OAT Bestuurlijke informatievoorziening - Productieproces

Het productieproces is voor productieondernemingen een nauwgezet proces. Van grond- en hulpstoffen worden er halffabrikaten gemaakt en uiteindelijk kom je aan bij gereed product. Een hele weg te gaan, ook voor de accountant in wording!

Het productieproces: voorbereiding en uitvoering

Het productieproces is een omzettingsproces, een transformatieproces. De ingekochte goederen worden door het uitvoeren van manuele of machinale bewerking getransformeerd in andere goederen. Door deze transformatie wordt aan de ingekochte goederen waarde toegevoegd.

Het transformatieproces kan een continu verloop hebben, dus een aantal achtereenvolgende bewerkingsfasen zonder onderbreking of een proces waarin (meerdere) fase(n) zijn ingebouwd; de halffabrikaten.

De consequenties van productie:

• Grote investeringen met lange terugverdientijd (streven naar optimale bezettingsgraad, noodzaak van adequaat onderhoud, flexibele inzetbaarheid (ook voor toekomstige producten))
• Bewaken van de ontwikkeling van de bezettingsgraad in de tijd
• De economische veroudering als gevolg van snelle technologische ontwikkelingen

Het aanschaffen en installeren van machines is niet iets wat van de ene op de andere dag kan plaatsvinden. Het opstellen van een meerjarenplan is daarom ook noodzaak, zo kunnen tijdig de nodige uitbreidingen getroffen worden.

Bij massa (seriemassa-) productie wordt geproduceerd voor de markt. De producten zijn afgestemd op de behoeften van de collectiviteit van de afnemers. De verkoop kan plaatsvinden uit voorraad, er is sprake van produceren op voorraad. Bij homogene massaproductie wordt één product vervaardigd of meerdere producten dan in beginsel niet gelijktijdig maar in opeenvolgende processen. Homogene massaproductie kan voorkomen in: roterend (stroomgewijs) en intermitterend (ladingsgewijs). Bij heterogene massaproductie worden meerdere producten gelijktijdig vervaardigd of één product in verschillende soorten.

Bij stukproductie gaat het om het vervaardigen van een product dat geheel is afgestemd op de specifieke wensen van de individuele afnemer. Het kan zijn dat een aantal gemaakt worden, dan wordt gesproken van seriestukproductie. Bij beide vormen wordt geproduceerd op bestelling. Het kan ook zijn dat delen van te voren worden geproduceerd, dan spreek je van seriemassaproductie.

De productiefunctie omvat het op economisch verantwoorde wijze vervaardigen van producten met inachtneming van de voorgeschreven beveiligings- en milieumaatregelen. Dit houdt in dat:

• De wijze van vervaardigen van producten doelmatig is
• Het productieproces ongestoord kan verlopen
• Aanwending van productiemiddelen economisch verantwoord is
• De vervaardigde producten aan de gestelde kwaliteitsnormen voldoen

Nadruk voor gebrekkigheid aan producten:

• Presentatie; zoals de gemaakte reclame of informatie op de verpakking
• Redelijkerwijs te verwachten gebruik van het product
• Tijdstip waarin product in het verkeer wordt gebracht

Op de producten ligt een risicoaansprakelijkheid voor:

• Schade door dood of lichamelijk letsel
• Zaakschade de schade toegebracht aan zaken in privé sfeer

Productiefunctie

Het kunnen vervullen van de productiefunctie houdt in dat vooraf moet worden vastgesteld:

• Hoe het te vervaardigen product is opgebouwd (Productontwikkeling/Werkvoorbereiding)

1. Uit welke componenten
2. Uit welke grondstoffen en materialen de componenten dienen te worden gemaakt gezien de gestelde kwaliteitseisen

• Hoe het product op een doelmatige wijze kan worden vervaardigd (Productontw./Werkvoorber.)
• Wat en hoeveel nodig is om een bepaald product te vervaardigen (Productontw./Werkvoorber.)

