Klant betaalt niet: hoe een vordering te incasseren?

Voor ondernemers is het buitengewoon vervelend als klanten niet betalen. Dat geldt voor grote en kleine bedrijven, maar vooral ook voor zzp'ers die voor hun dagelijks brood sterk afhankelijk zijn van het betaalgedrag van hun klanten. Een paar wanbetalers en een onderneming kan danig in de problemen komen. Daarom is het verstandig om na te denken over een beleid met betrekking tot het incasseren van vorderingen. Een goed systeem om zeker te stellen dat debiteuren betalen is essentieel om een bedrijf succesvol te maken en te houden.

• Betaalafspraken met de klant vastleggen
• Betaalafspraak in contract of bevestigingsbrief
• Voorbeeldzin betaalregeling
• Factureren van diensten
• Voorbeeldzin maandelijkse facturering
• Algemene voorwaarden met betalingsregeling hanteren
• Voorbeeldzinnen betaalregeling algemene voorwaarden
• Eigendomsvoorbehoud producten
• Voorbeeldzin eigendomsvoorbehoud
• Vooruitbetaling
• Voorbeeldzinnen vooruitbetaling
• De betalingsherinnering als uw klant niet betaalt
• Voorbeeldzinnen betalingsherinnering
• Betaalverzoek via de bank
• Aanmanen van klanten
• Voorbeeldzinnen aanmaning te late betaling
• Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, ook wel Wet incassokosten (Wik) genoemd
• Tabel procentuele verhoging vordering bij te late betaling
• Hulp inschakelen om uw vordering te incasseren

Betaalafspraken met de klant vastleggen

U hebt een dienst verleend of producten geleverd en uw klant betaalt uw factuur niet binnen de betalingstermijn. Dat is heel vervelend. U wilt uw klant te vriend houden, maar u wilt ook betaald worden. Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw klanten op tijd betalen en dat uw bedrijf gezond blijft?

Betaalafspraak in contract of bevestigingsbrief

Allereerst is het belangrijk dat u duidelijke afspraken met uw klanten maakt. U kunt dat doen door bij het sluiten van de overeenkomst om een dienst of product te leveren, vast te leggen wat de regels zijn. Dit kan in een overeenkomst en/of door middel van algemene voorwaarden. U hoeft bij een overeenkomst niet direct te denken aan een document van vele pagina’s. Het kan al lonen om een korte bevestigingsbrief of bevestigingsmail te maken met de belangrijkste afspraken en om de klant te verzoeken deze afspraken per e-mail of brief te bevestigen. Het is misschien wat formeel en kost wat tijd en energie, maar het is een belangrijke stap naar professionalisering van uw bedrijf en het zal u op termijn kosten, tijd en geld besparen. Bovendien kunt u een standaardbrief of -overeenkomst maken die u steeds aanpast per specifieke klant. Een voorbeeldzin om uw betalingsafspraak in te regelen kan er als volgt uitzien.

Factureren van diensten

Bij diensten is het een goed idee om regelmatig te factureren en niet af te wachten totdat alle diensten zijn verleend. Als u bijvoorbeeld advies geeft, kunt u met uw klanten afspreken dat u een keer per maand of eens per kwartaal factureert. Op die manier kunt u het betalingsgedrag van uw klanten in de gaten houden. Als ze het openstaande maand- of kwartaalbedrag niet voldoen of er staan zelfs meerdere bedragen open, kunt u besluiten de dienstverlening op te schorten of te beëindigen. U loopt dan slechts voor een beperkt bedrag risico. Maandelijkse facturering kunt u op de volgende manier overeenkomen.

Algemene voorwaarden met betalingsregeling hanteren

Als u regelmatig dezelfde producten en/of diensten levert en u wilt niet steeds opnieuw het wiel uitvinden, kunt u uw betalingsvoorwaarden vastleggen in algemene voorwaarden. Dat kan bijvoorbeeld als volgt.


Toepasselijkheid algemene voorwaarden is belangrijk
Om ervoor te zorgen dat uw algemene voorwaarden en dus uw betalingsregeling van toepassing zijn, zendt u uw voorwaarden naar uw klant toe en vraagt hem te bevestigen dat hij hiermee akkoord gaat. In de algemene voorwaarden kunt u behalve een betalingsregeling nog een aantal andere belangrijke zaken regelen die steeds weer voorkomen. Denk hierbij aan uw leveringstermijn, een klachtenregeling, beperking van uw aansprakelijkheid enzovoort.

