Beleidsplannen: een beleidsplan schrijven en uitvoeren

Een beleidsplan schrijven wordt zoal gedaan binnen bedrijven, afdelingen, verenigingen en dergelijke. Het maken van een beleidsplan valt vaak tegen doordat het zoveel omvattend is. Je moet aan je interne organisatie denken en je externe profilering. Hoe hou je klanten vast en hoe haal je nieuwe klanten binnen? Hoe hou je goed personeel vast, maar zorg je er wel voor dat er effectiever gewerkt wordt? In dit artikel vind je tips voor het schrijven van een beleidsplan én voor het uitvoeren ervan.

Een beleidsplan opstellen

Voordat je begint met het schrijven van het beleidsplan, is er voorbereidend werk nodig. Als jij de persoon bent die de beleidsplannen moet gaan schrijven, weet je vaak al veel van de ondernemin, afdeling of vereniging, maar het kan nooit kwaad om je daar verder in te verdiepen. Er zijn normaal wel mensen die van een onderdeel mee af weten of die bijvoorbeeld andere ideeën hebben. Daarmee kan je je visie verbreden.

Daarnaast kun je je goed voorbereiden door bepaalde evaluatie methodes te gebruiken. Zo is het goed om een SWOT-analyse te doen en ook het INK-model kan je helpen om een helderder beeld te krijgen van wat er in het beleidsplan moet komen te staan. De SWOT-analyse gaat in op de sterke en zwakke punten van de organisatie (Strengths en Weaknesses) en de kansen en bedreigingen van de omgeving van de organisatie (Opportunities en Treaths). Het INK-model is een model met aandachtspunten voor een zelfevaluatie. Uit beide methodes komen verbeterpunten naar voren.

Door een steeds helderder beeld te krijgen van wat er in het beleidsplan moet komen te staan, wordt het schrijven ervan steeds makkelijker. Voordat je daadwerkelijk geaat schrijven, is het goed om eerst een indeling van het beleidsplan op te stellen. Normaal begin je met een korte terugblik en typering van het bedrijf, de afdeling of vereniging. Daarmee moet de lezer een goed beeld krijgen van het uitgangspunt. Bepaal vervolgens in welke volgorde de beleidsplannen besproken gaan worden. Gebruik daar voor een rangschikking naar afdeling, onderwerp of urgentie. Het belangrijkste is dat het een logische en geordende volgorde is. Hou je beleidsplannen concreet, door enkel te omschrijven wat je doelstellingen en actieplannen zijn en niet de gehele voorafgaande analyse van het probleem of de situatie op te schrijven.

Een beleidsplan uitvoeren

Om een beleidsplan goed uit te voeren is het belangrijk dat je niet alles in één keer wilt doen. Dan is de kans groot dat alles halverwege strandt. Het is overzichtelijker wanneer stap voor stap aan een plan begint en deze later pas laat overlappen, wanneer het verbetertraject goed loopt. Maak om houvast te hebben voor het geheel en goed afronden van een beleidsplan kun je de Plan - Do - Check- Act cirkel gebruiken. Wanneer je deze stappen doorloopt heb je een borging. Tot slot is het belangrijk om bewust bezig te zijn met het creëren van een draagvlak binnen de organisatie. Wanneer mensen niet overtuigd zijn van de noodzaak, het doel en de aanpak van je beleidsplannen, dan zul je weerstand ervaren. Mensen die niet geloven in wat ze moeten doen, werken niet zo goed als mensen die overtuigd zijn van waar ze mee bezig zijn. Betrek ze daarom bij het gehele proces van het maken en uitvoeren van de beleidsplannen, door ze op de hoogte te houden en uit te leggen waarom bepaalde beslissingen genomen worden. Dan zal nog niet altijd iedereen het met de beleidsplannen eens zijn, maar doordat ze er bij betrokken zijn geweest zullen ze de plannen wel respecteren en accepteren.