1. Welke grondstoffen en materialen nodig zijn
2. Welk tijdsbeslag het vervaardigen legt op mensen, apparaten en intern transport

• Wat de voorgecalculeerde kosten zijn (Calculatie)
• Wanneer met de productie moet worden begonnen (Planning)

1. Levertijd aan opdrachtgever
2. Tijdstip beschikbaar machine/mankracht
3. Productiedoorlooptijden
4. Benodigde en beschikbare capaciteit

Tijdens het vervaardigen moet worden onderzocht:

• Of het productieproces verloop overeenkomstig de planning (Voortgangscontrole, planningsfunctie)

Na het vervaardigen moet worden onderzocht:

• Of het product aan de gestelde eisen voldoet (Kwaliteitscontrole)
• Of de uitvoering binnen de voorcalculatorische normen is gebleven en zo niet wat de oorzaak daarvan is (Calculatie)

De activiteiten die erop zijn gericht op de productie-uitvoering doelmatig te doen verlopen zijn ondergebracht bij het bedrijfsbureau. De functies daarvan zijn:

• Het voorbereiden van de productie, zodat de productieprocessen ongestoord en doelmatig kunnen verlopen
• Het bewaken van de productieprocessen, toezien of ze verlopen zoals gepland

Het productieproces

Vervaardigen van producten kan in drie fasen onderscheiden worden:

1. De voorbereidingsfase; voorbereiden zodat productie doelmatig/ongestoord uitgevoerd kan worden
2. De uitvoeringsfase; waarin vervaardigen plaatsvindt en toe wordt gezien op de voortgang, het verbruik en de kwaliteitsborging van het te vervaardigen product
3. De afsluitingsfase; waarin kwaliteitscontrole plaatsvindt en prod.verantwoording tot stand komt

Procesrelaties:

• Verkoopproces; samenhang productieplan met verkoopplan
• Magazijnproces; krijgen van grond- en hulpstoffen, afleveren gereed product en afval/uitval
• Expeditieproces; voor rechtstreeks verzenden van vervaardigde producten
• Inkoopproces; voor inkoop grond- en hulpstoffen, inkoop dure productiemiddelen en eventueel uitbesteden van werkzaamheden
• Financieel administratief proces; voor registratie productiegebeuren, calculatie, verstrekken van informatie, productieverantwoording en de registratie met betrekking tot dpm
• Human resource proces; voor de personeelsvoorziening en –verzorging

Productievoorbereiding

Productontwerp

Het constructiebureau (tekenkamer) zorgt voor de tekeningen van de te vervaardigen producten. Het is meestal een tijdrovend proces omdat er een optimum moet worden gezocht tussen de functionele en kwaliteitseisen en de te stellen kostenlimiet. Producten kunnen ook op recept gemaakt worden, dit vanuit een (extern) laboratorium.

Als een product gemaakt moet worden met specifieke eisen van de klant, zal de klant voor productie de tekeningen moeten goedkeuren. De tekeningen moeten identificeerbaar zijn, dus voorzien van tekeningnummer, versienummer, datum, codenummer en omschrijving van het product. In het archief worden op twee manieren tekeningen opgeslagen: chronologisch en naar soort product.

Stuklijsten

Stuklijsten geven aan welke materialen en in welke hoeveelheden deze materialen nodig zijn voor het te vervaardigen van een bepaald product. De stuklijsten worden gemaakt aan de hand van de goedgekeurde tekeningen.

Bewerkingslijsten

Aan de hand van de tekeningen worden de verrichten bewerkingen geanalyseerd, waarbij de analyse op een bewerkingslijst komt. Deze lijst geeft aan:

• welke bewerkingen moeten worden uitgevoerd;
• in welke volgorde bewerkingen moeten worden uitgevoerd;
• of de bewerkingen manueel of machinaal zijn te verrichten;
• wat de tijdsduur is van de verschillende bewerkingen.

Calculatie

Calculeren van het toegestane verbruik = het normverbruik. En omdat deze calculatie opgesteld wordt voor aanvang productie is het ook wel de voorcalculatie. Zodra het product is vervaardigd wordt het werkelijk verbruikt bepaald, ook wel de nacalculatie.

De voorcalculatie kan worden opgesteld per product of per order en is gebaseerd op een normverbruik voor grondstoffen, materialen, ed. en op normtijden voor de te verrichten bewerkingen.

