Management control - Strategische planning

Strategische planning is een beslissingproces van organisaties waarbij programma’s worden gekozen die de organisatie uit gaat voeren en waarbij middelen worden toegewezen aan elke programma voor een aantal jaren. Een belangrijk proces aan de start van een periode. In dit artikel de basis informatie over dat proces.

Strategische planning

Strategy formulation: niet systematisch en met de vraag: Wat gaan we doen?
Strategie formulering: het beslissingsproces voor nieuwe strategieën

Strategic planning: systematisch en met de vraag: Hoe gaan we het doen?
Strategische planning: het beslissingproces waarbij programma’s worden gekozen die de organisatie uit gaat voeren en waarbij middelen worden toegewezen aan elke programma voor een aantal jaren.
Strategische planning: het beslissingsproces omtrent de implementatie van de strategieën

Samenhang tussen beide is belangrijk maar het moet niet zover komen dat het planningproces wordt beïnvloed (in een richting wordt geduwd). Strategie formulering moet creatief en innovatief denken stimuleren.

Doelen en strategieën sluiten niet altijd op elkaar aan. Een eerst stap is dus de doelen van de onderneming opschrijven, maar dit is niet altijd makkelijk voor de hoofdmanagers. Daarom moeten de planners allereerst (eerste stap) de doelen uitgelegd krijgen door deze managers.

Voordelen strategische planning voor een organisatie:

• Het is een raamwerk voor het maken van het jaarlijks budget
• Het is een management ontwikkelingsmiddel; een manager gaan nadenken over strategieën en de implementaties daarvan
• Een mechanisme om managers op de lange termijn te laten denken.
• Een raamwerk voor korte termijn acties die nodig zijn om het lange termijn doel te halen

Beperkingen strategische planning:

• Het planningsproces kan bureaucratisch, formulierinvullend worden zodat het strategisch denken achterwege blijft
• Dat een organisatie een grote planningsafdeling opstelt en de voorbereiding door deze afdeling laat doen. Hierdoor wordt de input van lijnmanagement en het leerproces verspeeld
• Strategische planning is tijdrovend en duur

Een formele strategische planning is gewenst in organisatie met de volgende kenmerken:

1. Het top management is overtuigd van het nut van strategische planning
2. De organisatie is relatief groot en complex
3. Onzekerheid over de toekomst bestaat, maar de organisatie beschikt wel de flexibiliteit om zich aan te passen aan veranderingen

Relaties binnen de organisatie:

• Senior management en BU managers met hun staff zijn betrokken bij strategisch planningsproces
• Controllersafdeling: verspreidt richtlijnen en verzamelt de cijfers
• Staff members: zorgen voor een juiste uitvoering van het proces, maar nemen geen beslissingen

Strategische planning is een management proces, uitvoeringswijze hangt sterk af van de stijl van de CEO.

Een nieuw idee ontstaat:

• Als een reactie op een ontvangen bedreiging (reactief)
• Als een initiatief om een kans te benutten (proactief)

Stappen proces

Nieuw programma ondergaat de volgende stappen:

1. Acceptatie dat het idee het waard is om uit te voeren
2. Technische uitvoerbaarheid beoordelen
3. Onderzoek naar productiemogelijkheden (problemen) en kostenkenmerken
4. Onderzoek naar klantacceptatie in testmarkten
5. Dan de beslissing of het idee wordt geproduceerd en verkocht (full production and marketing)

Nieuwe ideeën vragen om geld. Technieken om deze behoefte te bepalen:

• Netto-contantewaarde
• Interne rentabiliteit

Vier redenen om de NCW niet te gebruiken:

• Voorstel is al zo aantrekkelijk dat berekening niet nodig is
• De schattingen die gebruikt worden zijn zo onzeker dat de NCW niets zegt
• De basis voor het voorstel is iets anders dan winstverhoging
• Als er geen alternatief is

Evaluatiesystemen bij het implementeren van kapitaaluitgaven:

• Regels: bijv. de grootte van de uitgaven
• Richtlijnen voor de voorbereiding van de voorstellen
• Algemene criteria voor accepteren van de voorstellen
• Voorkomen manipulatie: dat bijv. de NCW wordt opgepoetst bij een ‘goed gevoel’
• Modellen: de plannings staf moet op de hoogte zijn van deze modellen en ze kunnen gebruiken als de benodigde informatie aanwezig is

Value Chain Analysis

Dit is de weg van grondstof tot product tot eindgebruiker. Voor de strategische planning zitten in dit proces 3 bruikbare gebieden:

• Relaties met leveranciers
• Relaties met klanten
• Relaties tussen processen binnen het bedrijf

Efficiëntie aan het begin (voor de productie begint): verlagen van het aantal tussenschakels
Efficiëntie in het productieproces: automatisering
Efficiëntie na het productieproces (dus naar de klant): dat klanten digitaal orders kunnen plaatsen
Alle drie echter als geheel zien, omdat een verbetering in het ene proces een verslechtering van het andere kan betekenen.

Activity-based cost system: basis van toewijzing is de oorzaak van de kosten; het element dat verklaart waarom de kosten er zijn. Kosten worden veroorzaakt door een bepaalde activiteit. Gebruik ABC informatie, nuttige info: het laat bijvoorbeeld zien dat complexe producten meer design en productiekosten hebben, dat producten met een laag volume hogere kosten hebben dan producten met een hoger volume, dat producten met een korte levensduur hogere kosten hebben

Samenvatting

Strategisch planningsproces de stappen:

1. Herzien en updaten van het strategisch plan van afgelopen jaar
2. Besluitvorming met betrekking tot veronderstellingen en richtlijnen; verwachtingen en aannames over externe omstandigheden kunnen zijn gewijzigd in de jaren
3. Eerste overweging van het nieuwe strategisch plan door de BU; ze bereiden hun plan voor en afwijkingen ten opzicht van het eerste plan worden toegelicht
4. Analyse door de top na ontvangst van de plannen van de BU. Planning gap: de individuele plannen bij elkaar voltooien niet de bedrijfsdoelstellingen, manieren om het gat te dichten:

• Kansen zoeken voor verbeteringen in de BU plannen
• Acquisities uitvoeren
• De bedrijfsdoelstellingen heroverwegen
• Tweede overweging van het strategische plan na wijzigingen
• Laatste terugblik en goedkeuring door de CEO