InfoNu.nl > Zakelijk > Onderneming > Klant betaalt niet: hoe een vordering te incasseren?

Klant betaalt niet: hoe een vordering te incasseren?

Klant betaalt niet: hoe een vordering te incasseren? Voor ondernemers is het buitengewoon vervelend als klanten niet betalen. Dat geldt voor grote en kleine bedrijven, maar vooral ook voor zzp'ers die voor hun dagelijks brood sterk afhankelijk zijn van het betaalgedrag van hun klanten. Een paar wanbetalers en een onderneming kan danig in de problemen komen. Daarom is het verstandig om na te denken over een beleid met betrekking tot het incasseren van vorderingen. Een goed systeem om zeker te stellen dat debiteuren betalen is essentieel om een bedrijf succesvol te maken en te houden.

Betaalafspraken met de klant vastleggen

U hebt een dienst verleend of producten geleverd en uw klant betaalt uw factuur niet binnen de betalingstermijn. Dat is heel vervelend. U wilt uw klant te vriend houden, maar u wilt ook betaald worden. Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw klanten op tijd betalen en dat uw bedrijf gezond blijft?

Betaalafspraak in contract of bevestigingsbrief

Allereerst is het belangrijk dat u duidelijke afspraken met uw klanten maakt. U kunt dat doen door bij het sluiten van de overeenkomst om een dienst of product te leveren, vast te leggen wat de regels zijn. Dit kan in een overeenkomst en/of door middel van algemene voorwaarden. U hoeft bij een overeenkomst niet direct te denken aan een document van vele pagina’s. Het kan al lonen om een korte bevestigingsbrief of bevestigingsmail te maken met de belangrijkste afspraken en om de klant te verzoeken deze afspraken per e-mail of brief te bevestigen. Het is misschien wat formeel en kost wat tijd en energie, maar het is een belangrijke stap naar professionalisering van uw bedrijf en het zal u op termijn kosten, tijd en geld besparen. Bovendien kunt u een standaardbrief of -overeenkomst maken die u steeds aanpast per specifieke klant. Een voorbeeldzin om uw betalingsafspraak in te regelen kan er als volgt uitzien.

Voorbeeldzin betaalregeling

Partijen, A (naam van uw bedrijf) en B (naam klant), zijn overeengekomen dat A de volgende producten tegen een prijs per product van ….. euro inclusief/exclusief btw levert aan B. De betalingstermijn bedraagt xx dagen vanaf de factuurdatum. Bij niet tijdige betaling zijn incassokosten en rente verschuldigd.

Factureren van diensten

Bij diensten is het een goed idee om regelmatig te factureren en niet af te wachten totdat alle diensten zijn verleend. Als u bijvoorbeeld advies geeft, kunt u met uw klanten afspreken dat u een keer per maand of eens per kwartaal factureert. Op die manier kunt u het betalingsgedrag van uw klanten in de gaten houden. Als ze het openstaande maand- of kwartaalbedrag niet voldoen of er staan zelfs meerdere bedragen open, kunt u besluiten de dienstverlening op te schorten of te beëindigen. U loopt dan slechts voor een beperkt bedrag risico. Maandelijkse facturering kunt u op de volgende manier overeenkomen.

Voorbeeldzin maandelijkse facturering

Partijen, A (naam van uw bedrijf) en B (naam klant), komen een uurtarief van € xxx per uur ex btw overeen. Facturering vindt plaats per kalendermaand. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen.

Algemene voorwaarden met betalingsregeling hanteren

Als u regelmatig dezelfde producten en/of diensten levert en u wilt niet steeds opnieuw het wiel uitvinden, kunt u uw betalingsvoorwaarden vastleggen in algemene voorwaarden. Dat kan bijvoorbeeld als volgt.

Voorbeeldzinnen betaalregeling algemene voorwaarden

  1. Betaling dient binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn bijgeschreven op onze bankrekening, zonder verrekening, aftrek of compensatie door opdrachtgever uit welke hoofde dan ook.
  2. Indien opdrachtgever de aan ons verschuldigde bedragen niet binnen de gestelde termijn heeft voldaan, en ook niet is overgegaan na een schriftelijke aanmaning daartoe, behoudt A zich het recht voor, het verlenen van adviezen en/of het uitvoeren van andere werkzaamheden op te schorten. Indien de opdrachtgever niet op tijd of niet volledig tot betaling van de toegezonden facturen overgaat, dan zal de opdrachtgever de wettelijke rente verschuldigd zijn. Eventuele gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten komen voor rekening van de opdrachtgever, waarbij de buitengerechtelijke kosten 15 % van de hoofdsom bedragen, met een minimum van 40 euro.

