Goed bestuur voorkomt conflicten en wrijving in Vereniging

Een vrijwilligersorganisatie heeft meestal voldoende expertise in huis als het gaat om de taken waarvoor ze is opgericht. De Belastinghulp voor buitenlanders weet ongetwijfeld alles van inkomstenbelasting. En de musicalvereniging is goed bekend met koorzang, toneelspel en dans en weet wat het publiek wil. Maar een club of vereniging vereist ook een efficiënte organisatiestructuur en duidelijke taakverdeling. Want een misverstand en conflict met de leden, of een bestuursconflict ligt op de loer met onbetaald personeel.

Organisatiestructuur

Om een vrijwilligersorganisatie draaiende te houden, heb je niet alleen vrijwilligers nodig, maar tevens een strakke goed geleide en geoliede organisatie. Het is eigenlijk als met elk bedrijf: je hebt te maken met financiën, personeel, publiciteit, verzekeringen, automatisering, werkgroepen en commissies. Als bestuur dien je ervoor te zorgen dat alle afzonderlijke commissies en werkgroepen samenwerken en elkaar niet gaan tegenwerken. Het organigram moet dus een logische en samenhangende organisatiestructuur laten zien. Dat geldt voor voetbalclub, zangkoor, atletiekvereniging, buurthuis, jongerenorganisatie, vrouwenbond enz.

Aansprakelijkheid

Je dient je uiteraard te wapenen tegen het risico van aansprakelijkheid. Hoe je dat doet heeft natuurlijk te maken met de rechtspersoon die je organisatie heeft. In ieder geval dienen vrijwilligers, verenigingsbestuur en organisatie in dat opzicht te worden beschermd.

Menselijke problemen

Hou rekening met problemen en ongewenst gedrag van zowel eigen personeel als eventuele cliënten. Er kunnen wellicht traumatische gebeurtenissen spelen. Of de communicatie kan ergens haperen. Er kan soms sprake zijn van niet coöperatief gedrag. Natuurlijk kun je niet alles voorkomen, maar als je niet zelf de bekwaamheden in huis hebt kun je wellicht een externe deskundige achter de hand houden voor advies en ondersteuning.

Computer en automatisering

Niet iedereen heeft handige buurjongens of neefjes binnen handbereik. Hou er rekening mee dat niets zo ergerlijk is als trage computers of haperende programma’s. De keuze voor het ledenadministratieprogramma of juiste boekhoudprogramma is niet altijd eenvoudig. Raadpleeg daarvoor eventueel collega-organisaties zodat je niet zelf alles hoeft te bedenken.

Financieel beheer

Voor het doen van de betalingen en het bijhouden van de inkomsten is meestal wel een accuraat persoon te vinden. Maar dat is nog wat anders als boekhouden, waarbij begrotingen, jaarrekeningen subsidies en balansen aan de orde komen. Welke investeringen zijn verantwoord. Hoe ga je om met afschrijvingen. Zorg dat je hiervoor ook iemand vindt die bereid is minimaal één keer per jaar die dingen vakkundig in rij en gelid te zetten. En maak op de jaarvergadering afspraken tot welk bedrag het bestuur uitgaven mag doen zonder raadpleging van de leden, want dat scheelt conflictstof.

Publiciteit en evenementen

Hoe trek je nieuwe leden aan, hoe krijg je financiële middelen, wat doe je met eventuele donateurs. Wat zijn je doelstellingen en hoe breng je die over het voetlicht. Waaraan voldoet een goed persbericht. Hoe hou je de website helder, informatief en actueel. Niet is zo ergerlijk als verouderde plaatjes en info over je organisatie die gedateerd is. Bedenk dat het goed bijhouden van een website, vaak wekelijkse actie inhoudt. Je kunt het natuurlijk allemaal hapsnap doen, maar handiger is het om het eens tegen een deskundige aan te houden, zodat je een gestructureerde planmatige aanpak krijgt.

Veiligheid

In het bedrijfsleven houdt de ARBO een oogje in het zeil als het gaat om de veiligheid van medewerkers. Denk niet ons kan niets overkomen want wij hebben geen bedrijf. Het zal niet de eerste zijn die onderuit glijdt in het dorpshuis terwijl hij op de ladder wat aan het plafond staat te werken. Hoe ga je verantwoord om met gevaarlijke stoffen. Wat doe je met het aspect EHBO. Is een aed-apparaat wenselijk? Laat je door een deskundige adviseren over de risico’s die je loopt en hoe je daarmee zo goed mogelijk kunt omgaan. Misschien kun je lid worden van een overkoepelende belangenorganisatie, waar ook verzekering tegen calamiteiten en WA mogelijk is.

En nog veel meer

Bovenstaande opsomming is verre van compleet, want je zult ook met andere organisaties moeten communiceren en onderhandelen. Wellicht met de gemeente of met andere instanties over subsidies. Ledenwerving is natuurlijk ook niet uit te vlakken. Misschien wordt de organisatie zo groot dat je de ervaring van een personeelsfunctionaris nodig hebt. Het is natuurlijk onmogelijk om alle zaken voortdurend optimaal verzorgd te hebben. Wat dat betreft lijkt een vereniging of vrijwilligersorganisatie op een Chinees circus: Je moet van links naar rechts hollen om te zorgen dat nergens een draaiend bordje van het stokje valt. Belangrijk is dat als je de expertise niet zelf in huis hebt, je kunt terugvallen op derden die bereid zijn te adviseren of een handje te helpen.

Lees verder

• Bestuurslid, penningmeester of voorzitter is vak met risico