Efficiënt vergaderen op basis van wetenschappelijk onderzoek

Vergaderingen komen vaak voor bij bedrijven en organisaties, maar zijn lang niet altijd nodig of nuttig. Werkenden in onder andere de VS zijn gemiddeld zes uur per week kwijt aan vergaderen en bij managers kan dit oplopen tot soms wel 23 uur per week. De meeste deelnemers aan vergaderingen vinden vergaderen tijdverspilling en nutteloos. Dit alles is gebleken uit een overzichtsstudie, uitgevoerd door de universiteiten van Nebraska en Clemson, beiden in Amerika, in 2018. Daarin werden de resultaten geanalyseerd van bijna 200 eerdere wetenschappelijke studies uit Amerika, Australië en Engeland over vergaderen, waardoor ze problemen konden identificeren en aanbevelingen konden doen om de kwaliteit van vergaderingen te verbeteren. Deze zijn gepubliceerd in een overzichtsartikel in het wetenschappelijke tijdschrift 'Current Directions in Psychological Science' in oktober 2018.

Hoe werknemers vergaderen ervaren

Goede vergaderingen zijn productief en nuttig. Zij stimuleren kritisch denken, creativiteit om problemen op te lossen en kunnen motiverend werken. Toch beschrijven de meeste werknemers vergaderingen als inefficiënt en tijdsverspilling. En dat is voor de organisatie een probleem, omdat iemands negatieve ervaringen met vergaderingen van invloed kunnen zijn op de prestaties op het werk. Veel bedrijven en organisaties investeren veel geld en tijd in vergaderingen, maar het rendement daarvan voor de organisatie is dus teleurstellend gering.

Een paar cijfers over vergaderen in Nederland

In Nederland hangt het aantal vergaderuren per week vooral af van de positie van iemand binnen een bedrijf. Hoe hoger je staat op de hiërarchische ladder, hoe meer je vergadert. Hogere managers en directieleden vergaderen gemiddeld tussen 8,5 en 9,5 uur per week. Mensen met vooral een uitvoerende taak komen tot ongeveer vier uur per week. Voor zelfstandigen bedraagt dit zes uur.

Wat vergaderen in Nederland kost

Uitgaande van een gemiddeld uurloon van 80 euro, kan worden uitgerekend, dat vergaderen jaarlijks tussen de 14 en 30 miljard euro kost. Het is dus belangrijk om een zo hoog mogelijk rendement van de vergaderingen te realiseren tegen een zo laag mogelijke prijs. Dit betekent minder mensen uitnodigen als dat kan, en vergaderingen zo kort houden als mogelijk is. Dit mag misschien logisch overkomen, maar in de praktijk blijkt, dat veel deelnemers aan vergaderingen het gevoel hebben hun tijd te verdoen.

Onderzoek naar vergaderen: een relatief nieuwe wetenschappelijke discipline

De lage waardering van vergaderingen door werknemers en het lage rendement voor werkgevers hebben aanleiding gegeven tot wetenschappelijk onderzoek op dit gebied. Tot het midden van de jaren 1980 was het onderzoek vooral anekdotisch, maar is inmiddels uitgegroeid tot een heuse wetenschappelijke discipline binnen managementstudies.

Onderzoeksmethoden

De meeste onderzoeken worden gedaan in Engels taalgebied, met name in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, en Australië, en over een groot aantal beroepsgroepen. Onderzoekers maken veel gebruik van vragenlijsten, maar baseren zich ook op informatie verstrekt door overheden en statistische berekeningen om het aantal vergaderde uren per werknemer en manager te kunnen schatten. Deze methoden worden steeds verfijnder naar mate de wetenschappers betere inzichten krijgen in de zin en onzin van vergaderen.

