft ontvangen, terwijl de BCC voor de primaire ontvanger niet zichtbaar is. Het is aan te raden bij formele e-mails zo min mogelijk van beide opties gebruik te maken, aangezien deze middelen vaak geassocieerd worden met het uitoefenen van druk.

De aanhef van een zakelijke e-mail

Als de ontvanger de zakelijke e-mail geopend heeft, is het volgende dat opvalt de aanhef. Bij de keuze van de aanhef blijven zelfde keuzes staan als bij een formele brief, bijvoorbeeld een van onderstaande:

• Geachte heer/mevrouw (als de ontvanger onbekend is)
• LS (Lectori Salutem, oudere en afstandelijke aanhef als de ontvanger onbekend is)
• Geachte heer (achternaam)
• Geachte mevrouw (achternaam)
• Beste (achternaam of voornaam, tutoyerende aanhef, vrij informeel)
• Waarde heer (achternaam)
• Waarde mevrouw (achternaam, niet gebruikelijk)

De meest gangbare aanhef is "geachte heer/mevrouw" in het geval van een onbekende ontvanger en "geachte heer (achternaam)" of "geachte mevrouw (achternaam" in het geval van een bekende ontvanger.

Inhoud en ondertekening van een formele e-mail

Na de aanhef komt de inhoud. E-mails worden vaak in grote hoeveelheden door een lezer achter elkaar verwerkt, waardoor de ontvanger weinig tijd heeft per e-mail. Een korte, bondige e-mail is daarom aan te raden. Zorg voor een goede opbouw, met een inleidende alinea, een kern en een afsluitende alinea. Let op spelling en grammatica, gebruik hiervoor eventueel een digitale spellingscontrole.

De ondertekening van een formele e-mail verschilt ook slechts in beperkte mate van de ondertekening van een zakelijke brief. De ondertekening van een e-mail is in feite versimpeld en kan plaatsvinden door een afsluitende groet met daaronder de gegevens van de opsteller. Bij deze gegevens is het gebruikelijk om de offline contactgegevens te vermelden, zoals het adres en telefoonnummer. Voor de afsluitende groet zijn er bij een formele e-mail ook verschillende keuzes:

• Met vriendelijke groet (meest gebruikelijke afsluitende groet)
• Hoogachtend (oudere en meer formelere afsluiting)
• Vriendelijke groet (sportieve, doch minder formele afsluiting)