Toepasselijkheid algemene voorwaarden is belangrijk
Om ervoor te zorgen dat uw algemene voorwaarden en dus uw betalingsregeling van toepassing zijn, zendt u uw voorwaarden naar uw klant toe en vraagt hem te bevestigen dat hij hiermee akkoord gaat. In de algemene voorwaarden kunt u behalve een betalingsregeling nog een aantal andere belangrijke zaken regelen die steeds weer voorkomen. Denk hierbij aan uw leveringstermijn, een klachtenregeling, beperking van uw aansprakelijkheid enzovoort.

Eigendomsvoorbehoud producten

In een overeenkomst of in uw algemene voorwaarden kunt u opnemen dat producten worden geleverd onder eigendomsvoorbehoud. U neemt dan op dat de producten pas eigendom van de afnemer worden als ze volledig zijn betaald. Op die manier houdt u een vinger in de pap ten aanzien van de producten en kunt u ze desnoods terughalen als de afnemer niet betaalt.

Voorbeeldzin eigendomsvoorbehoud

De eigendom van geleverde producten gaat pas over, indien koper al hetgeen hij op grond van enige overeenkomst aan A verschuldigd is, heeft voldaan. Het risico ter zake van de producten gaat reeds op het moment van de aflevering op koper over.

Vooruitbetaling

U kunt uw klant (deels) vooruit laten betalen en overeenkomen dat een product pas eigendom van de klant wordt na volledige betaling. Bij dienstverlening geldt hetzelfde. U start pas met uw werkzaamheden als (gedeeltelijke) vooruitbetaling heeft plaatsgevonden. Dit kunt u regelen met behulp van de volgende formuleringen.

Voorbeeldzinnen vooruitbetaling

Levering vindt plaats zodra het door B verschuldigde bedrag van xx euro inclusief btw is ontvangen op IBANxxxx ten name van A.

Of

Levering vindt plaats zodra 50% van het door B verschuldigde bedrag van xx euro inclusief btw is ontvangen op IBANxxxx ten name van A. De overige 50% zal verschuldigd zijn zodra A zijn werkzaamheden heeft afgerond.

De betalingsherinnering als uw klant niet betaalt

Als betaling niet binnen de afgesproken termijn plaatsvindt, is het zaak om niet te lang te wachten met het sturen van een betalingsherinnering. Het is heel menselijk om te de klant nog een kans te geven en even af te wachten. Geen ondernemer wil zijn klanten kwijt door agressief debiteurenbeleid, maar wacht er niet te lang mee. U hebt recht op dat geld, het is wat u bent overeengekomen. Houd de tekst van een betalingsherinnering zo neutraal mogelijk. Stuur bijvoorbeeld dezelfde factuur nogmaals naar de klant, maar nu met het opschrift ‘betalingsherinnering’. In de begeleidende brief of e-mail kunt u erop wijzen dat betaling nog niet heeft plaatsgevonden, terwijl de betalingstermijn wel is verstreken. U kunt de volgende formulering gebruiken.

Voorbeeldzinnen betalingsherinnering

Geachte relatie,
Uit onze administratie blijkt dat onze factuur met nummer 12345 nog niet is voldaan hoewel de betalingstermijn is verstreken. Wilt u zo vriendelijk zijn om tot betaling over te gaan? Als deze herinnering uw betaling heeft gekruist, kunt u hem als niet verzonden beschouwen.

Bron: Mohamed Hassan, PixabayBron: Mohamed Hassan, Pixabay

Betaalverzoek via de bank

Banken kennen tegenwoordig het systeem dat er gemakkelijk betaalverzoeken kunnen worden gezonden. Via de app van de bank maakt u een betaalverzoek aan dat vervolgens via e-mail of WhatsApp kan worden verzonden naar degene van wie betaling gevraagd wordt. Het kan een ondersteunend middel zijn om gemakkelijk betalingsverzoeken of -herinneringen aan klanten te verzenden.