De balans van het wetenschappelijke onderzoek naar vergaderen

Uit een analyse, uitgevoerd in 2018, van bijna 200 eerder gepubliceerde Amerikaanse, Engelse en Australische wetenschappelijke studies is gebleken, dat de kwaliteit van de meeste vergaderingen onder de maat is. Dit sluit aan bij de negatieve ervaringen van de meeste werknemers, en geldt voor iedere onderzochte beroepsgroep en voor elk niveau binnen een organisatie. Uit de analyse kwamen ook duidelijk factoren naar voren waarom vergaderen vaak niet effectief is. Op basis daarvan formuleerden de onderzoekers een tiental aanbevelingen om de kwaliteit en het rendement van vergaderingen te verbeteren, verdeeld over drie categorieën: de voorbereiding, de vergadering zelf, en na afloop.

Aanbevelingen voor betere vergaderingen

Voorbereiding van de vergadering

• Bepaal de huidige behoeften van de organisatie. Houd geen vergaderingen om onderwerpen te bespreken die niet dringend, of routinekwesties zijn. Vergaderingen zijn er voor problemen die snel opgelost moeten worden, voor onderwerpen die uitgebreid bediscussieerd moeten worden, of waarover een belangrijke beslissing moet worden genomen.
• Maak een agenda en stuur deze rond. Een agenda maakt het mogelijk, dat iedereen weet wat de prioriteiten van de aankomende vergadering zijn. Deelnemers kunnen zich daardoor goed voorbereiden.
• Nodig de juiste mensen uit. Nodig alleen diegenen uit, die de kennis, ervaring of kunde hebben om efficiënt bij te kunnen dragen aan het realiseren van het doel van de vergadering. Personen, die niet direct betrokken zijn bij het onderwerp of expertise missen, zullen al gauw het idee hebben dat ze hun tijd verdoen.

Tijdens de vergadering

• Concentreer je op het doel van de vergadering. De leiders van de vergadering moeten ervoor zorgen, dat de agenda gevolgd wordt, en dat naar het doel van de vergadering wordt toegewerkt. Zij corrigeren gedrag van deelnemers, die over andere zaken gaan discussiëren, en zij sturen de vergadering weer in de goede richting.
• Humor. Lachen helpt om mensen te laten ontspannen en stimuleert positief gedrag, bijvoorbeeld betrokkenheid en het oplossen van problemen.
• Betrek iedereen bij de discussie. Betrokkenheid helpt om iedereen de aard van een probleem te laten begrijpen, en om doelen te formuleren. Ook is het goed om feedback en kritiek te vragen om tot een betere discussie te komen.
• Maak direct een einde aan klagen. Klagende deelnemers zorgen voor negatieve gevoelens bij de andere deelnemers, zoals nutteloosheid. Druk onnodige klachten daarom meteen de kop in.

Na afloop van de vergadering

• Verstuur notulen. Notulen leggen de discussie en beslissingen schriftelijk vast. Ze helpen de deelnemers om hun taken te herinneren. Ze kunnen ook nuttig zijn voor degenen, die de vergadering niet hebben kunnen bijwonen.
• Vraag om feedback. Terugkoppeling is nuttig voor de leiders. Zij helpen hen om eventuele problemen met de vergadering te identificeren. Daardoor kunnen ze ervoor zorgen, dat de kwaliteit van de volgende vergadering verbetert.
• Plannen. Leiders zouden te nemen acties moeten plannen naar aanleiding van de resultaten van de vergadering.

Technische ontwikkelingen

Volgens de onderzoekers zouden deze tien verbeterpunten vergaderen nuttiger en efficiënter moeten maken. Dit zou ook kunnen gelden voor teleconferenties, vergaderingen waarbij de deelnemers niet lijfelijk aanwezig zijn, maar via één van de vele audiovisuele mogelijkheden die internet tegenwoordig biedt. De onderzoekers hebben hier niet naar gekeken, maar je zou je bijvoorbeeld kunnen voorstellen, dat iemand alleen inbelt via een videoverbinding voor een deel van de vergadering, of dat iemand als deskundige gehoord wordt om een probleem binnen de organisatie op te lossen.

Verder onderzoek nodig

Anno 2018 is naar efficiënt vergaderen met behulp van moderne communicatie geen onderzoek gedaan. Doordat video en audio opgenomen kunnen worden, zouden wetenschappers in staat moeten zijn om deze nieuwe vorm van vergaderen te analyseren en aanbevelingen te doen om de efficiëntie daarvan te vergroten.