Standaarden

Bij massaproductie is de herhalingsfrequentie erg groot en daarom zullen de normen erg uitgebalanceerd zijn. Bij massaproductie is de voorcalculatie dan ook de standaardcalculatie. Er zal dus gelet worden op de efficiency van de uitvoering

Stukproductie

Elk te vervaardigen product zal opnieuw moeten worden berekend. De normen zijn dus minder uitgebalanceerd. De verschillen zijn niet alleen inefficiëntie, maar kunnen ook de onjuiste calculatie zijn.

Financiële voorcalculatie

Naast de kwantitatieve voorcalculatie is er ook de financiële calculatie. Benodigde gegevens zijn:

• De prijzen van grond- en hulpstoffen, materialen en dergelijke
• De vastgestelde manuurtarieven en machine uurtarieven

Offertecalculatie

Deze vorm van calculatie wordt door de calculator van het bedrijfsbureau opgesteld voor de afdeling Verkoop. Bij een sterk technische georiënteerde verkoop, wordt het ook wel door de afdeling zelf gedaan. Er wordt in dit stadium met globale cijfers gewerkt, vanwege de beperkte tijd.

Planning

Doelstelling planning = het bepalen van het tijdstip waarop een productieopdracht ten uitvoering wordt gebracht. Ze streven naar een optimale bezetting van de productie en het minimaliseren van de instel/omstelkosten.

Het uitvoeren van productieopdrachten is afhankelijk van:

• De vastgestelde levertijd aan magazijn of aan opdrachtgever
• De beschikbaarheid van: grondstoffen, materialen, machinecapaciteit, intern transport

Grondstoffen en materiaalplanning
Een erg belangrijk aspect bij productie, wat nodig is voor een te vervaardigen product, moet wel op voorraad zijn. De volgende situaties zijn denkbaar:
1. Benodigde grondstoffen en materialen worden in voorraad gehouden. Via artikelbestand kan worden gekeken hoeveel er aan voorraad aanwezig is en wanneer eventueel bestelde hoeveelheid komt. Hierbij heeft de werkvoorbereider de bevoegdheid om voorraden te reserveren.
2. Benodigde grondstoffen worden niet of ten dele in voorraad gehouden. Dan zal het benodigde moeten worden gekocht en zal aan afdeling Inkoop worden opgeven welke goederen moeten worden ingekocht en voor welke productieorder.

Globale planning: het gaat hier om twee vragen: welke levertijd kan voor een order worden afgegeven en dreigt er onder- of overbezetting?
Detailplanning: weekplanning en dus verdeling van werkzaamheden over mensen en machines dat in de gegeven situatie de optimale bezetting is.

Werkvoorbereiding

Belangrijkste is het zorgdragen voor documenten die fabricagechefs nodig hebben om het product te kunnen vervaardigen zoals: productieorders met bijbehorende tekeningen, grondstof en materiaalbonnen, gereedschapsbonnen en/of transportopdrachten. De uitgifte komt van een planningsfunctionaris. De uitgifte van de werkopdrachten naar de uitvoerders gebeurt door de leiders.

Uitbesteding

Is het niet mogelijk om zelf iets te produceren dan zal er een uitbesteding opdracht uitgeschreven worden met daarin de specificatie en kwaliteitsgarantieclausule. Dit kan worden uitbesteed door bedrijfsbureau of door afdeling Inkoop.

Productie-uitvoering

Werkdistributie

Uitgifte van productieorders met bijbehorende fabricagevoorschriften en bonnen aan de chef Fabricage wordt gedaan door de planningsfunctionaris.

Grondstoffen en materiaalvoorziening
Bij de productieopdracht worden de magazijn uitgiftebonnen toegevoegd.

Afval

Tijdens het proces kan afval ontstaan. Bij het opstellen van de voorcalculatie zal met het afval rekening moeten worden gehouden. De hoeveelheden zullen moeten worden verzameld en afgegeven moeten worden aan het magazijn. In het magazijn moet het worden gesorteerd naar soort en eventueel op grond van een uitgegeven milieu instructie. Van elke partij wordt geregistreerd: totale hoeveelheid (gewicht), hoeveelheid per soort afval en dat met onderscheid tussen waardevol afval en afval bestemd voor vernietiging.

Tijdregistratie

Is nodig om vast te kunnen stellen hoeveel tijd (man en machine uren) is besteed aan een productieorder.

