Eenvoudig zelf je bedrijfsadministratie opzetten

Als (beginnende) zzp'er kan het moeilijk zijn om overzicht te houden over je administratie. Natuurlijk kun je dat door een boekhouder laten doen, maar dan nog is het goed om te weten hoe je je bedrijfsdocumentatie ordelijk opbergt. Gelukkig hoeft het opzetten van een administratie niet heel ingewikkeld te zijn. Door een simpele structuur aan te brengen, heb je een systeem dat overzicht biedt en makkelijk te onderhouden is. Ook handig voor de boekhouder om in te zien als je (een deel van) de administratie wel uitbesteedt!

Papier en digitaal

Als zzp'er verplicht de Belastingdienst je om een administratie bij te houden van alle bewijsstukken die zij nodig hebben om je belastingaangiftes te controleren. Deze gegevens moeten zeven jaar bewaard worden en in sommige gevallen zelfs nog langer. In principe moet je alle documenten bewaren in de vorm waarin je ze ontvangt, dus bijvoorbeeld papieren bonnetjes in een papieren archief en digitale bankafschriften als Excel- of pdf-bestand. Eventueel kun je ook afspraken maken met de Belastingdienst om onder bepaalde voorwaarden alles digitaal te bewaren. Maar met een paar ordners en tabbladen is een papieren administratie ook al snel opgezet. Voor welke vorm van boekhouding je ook kiest, het onderhouden van een back-up is sowieso absoluut aan te raden. Bij verlies van je gegevens sta je met lege handen als de Belastingdienst je administratie komt controleren en dat kan je geld kosten.

Basisopzet

Voor het opzetten van zowel een papieren als een digitale boekhouding geldt dat je met een simpele folderstructuur een heel eind komt. Bij de papieren vorm bestaat deze structuur uit een ordner met tabbladen voor de subfolders. Bij de digitale vorm kun je in de Verkenner (of alternatief programma) een folderstructuur aanmaken met diverse subfolders. Door documentatie consequent en in chronologische volgorde in de juiste folder op te bergen, creëer je overzicht en kun je informatie makkelijk terugvinden. Denk bij een digitale boekhouding goed na over handige bestandsnamen, die zich op een nuttige manier laten sorteren, bijvoorbeeld door met het jaartal te beginnen of met de naam van een opdrachtgever. De onderstaande onderdelen zouden in ieder geval moeten terugkomen in de folderstructuur.

Overheid

In de folder ‘Overheid’ plaats je alle documentatie van en naar overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel. Deze documenten bevatten administratieve gegevens over jouw bedrijf die je waarschijnlijk regelmatig moet raadplegen, bijvoorbeeld inloggegevens van de Belastingdienst en je BTW-nummer. Door ze bij elkaar in een aparte folder te bewaren vind je ze snel terug als dat nodig is.

Ook hier kun je een onderverdeling aanbrengen:

• Omzetbelasting met alle aangiftes voor de omzetbelasting.
• Inkomstenbelasting met alle aangiftes voor de inkomstenbelasting. Hier bewaar je ook onderliggende documenten die gebruikt zijn voor de aangifte, zoals de jaarrekening.
• Overige overheid met alle andere documentatie van en naar de overheid. Denk aan alle officiële documentatie die je ontvangt bij de start van je bedrijf. Maar bijvoorbeeld ook een gewaarmerkt uittreksel van de Kamer van Koophandel dat je op verzoek van een opdrachtgever hebt aangevraagd.

Bankzaken

In de folder ‘Bankzaken’ zit alle documentatie rondom je zakelijke bankrekening, zoals voorwaarden en inloggevens. Als je papieren bankafschriften ontvangt, kun je ze ook in deze folder opslaan. Heb je alleen toegang tot digitale betalingsoverzichten, download dan in ieder geval aan het eind van elk jaar een compleet overzicht van alle zakelijke betalingen via de website van je bank. Zo heb je altijd beschikking over deze gegevens, voor het geval ze later niet meer op de website van je bank terug te vinden zijn. Het betalingsoverzicht wordt ook gebruikt bij het opstellen van de jaarrekening.