Aanmanen van klanten

Als er na de eerste herinnering geen betaling volgt, kunt u er nogmaals een zenden, waarna het moment komt om de klant persoonlijk, liefst telefonisch te benaderen. Wellicht heeft uw klant financiële problemen. Dan kan het zinvol zijn een betalingsregeling af te spreken. Legt u deze dan wel schriftelijk vast en zie er op toe dat de klant zich hieraan houdt. Als de klant onwillig is om te betalen, kunt u hem aanmanen en daarbij vermelden dat er kosten voor incassomaatregelen in rekening worden gebracht. Dit kunt u als volgt formuleren.

Voorbeeldzinnen aanmaning te late betaling

Geachte relatie,
Ondanks mijn betalingsherinneringen van xx en xx (data) blijkt uit onze administratie dat wij geen betaling van u hebben mogen ontvangen. Wij manen u thans aan om tot betaling over te gaan. Als wij uw betaling niet binnen vijf werkdagen hebben ontvangen, zullen wij incassomaatregelen treffen. De kosten hiervan komen voor uw rekening.

U kunt de klant dan een aanmaning zenden waarop zichtbaar ook de incassokosten in rekening worden gebracht.

Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, ook wel Wet incassokosten (Wik) genoemd

De kosten die een bedrijf aan consumenten in rekening mag brengen om hun vorderingen te incasseren zijn vastgelegd in de Wet incassokosten die geldt sinds 1 juli 2012. Voor transacties tussen bedrijven kan deze wet worden toegepast, als dat overeengekomen is. Het hoeft echter niet. Er kunnen zowel hogere als lagere bedragen in rekening worden gebracht als er sprake is van een relatie tussen bedrijven (ook wel business to business of B2B genoemd).

De kosten die aan consumenten in rekening gebracht mogen worden zijn de volgende.

Tabel procentuele verhoging vordering bij te late betaling

15% over de eerste € 2.500,- van de hoofdsom van de vordering, met een minimum van € 40,-;
10% over de volgende € 2.500,- van de hoofdsom van de vordering;
5% over de volgende € 5.000,- van de hoofdsom van de vordering;
1% over de volgende € 190.000,- van de hoofdsom van de vordering;
0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6.775,-.

Hulp inschakelen om uw vordering te incasseren

Als uw klant in gebreke blijft met betalen zult u uiteindelijk moeten overwegen of u incassomaatregelen wilt laten treffen door een incassobureau, advocaat of juridisch adviesbureau. De advocaat is in dit geval doorgaans de duurste keuze en niet altijd nodig. Vorderingen tot 25.000 euro kunnen evengoed door een incassobureau of juridisch adviesbureau worden geïnd tegen aanzienlijk lagere kosten. Ook het terughalen van geleverde zaken die nog eigendom van de crediteur zijn behoort tot de mogelijkheden. Degene aan wie u uw vordering uit handen geeft, zal trachten de kosten hiervan te verhalen op de wanbetaler.
© 2019 Catrien, het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
BTW terugvragen als klant niet betaalt?Heb je BTW op je nota al betaalt aan de fiscus, en betalen je klanten hun rekening te laat of zelfs niet? Is het in dit…
Wat kost een incasso via een incassobureau?Wat kost een incasso via een incassobureau?Een incassobureau wordt ingeschakeld om achterstallige schulden te incasseren. Zodra een schuld bij het incassobureau li…
Bescherming tegen wanbetalers: het eigendomsvoorbehoudBescherming tegen wanbetalers: het eigendomsvoorbehoudHet komt helaas vaak voor dat u als ondernemer met onbetaalde rekeningen blijft zitten. Indien een klant vervolgens fail…
Uitoefenen van het retentierechtHet recht van retentie geeft een schuldeiser in bepaalde gevallen de bevoegdheid om het afgeven van een goed uit te stel…
Wat kost een lening?Leningen zijn er in veel verschillende vormen. Een uitgestelde betaling is een lening die vaak gratis is, terwijl u voor…
Bronnen en referenties
  • Inleidingsfoto: Image4you, Pixabay (bewerkt)
  • Website: https://wetten.overheid.nl/BWBR0031432/2012-07-01
  • Afbeelding bron 1: Mohamed Hassan, Pixabay

Reageer op het artikel "Klant betaalt niet: hoe een vordering te incasseren?"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Ik ga akkoord met de privacyverklaring en ben bekend met de inhoud hiervan
Infoteur: Catrien
Gepubliceerd: 27-08-2019
Rubriek: Zakelijk
Subrubriek: Onderneming
Bronnen en referenties: 3
Schrijf mee!