Manuren
Het gaat hier om de vastlegging van:

• Aanwezigheidstijd (direct en indirecte uren); shoptime
• Tijdsbesteding gedurende aanwezigheidstijd; jobtime

Belangrijk is dat shoptime en jobtime onafhankelijke van elkaar worden vastgesteld. Vaststelling aanwezigheid door Personeelszaken (of eventueel bedrijfsbureau) door tijdklokkenregistraties en de tijdsregistratie op de fabricageafdeling worden ingevoerd in tijdsregistratie terminals. Ingebrachte gegevens worden met de door het systeem berekende tijdsduur verwerkt in het bestand.

Als werknemers bij de klant werkzaamheden uitvoeren dan zal de werknemer de bestede tijd laten vermelden op de opdrachtbon en de opdrachtgever deze bon voor akkoord laten tekenen.

Machine uren

De tijdsregistratie vindt plaats op de draaiurenkaart bij de machine. Hier worden per order de begin en eindtijd vermeld. Bedrijfsbureau kan op deze manier analyseren hoe de bezetting is van de machine en wat de nacalculatie is voor de order.

Voortgangscontrole

Het bewaken van de voortgang is om meerdere redenen noodzakelijk. Als eerste is er een risico dat men buiten de te verwachtte tijdsbesteding komt. Het risico is hierbij dat levertijden niet worden gehaald en dat er schade kan komen aan het imago van het bedrijf. Daarnaast kan een groter capaciteitsbeslag van risico hebben dat ook andere orders later kunnen worden geproduceerd.

Voortgangscontrole is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de fabricagechef, ook het planbureau kan de voortgang nauwgezet volgen door:

• Waarnemingen in de fabriek door de voortgangscontroleur
• Administratief systeem waarbij het planbureau voortgangsoverzichten ontvangt vanuit het systeem, productierapporten ontvangt, storingsmeldingen krijgt, ziektemeldingen tijdig door krijgt

Kwaliteitscontrole

Tussentijds is het belangrijk om de kwaliteit onder controle te houden, zo kan er bijgestuurd worden. De gereed gekomen producten kunnen op kwaliteit gekeurd worden door een controleur van de afdeling Productie, een onafhankelijke kwaliteitscontroleur of door een externe controleur.

Uitval

Producten die niet aan de kwaliteitseisen voldoen worden verantwoord als uitval. Ook tijdens de productie kan dit al voorkomen, bijvoorbeeld bij afkeuring haffabricaat. Evenals afval kan uitval worden vernietigd (protocol vernietiging), afzonderlijk worden opgeslagen om per partij te worden verkocht of na bewerking opnieuw als grondstof worden gebruikt.

Gereed melding

Na de kwaliteitscontrole worden de producten gereed gemeld, dit wordt gedaan door bedrijfsbureau. Waarbij de statuscode ‘kwaliteitscontrole’ gewijzigd wordt in code ‘gereed’. Ook de uitval kan worden ingebracht. Overdracht aan magazijn vindt plaats tegen tekening voor ontvangst.

Productieverantwoording

Bij productieverantwoording gaat het om het vaststellen en analyseren van de kwantitatieve verschillen tussen voor- en nacalculatie. Een taak voor een afzonderlijke functionaris van het bedrijfsbureau. Het signaleren en analyseren is tijdgebonden, omdat het kan zijn dan na gereedmelding de verschillen niet meer te achterhalen zijn.

Belangrijk is dat de voor- en nacalculatie door verschillende functionarissen worden verricht. Het opstellen is primair een productietechnische aangelegenheid en de nacalculatie is een gegevensverwerkend proces.

Tariefcontrole

Zowel bij voor- als nacalculatie wordt uitgegaan van voorcalculatorische tarieven, dus tarieven die zijn gebaseerd op gebudgetteerde kosten. Dus bij sterke afwijkingen zal het budget aangepast moeten worden. Dit geldt ook voor de verrekenprijzen van grondstoffen en materialen.

Productieverantwoording

Beoordeling van de doelmatigheid waarmee producten worden vervaardigd. Dit door middel van confrontatie van de nacalculatorische gegevens te vergelijken met de voorcalculatorische gegevens.

Resultatenanalyse

Bij massaproductie: periodiek en per afdeling. Stukproductie: per afdeling en order. Verschillen in calculatie, efficiency en bezetting.