Eigendomsvoorbehoud producten

In een overeenkomst of in uw algemene voorwaarden kunt u opnemen dat producten worden geleverd onder eigendomsvoorbehoud. U neemt dan op dat de producten pas eigendom van de afnemer worden als ze volledig zijn betaald. Op die manier houdt u een vinger in de pap ten aanzien van de producten en kunt u ze desnoods terughalen als de afnemer niet betaalt.

Vooruitbetaling

U kunt uw klant (deels) vooruit laten betalen en overeenkomen dat een product pas eigendom van de klant wordt na volledige betaling. Bij dienstverlening geldt hetzelfde. U start pas met uw werkzaamheden als (gedeeltelijke) vooruitbetaling heeft plaatsgevonden. Dit kunt u regelen met behulp van de volgende formuleringen.

De betalingsherinnering als uw klant niet betaalt

Als betaling niet binnen de afgesproken termijn plaatsvindt, is het zaak om niet te lang te wachten met het sturen van een betalingsherinnering. Het is heel menselijk om te de klant nog een kans te geven en even af te wachten. Geen ondernemer wil zijn klanten kwijt door agressief debiteurenbeleid, maar wacht er niet te lang mee. U hebt recht op dat geld, het is wat u bent overeengekomen. Houd de tekst van een betalingsherinnering zo neutraal mogelijk. Stuur bijvoorbeeld dezelfde factuur nogmaals naar de klant, maar nu met het opschrift ‘betalingsherinnering’. In de begeleidende brief of e-mail kunt u erop wijzen dat betaling nog niet heeft plaatsgevonden, terwijl de betalingstermijn wel is verstreken. U kunt de volgende formulering gebruiken.

Betaalverzoek via de bank

Banken kennen tegenwoordig het systeem dat er gemakkelijk betaalverzoeken kunnen worden gezonden. Via de app van de bank maakt u een betaalverzoek aan dat vervolgens via e-mail of WhatsApp kan worden verzonden naar degene van wie betaling gevraagd wordt. Het kan een ondersteunend middel zijn om gemakkelijk betalingsverzoeken of -herinneringen aan klanten te verzenden.

Aanmanen van klanten

Als er na de eerste herinnering geen betaling volgt, kunt u er nogmaals een zenden, waarna het moment komt om de klant persoonlijk, liefst telefonisch te benaderen. Wellicht heeft uw klant financiële problemen. Dan kan het zinvol zijn een betalingsregeling af te spreken. Legt u deze dan wel schriftelijk vast en zie er op toe dat de klant zich hieraan houdt. Als de klant onwillig is om te betalen, kunt u hem aanmanen en daarbij vermelden dat er kosten voor incassomaatregelen in rekening worden gebracht. Dit kunt u als volgt formuleren.


U kunt de klant dan een aanmaning zenden waarop zichtbaar ook de incassokosten in rekening worden gebracht.

Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, ook wel Wet incassokosten (Wik) genoemd

De kosten die een bedrijf aan consumenten in rekening mag brengen om hun vorderingen te incasseren zijn vastgelegd in de Wet incassokosten die geldt sinds 1 juli 2012. Voor transacties tussen bedrijven kan deze wet worden toegepast, als dat overeengekomen is. Het hoeft echter niet. Er kunnen zowel hogere als lagere bedragen in rekening worden gebracht als er sprake is van een relatie tussen bedrijven (ook wel business to business of B2B genoemd).

Hulp inschakelen om uw vordering te incasseren

Als uw klant in gebreke blijft met betalen zult u uiteindelijk moeten overwegen of u incassomaatregelen wilt laten treffen door een incassobureau, advocaat of juridisch adviesbureau. De advocaat is in dit geval doorgaans de duurste keuze en niet altijd nodig. Vorderingen tot 25.000 euro kunnen evengoed door een incassobureau of juridisch adviesbureau worden geïnd tegen aanzienlijk lagere kosten. Ook het terughalen van geleverde zaken die nog eigendom van de crediteur zijn behoort tot de mogelijkheden. Degene aan wie u uw vordering uit handen geeft, zal trachten de kosten hiervan te verhalen op de wanbetaler.