Digitale stress verminderen door minder e-mails

Een niet aflatende dagelijkse stroom e-mails leidt tot steeds meer digitale stress en overbelasting bij werknemers. Twee Duitse wetenschappers hebben daarom een prijssysteem voor e-mails bedacht, dat prikkels biedt om minder e-mails te versturen. Lees hier hoe het werkt.

Waardoor ontstaat digitale stress?

Steeds meer werknemers doen hun beklag bij de baas over de gestage stijging van het dagelijks te verwerken aantal e-mails. Dat leidt in combinatie met de noodzaak van permanente bereikbaarheid tot overbelasting van medewerkers. Onder de benaming "Digitale Stress" staat het thema al enige tijd volop in de belangstelling. Dat is niet zo verbazend gezien de economische schade door psychische aandoeningen die daarvan het gevolg zijn, en die jaarlijks op vele miljoenen euro’s wordt geraamd. Volgens een opgave van het McKinsey Global Institute zijn communicatief georiënteerde werknemers niet minder dan 28 procent van hun arbeidstijd kwijt alleen al voor de afhandeling van hun e-mailbox.

Digitale communicatie beperken

In brede kring is men het erover eens dat digitale communicatie enorme voordelen heeft gebracht. Maar overmatig gebruik ervan moet worden vermeden. Tot dusver bestonden er voornamelijk twee methoden om het e-mailverkeer binnen een onderneming te beteugelen. Enerzijds de invoering van tijdelijke of kwantitatieve beperkingen. Een voorbeeld hiervan is het Duitse Volkswagenconcern, dat zijn mailserver na kantooruren volledig afsloot. In die benadering wordt echter niet gedifferentieerd naar belang van de betrokken e-mails. Belangrijke e-mails lopen in die opzet het risico de geadresseerde nooit te bereiken omdat ze het slachtoffer zijn van het ingestelde rooster.

Stijl van werken bij werknemers veranderen

Anderzijds wordt geprobeerd om met e-mailpolicy het gedrag van werknemers te veranderen. Doorgaans faalt deze pro-actieve aanpak omdat er te sterke prikkels bestaan om veel e-mails te versturen. Want dat vormt voor de afzender slechts een geringe belasting. Van de ontvanger daarentegen wordt doorgaans actie en/of grotere inspanning vereist. Werknemers moeten niet alleen minder e-mails schrijven, maar ook hun stijl van werken veranderen. Om het volume aan e-mails te verminderen is het nodig:

• om vooraf beter te plannen;
• om betere werkafspraken te maken;
• om effectiever en zelfstandiger te werken;
• om zich minder “in te dekken”, dus aan niet direct betrokkenen minder vaak een "cc" te verzenden.

E-mailverkeer door middel van prijssysteem verminderen

Om die doelen te bereiken zouden financiële prikkels moeten worden ingesteld om het aantal verzonden e-mails te verminderen. In dat verband zijn er bij onze oosterburen initiatieven ontwikkeld voor een op software gebaseerde oplossing die een prijssysteem introduceert. Dat prijssysteem weerspiegelt de schaarste aan tijd die ontstaat bij het lezen en beantwoorden van e-mails. Het is gebaseerd op een kunstmatige e-mail-waardering. De ontstane prijzen leggen het fundamentele dilemma van e-mails bloot:

• een overaanbod, te wijten aan de geringe kosten voor de afzender;
• tegelijkertijd beperkte tijd en aandacht aan de kant van de ontvanger.

Hoe werkt het prijssysteem?

Een dergelijk prijs- of puntensysteem laat zich technisch beschouwd eenvoudig binnen een bedrijf implementeren. De afzender moet bij het verzenden van e-mails die door middel van één van vier prioriteitenniveaus classificeren. De afzender kent immers de inhoud van de e-mail. Hij moet derhalve beoordelen of de inhoud van de e-mail "onbelangrijk", "een beetje belangrijk", "belangrijk" of "zeer belangrijk" voor de ontvanger is.

Overbodige e-mails laten drukken op het budget van de afdeling

Elke ontvanger daarentegen kan op flexibele wijze vastleggen hoeveel e-mails van de verschillende prioritaire niveaus hij per dag wil ontvangen. Aan de hand van deze doelen en de gemiddelde vraag, wordt door een centrale server via een vraagcurve de prijs voor de afzender op een bepaald tijdstip bepaald. De afzender moet overwegen of hij bereid is de vastgestelde prijs in dat e-mail-waarderingssysteem te betalen of dat hij de e-mail maar beter niet kan verzenden. Hoe minder belangrijk een e-mail voor de ontvanger is, hoe hoger de prijs die moet worden betaald. Voor de prioriteit "zeer belangrijk", zal de ontvanger waarschijnlijk alle e-mails mogelijk maken. Want in dat geval, ligt het belang van de e-mail primair bij hem. De prijs voor deze categorie zou dan nul zijn.

Lees verder

• Beter en zonder stress presteren
• Communicatieve vaardigheden verbeteren
• Stress en burnout in de midlife