Facturen

In de folder ‘Facturen’ zijn alle facturen (met opvolgende factuurnummers) terug te vinden die jouw bedrijf heeft uitgestuurd. Deze folder komt goed van pas bij het invullen van de omzetbelasting. Als je de BTW van een bepaalde factuur hebt aangegeven, kun je bijvoorbeeld 'BTW Q3 2017' noteren, zodat je later nog weet in welke aangifte de factuur is verwerkt. In de digitale vorm zou je dan bijvoorbeeld 'BTW Q3 2017' aan de bestandsnaam kunnen toevoegen.

Een geschikte onderverdeling voor deze folder is:

• Uitstaande facturen debiteuren voor alle facturen die nog aan jou uitbetaald moeten worden. Als de factuur betaald is, verhuist hij naar de folder ‘Betaalde facturen’.
• Uitstaande facturen crediteuren voor alle facturen die jij als zpp'er nog moet betalen aan anderen. Als je de factuur betaald hebt, verhuist hij naar de folder ‘Betaalde facturen’.
• Betaalde facturen voor alle facturen (van debiteuren en crediteuren) die reeds betaald zijn.

Registraties

In de folder ‘Registraties’ houd je overzichten bij met het aantal gewerkte uren en het aantal verreden kilometers. Deze gegevens heb je nodig voor het invullen van de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. Het is daarom verstandig om de overzichten per jaar op te stellen. Deze folder is als volgt onder te verdelen:

Urenregistratie met overzichten van het aantal gewerkte uren in het huidige jaar en voorgaande jaren. In Excel kun je eenvoudig een opzet maken die voldoet aan de behoeften van jouw bedrijf. Daarin kun je de gewerkte uren verder opdelen in rubrieken die interessante informatie over jouw bedrijf opleveren, bijvoorbeeld uren besteed aan een bepaalde klant, acquisitie, boekhouding, reistijd etc. Zo is de urenregistratie niet alleen nuttig om te bewijzen of je recht hebt op zelfstandigenaftrek, maar ook bij het opstellen van facturen om te zien hoeveel uren je in rekening kunt brengen, of om je bedrijfsvoering bij te sturen. Met tabbladen maak je in Excel snel voor iedere dag, week of maand een nieuw invulformulier, en aan het eind van het jaar kun je alle uren bij elkaar optellen voor een compleet overzicht.

Kilometerregistratie met overzichten van het aantal verreden kilometers in het huidige jaar en voorgaande jaren. Ook hier biedt Excel de mogelijkheid om je eigen opzet te creëren. Noteer in ieder geval de datum van de reis, vertrek en bestemming, reden van de rit, het aantal kilometers en eventueel de begin- en eindstand van de kilometerteller. De kilometerregistratie is zowel van belang bij gebruik van een auto van de zaak (om te bewijzen dat er niet privé mee gereden wordt) als bij gebruik van je privéauto voor zakelijke ritten (om de gemaakte kosten als onkosten te declareren).

Overeenkomsten

In de folder ‘Overeenkomsten’ sla je documentatie op waarin de afspraken die je met jouw opdrachtgevers hebt gemaakt, bijvoorbeeld over jullie arbeidsrelatie, zijn vastgelegd.

Als het om veel documenten gaat, kun je de volgende onderverdeling overwegen:

• Getekende contracten met de contracten die jij en je klanten samen ondertekend hebben. Dat kan in chronologische volgorde of als dat handiger is ook in alfabetische volgorde op naam van de klant.
• Voorbeelden en modellen met alle versies van overeenkomsten, modelcontracten, verklaringen, algemene voorwaarden waar je ooit mee gewerkt hebt.